Документирование деятельности предприятия

6.1 Документы, их функции и классификация.

6.2. Организационные документы.

6.3. Документы по личному составу.

Слово документ происходит от латинского documentum, что означает «доказательство, свидетельство». В наше время у слова документ развилось два новых значения:

1) узкое, бытовое – паспорт, удостоверение личности;

2) переносное, расширительное – всё то, что может свидетельствовать о чём – либо, подтверждать что-либо.

Все документы по отражённым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятия и его производственной деятельности. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отдела планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Функции документов.

Важнейшей функцией документа, как вытекает из определения этого понятия, является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятия и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несёт юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделён юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам.

1. По видам деятельности (или назначению) документы классифицируют на научно - технические, конструкторские, технологические, проектно – сметные, нормативные, организационно – распорядительные, учебно - методические, плановые, финансово – расчётные, по торговле, социальному обеспечению, по личному составу и др.

2. По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведём лишь некоторые: научные отчёты, чертежи, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчёты, акты, протоколы, авторские свидетельства и т.д..

3. По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, на ЭВМ), графические, фото -, фоно -, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

4. По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

5. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – рассматриваются несколько вопросов.

6. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП) и документы, составляющие коммерческую тайну (КТ).

7. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются по срокам хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

8. Документы подразделяются на черновики и подлинники.

Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки.

Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом, воспроизведение подлинника.

Отпуск – копия документа, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, организации как свидетельство выполненной работы. Отпуск, как правило, не заверяется подписью.

Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника.

Дубликат – нотариально заверенная копия подлинника в связи с его утратой.

8. По происхождению документы классифицируются на служебные, подготовленные на предприятиях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

9. По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности предприятий, организаций, и директивные – обязательные для исполнения документы, носящие характер юридической или технической нормы.

10. По степени унификации (по форме) различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.д.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Унифицированный документ – документ, который входит в состав какой – либо унифицированной системы документации.

11. По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.