2015-04-01
8214
Документ (документированная информация) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (определено ГОСТом Р 51141-98). Кроме того, документ как продукт документирования, согласно ГОСТу 16387-70, является средством закрепления различными способами на специальном материале (носителе) различной информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документ является и средством, и способом информационного обмена в системе управления. При этом следует подчеркнуть, что форма документа играет существенную роль в качестве обеспечения органов управления информацией, причем нельзя не учитывать многообразие форм и видов документов.
Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Юридическая сила документов обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (комплексом реквизитов).
|
|
|
В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической и иной социально-значимой информации. Они могут быть официальными или вне служебной деятельности носить личный характер. Документы являются носителями первичной информации; именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отделять документы от источников вторичной информации, каковыми являются книги, газеты, журналы и др.
В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные общественные и личные потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:
информационная, определяемая тем, что любой документ создается для фиксации, сохранения и распространения информации;
социальная, так как документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
коммуникативная, ибо документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности, между учреждениями;
культурная, так как документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.
К специальным функциям документа относятся:
управленческая, определяемая тем, что документ является средством управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;
|
|
|
правовая, так как документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);
функция исторического источника, ибо документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых документов (примерно 12-14%) и только после того, как документы выполнят свои задачи и поступят на хранение.
В настоящее время в документоведении не существует четкой научной классификации видов и разновидностей документов, поэтому зачастую используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по функциональному и видовому признакам, а также по происхождению, сфере деятельности, единым требованиям к оформлению и др. Вместе с тем предполагается, что любой документ, создаваемый в низовом учреждении, входит в соответствующую систему документации более высокого уровня в качестве ее элемента.
Поскольку нас в первую очередь интересуют управленческие документы, обеспечивающие управление объектами в организации и составляющие, по сути, объект делопроизводства, то более подробно рассмотрим системы управленческих документов. В соответствии с установленной в Российской Федерации единой систематизацией управленческой документации различают несколько систем, основными из которых являются системы организационно-распорядительной, плановой, отчетной, справочной документации (рис. 1.2).
Система организационно-распорядительной документации служит для обеспечения реализации организационно-распорядительных функций в управлении, для чего в этой системе документации выделяются, во-первых, собственно организационная документация, т.е. документы как учредительного, так и регулирующего характера, и, во-вторых, документы сугубо распорядительного характера.
Учредительные документы разрабатываются и принимаются при создании (реформировании) организации; они определяют и закрепляют назначение, структуру, функции и правовой статус.
Положение– правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы); они могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях.
Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации, каковыми являются высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.
Устав организации – правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, учреждения. Общие положения о порядке составления и оформления устава организации содержатся в части I Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов конкретных организаций (учреждений) регулируется отдельными правовыми актами.
|
|
|
|
|
|
|
 | ||||||||||||||||||
 | |  | ||||||||||||||||
 | ||||||||||||||||||
 |  | |||||||||||||||||
 |  | |||||||||||||||||
 | ||||||||||||||||||
 | ||||||||||||||||||
 | ||||||||||||||||||
 | ||||||||||||||||||
|
Регулирующие документы, как правило, разрабатываются в самой организации; они регламентируют деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц; основными видами документов являются положения о структурных подразделениях, инструкции по видам деятельности, должностные инструкции, правила и др.
В распорядительных документах, основное назначение которых состоит в обеспечении целенаправленного руководства действиями подчиненных подразделений и персонала, фиксируются управленческие решения и указания по их выполнению. Состав распорядительных документов определяется правовым статусом и компетенцией организации. Правом издания соответствующих распорядительных документов наделяется руководство любой организации независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления от вышестоящего органа управления к нижестоящему, от руководителя организации к структурным подразделениям и должностным лицам. Именно эти документы являются средством доведения задач до подчиненных и реализуют управление объектами по вертикали.
В условиях коллегиального управления видами распорядительных документов являются постановления, решения и другие (например, рекомендации), а в условиях управления на принципе единоначалия – приказы, распоряжения и другие (например, указания).
Система плановой документации обеспечивает планирование деятельности организации как важнейшей функции управления, позволяющей сделать работу организации максимально эффективной.
|
|
|
Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы организации разрабатываются на основе соответствующих решений руководителей этих организаций; в определенных случаях сами решения можно отнести к плановым документам. Обычно к плановым документам относят программу, перспективный план, план, календарный план, график и др. Программа, в отличие от других плановых документов, как правило, разрабатывается на перспективу для определения и закрепления целей и основных направлений развития.
Особенность плановых документов состоит в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок (управленческий цикл), например на год, полгода, квартал, месяц или период выполнения конкретной задачи, установленный распорядительным документом. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности.
Следует подчеркнуть, что плановые документы после их утверждения и рассылки исполнителям становятся распорядительными документами, из-за чего нельзя устанавливать строгого разграничения между организационно-распорядительной и плановой документацией.
В систему отчетной документации входят документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период, а именно доклады, сводки, отчеты и др. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как организации в целом, так и отдельных видов деятельности, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансами, материальными и иными ресурсами.
Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой, годовой. В заинтересованные органы представляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.
Кроме государственной статистической и ведомственной отчетности в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих организаций. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации.
Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность, ведомственная и внутриучрежденческая отчетность.
Основным отчетным документом является отчет; он содержит сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий и представляется руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера). К отчету могут прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.
Система справочной документации призвана обеспечить принятие обоснованных управленческих решений на основе объективной и достоверной информации. В нее входит справочно-информационная и справочно-аналитическая документация, документы которых выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления от подчиненного к начальнику, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации.
Следует иметь в виду, что приведенные на рис.1.2 виды документов хоть отражают основную разновидность документов, в той или иной мере присущую всем организациям независимо от специфики их деятельности, однако не исчерпывают всей типологии управленческих документов, которая предполагает дальнейшее разделение документов с учетом специфики области деятельности организаций, по способу документирования (оформления, фиксации информации), по срочности доведения и другим признакам.
Вместе с тем типология управленческих документов, используемых в различных областях деятельности (ведомствах), приобретает специфические черты.
Документы организации могут классифицироваться по различным признакам (рис. 1.3), а именно:
по содержанию – по НИОКР, маркетингу, производству, персоналу и др.;
по способу отображения информации – текстовые (например, приказы, инструкции и др.); графические (карты, графики, схемы, таблицы и др.), изобразительные (фото-, кинодокументы);
по материальному носителю – на бумаге, магнитном носителе, фото- и кинопленке и т.п.;
по месту разработки и использования – исходящие, входящие и внутренние;
по срочности исполнения (представления) – срочные и внесрочные;
по способу передачи – письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.;
по ограничению доступа – секретные и несекретные;
по степени подлинности – подлинники (первый или единичный экземпляр документа), копии (факсимильные или свободные) и дубликаты (копия официального документа);
 | |||
|
по срокам хранения – документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения;
Кроме того, по назначению документы можно классифицировать на распорядительные, регламентирующие, планирующие, учетные и др., а также по способу изложения текста, в соответствии с чем документы могут быть индивидуальными (содержание излагается в виде связанного текста, пишутся традиционным литературным текстом), трафаретными (структура изложения текста формализована, используются заранее подготовленные стандартные фразы) и типовыми (используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов).
На основании вышеизложенного и в соответствии ГОСТом Р 51141-98, определяющим вид документа как принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения, классификация видов документов представляется следующим образом. В системе организационно-распорядительной документации выделяются положения (об организации), уставы, наставления, руководства, директивы (постановления), приказы, распоряжения, указания и другие; в системе плановой документации выделяются программы, планы, графики и другие. Система отчетной документации предполагает наличие таких документов, как отчет, донесение, доклад, анкета, личная карточка, баланс и другие, а система справочной документации – наличие нижеперечисленных документов.
| Справочно-информационные документы | Справочно-аналитические документы |
| Протокол Докладная записка Предложение Объяснительная записка Заявление Представление Переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение) | Акт Справка Сводка Заключение Пояснительная записка Отзыв Список Перечень Доклад |
