Документы и материалы делопроизводства

Актовые источники

Актовые источники - это документы, которые придают определенные права и служат доказательством наличия этих прав. Под актом могут понимать и служебные и деловые записи, содержащие информацию о каком-то событии, процессе, состоянии дел, имущественном состоянии и т.д. - все тексты, которые имеют значение документа (для этого определения, акт = документ).

В источниковедении более распространено определение акта, предложенное специалистом в области дипломатики Каштановым: под актами понимают не весь комплекс документов, а только те из них, которые устанавливают определенные правоотношения либо между контрагентами (соглашения или сделки), либо между автором и адресатом. Акты в узком смысле разделяются на три группы:

• публичные и частноправовые договоры

• постановления и распоряжения различных органов власти, имеющих индивидуального или коллективного адресата либо адресованные всем, но касающиеся конкретного юридического или физического контрагента автора

• распоряжения владельцев собственности, адресованные агентам, находящимся у них на службе; судебные постановления и завещания

• (спорно) делопроизводственные документы, делопроизводственная и частная переписка Признаки, по которым Каштанов отличает акты от распорядительных документов:

• происхождение - акт есть результат сделки контрагентов (равноправные отношения)

• содержание - по содержанию акты есть определение взаимных условий

• форма - по форме акты есть комбинация устойчивых параграфов и формул Для сравнения: распорядительные документы:

• происхождение - одностороннее волеизъявление носителя власти или субъекта права

• содержание - по содержанию представляют собой конкретизацию волеизъявления в форме выражения воли по определенным вопросам

• форма - по форме представляют предписания исполнения распоряжений, которые даются той или иной персоне

Изучением актовых источников занимается наука дипломатика

Это одна из наиболее крупных групп источников, особенно в части новейшей истории, практической функцией этих документов в период их активного существования является документное обслуживание различных систем управления. Специальным изучением этих актов занимается наука документоведение.

Рассматривая их как исторические источники, мы можем получить следующего рода информацию - восстановление системы государственного аппарата.

Документы и материалы делопроизводства некоторые исследователи разделяют на четыре группы:

1. документация организационная - документы этой группы определяют порядок какой-либо деятельности, структуру, компетенцию, задачи, функции, методы исполнения задач и функций учреждения, н-р положение или устав

2. документы распорядительные - служат для реализации управленческой деятельности, н-р всевозможные поручения, предписания

3. документы справочно-информационные - такие документы, как протоколы, инструкции, переписка, планы, отчеты, разного рода контрольно-учетная документация

4. документация техническая - разного рода карты, схемы, планы (объектов). Оформляются специфическим "техническим" языком. Самая сложная и малоизученная группа документации

Особенность документов и материалов делопроизводства по сравнению с иными типами источников:

1. это документы, преимущественно носящие официальный характер и имеющие высокий уровень цензуры

2. характеризуются высоким уровнем распространенности и формализации

3. для работы с этими источниками нужно хорошо знать систему делопроизводства, структуру государственных учреждений и того учреждения, с документами которого мы работаем

4. историкам желательна сохранность всего комплекса документов определенного учреждения за определенный период (чему препятствует отбор документов архивистами методами источниковедческого анализа)