Протокольні функції дипломатичного представництва

Протокольна діяльність посольств:прибуття та процедура акредитації в країні перебування нового посла. Посольство доводить цей факт до відома протокольної служби МЗС країни перебування, повідомляє інші посольства. Прибулого посла тимчасовий повірений у справах представляє керівникові протокольної служби, а потім - усім зустрічаючим.

Другим етапом процесу акредитації є візит нового посла міністру закордонних справ. Співробітник протокольної служби посольства уточнює місце, години, інший порядок, перелік супроводжуючих посла осіб, включаючи перекладача.Третім етапом акредитації є церемонія вручення вірчих грамот. Після вручення вірчих грамот посольство розсилає ноту посла главам усіх дипломатичних представництв, акредитованих у даній країні, в якій повідомляється їм про вручення вірчих грамот. Тексти нот у представництва різних країн неоднакові і складаються залежно від стану відношень країни посла з даною конкретною державою. До представництва країн, з якими країна посла не підтримує дипломатичних відносин, нота не направляється.

- підготовка візитів, проведенні прийомів, організації культурних заходів та ін. стеження за тим, щоб не порушувались права дипломатів у країні перебування.реагування на події в країні перебування: новорічні прийоми, візити іноземних державних діячів, обрання глави держави чи тих державних осіб, дні народження державних керівників, національний траур та інші заходи.запрошення дипломатичного корпусу на різні офіційні заходи, церемонії, завчасне з'ясування програми цих заходів, час прибуття посла і місце, відведене йому, та перевірка відповідності його протокольному старшинству посла.6) реагування на траурні події в своїй країні. Коли одержано повідомлення про таку подію, посольство:приспускає прапор і відкриває Книгу співчуття;направляє ноти до МЗС країни перебування та дипломатичному корпусу з інформацією про траурну подію та визначенням дня і години відкриття Книги співчуття;7) підготовка і участь в прийомі делегацій своєї країни.

Протокольний підрозділ виконує такі завдання:підтвердження інформації про візитпередача вимог та побажань країні перебування протокольним відділом, перелік членів делегації.за 4 тижні готується проект концепції візиту – це документ про головні політичні цілі, проекти угод, спільних угод, які можуть бути підписані. Цей проект передається до відповідного територіального підрозділу МЗС.за 3 тижні в МЗС передається проект програми візиту, узгоджений з країною перебування, в якій зазначається: прибуття (час, розміщення, безпека, технічний персонал), церемонія зустрічі та проводів в аеропорту (учасники, сценарії, відповідальні особи, проекти заяв голови делегації, транспорт)офіційні протокольні заходи (офіційні прийоми, докладний сценарій протокольних заходів, форма одягу, тости, які передаються іншій стороні для підготовки відповідей, інформація про візити до інших об’єктів).8) підготовка візитів глави держави та глави уряду:- складання списку і організація участі в зустрічі дипломатичного корпусу, інших осіб;- домовленість щодо надання місця для церемонії зустрічі в порту (вокзалі);- складання списків розміщення всіх прибулих із зазначенням мерів кімнат та телефонів;- призначення співробітників посольства для чергування в резиденції глави делегації та її членів на місці розташування;- замовлення вінків та стрічок до них для покладання до пам'ятних місць;- складання списків учасників своєї сторони в протокольних заходах (сніданок, обід, "коктейль", відвідання об'єктів показу), які організуються приймаючою стороною, видача перепусток, запрошень; - забезпечення перекладачами членів делегації;