Правила оформления документов

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения.

Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования:

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

- смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением, например, представить – предоставить и т. п.).

Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Область применения профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату.

Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

- дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;

- уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

- убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо существующих для обозначения понятий привычных слов, например: паблисити вместо реклама, эксклюзивный вместо исключительный. В документах не должны использоваться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой коммуникативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и так далее. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительность.

Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, решения, распоряжения и так далее. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняемые сведения:

Направляем подробное описание автоматических систем управления.

Получение просим подтвердить.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах.

Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме традиционных текстовых сокращений.

Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ.

При составлении документов особое значение имеют реквизиты – обязательные признаки, элементы, установленные законом или распорядительными положениями документа.Реквизит строго закреплен за определенным местом на бланке, листе. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов.

Реквизитами являются:

1. Государственный герб РФ.

2. Эмблема организации или предприятия.

3. Наименование министерства или ведомства.

4. Наименование учреждения, организации или предприятия.

5. Наименование структурного подразделения.

6. Название вида документа.

7. Дата.

8. Адресат.

9. Текст.

10. Подпись.

11. Печать и т. д.

Особенностью языка официальных бумаг является использование устойчивых, шаблонных, стандартных языковых оборотов, которые позволяют с точностью отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Например, в первой части при изложении побудительных мотивов создания документа могут использоваться такие: В соответствии с достигнутой ранее договоренностью направляем..., В соответствии с письмом заказчика..., для объяснения причин принятия какого-либо решения: Ввиду задержки получения груза..., По причине задержки оплаты..., на цель создания документа указывают: В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес..., Во исполнение постановления собрания... Главная часть документа излагается с помощью глагола, который обозначает тип речевого действия письменного делового общения:

а) сообщение (сообщаем, ставим Вас в известность),

б) предложение (предлагаем),

в) просьба, требование, распоряжение (просим, приказываю),

г) подтверждение, заявление (объявляем, подтверждаем),

д) обещание (заверяем, обязуемся, гарантируем),

е) напоминание, предупреждение (напоминаем),

ж) отказ (вынуждены отказать, не можем выполнить просьбу),

з) выражение отношения (с сожалением сообщаем).