Классификация документа по обстоятельствам их бытования во внешней среде

Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и другие.

а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические документы. Периодические документы - это документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание). Непериодические документы - документы выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.

б) Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.

Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Синонимом подлинника является оригинал. Копия документа - документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.

в) Классификация документов по месту происхождения различает

местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения);

региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации;

национальный или общегосударственный (в масштабах страны)

зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).

литературно-художественное издание: Издание, содержащее произведение художественной литературы

Литературно-художественные издания –

альманах: Сборник, содержащий литературно-художественные и (или) научно-популярные произведения, объединенные по определенному признаку;

антология: Непериодический сборник, включающий избранные литературно-художественные произведения или извлечения из них, преимущественно стихотворные; документально-художественное издание: Литературно-художественное издание, содержащее произведение, основой которого послужил документ, реальное событие или деятельность исторического лица;

научно-художественное издание: Литературно-художественное издание, содержащее произведение, в основу которого положен научный факт;

песенник: Сборник текстов песен, собранных по различным признакам - тематике, принадлежности одному автору, нередко сопровождаемых нотами.

Метод, средства документирования.

Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

Способ записи информации:

Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую).