Томского государственного университета

Современное документоведение

Рекомендовано в качестве учебного пособия

Редакционно-издательским советом
Томского политехнического университета

Издательство

Томского политехнического университета

	УДК 661.4/(075.8) ББК 65.0522я73 К 189
К 189	Камышев Э.Н.,Литвинцева Г.Ю., Матвеева О.Ю. Современное документоведение. Учебное пособие с практикумом. / Камышев Э.Н., Литвинцева Г.Ю., Матвеева О.Ю. Томский политехнический университет. – Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2012. – 151 с.

Учебное пособие с практикумом по современному документоведению, включающее в себя конспект лекций, контрольные вопросы и задания, а также список рекомендованной литературы, предназначено студентам Томского политехнического университета, а также всем желающим для подготовки к экзаменам и зачетам. Пособие, составлено исходя из требований государственного стандарта подготовки специальности «Менеджмент организации», утверждённого Минобразованием РФ.

Учебное пособие рекомендовано к публикации научно-методическим семинаром кафедры социологии, психологии и права 02.02.2012 г.

Научный редактор – преподаватель кафедры социологии, психологии и права, профессор доктор философских наук Камышев Эдуард Николаевич.

УДК 661.4/(075.8)

ББК 65.0522я73

Рецензенты

Роготнева Е.Н. кандидат философских наук, доцент каф. социологии, психологии и права Гуманитарного факультета Томского политехнического университета

Грибовский М.В. кандидат исторических наук, доцент кафедры современной отечественной истории

Томского государственного университета

© ФГБОУ ВПО НИ ТПУ, 2012

ã Камышев Э.Н., Литвинцева Г.Ю., Матвеева О.Ю.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение Предисловие. История делопроизводства в России
Раздел 1. Понятие и основы делопроизводства 1.1. Конспект лекций по разделу 1.1. История делопроизводства в России 1.1.1. Понятие делопроизводства 1.1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства 1.1.3. Унифицированные системы документации 1.1.4. Государственная система документационного обеспечения управления 1.1.5. Правила составления документов. Требования к оформлению документов 1.1.6. Бланки документов организации 1.2. Практические занятия 1.2.1. Вопросы практического занятия 1.2.2. Задания на самостоятельную работу
Раздел 2. Документирование деятельности организаций 2.1. Конспект лекций по разделу 2.1.1.Организационные документы 2.1.2. Распорядительные документы 2.1.3. Документирование деятельности коллегиальных органов 2.1.4. Документирование информационно-справочных материалов 2.2. Практические занятия 2.2.1. Вопросы практического занятия 2.2.2. Задания на самостоятельную работу
Раздел 3. Документирование трудовых отношений 3.1. Конспект лекций по разделу 3.1.1. Резюме 3.1.2. Трудовые контракты 3.1.3. Личные дела 3.1.4. Ведение личных карточек 3.1.5. Приказы по личному составу 3.1.6. Трудовые книжки 3.2. Практические занятия 3.2.1. Вопросы практического занятия 3.2.2. Задания на самостоятельную работу
Раздел 4. Организация работы с документами 4.1. Конспект лекций по разделу 4.1.1. Обработка поступающих документов 4.1.2. Обработка отправляемых документов 4.1.3. Порядок работы с внутренними документами 4.1.4. Регистрация и контроль исполнения документов 4.1.5. Составление номенклатуры дел. 4.1.6. Формирование и оформление дел 4.1.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение 4.1.8. Сроки хранения основных документов коммерческого предприятия 4.2. Практические занятия 4.2.1. Вопросы практического занятия 4.2.2. Задания на самостоятельную работу
Раздел 5. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения 5.1. Конспект лекций по разделу 5.1.1. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне 5.1.2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения 5.1.3. Оформление и организация доступа к конфиденциальным сведениям 5.1.4. Особенности доступа сотрудников к электронной конфиденциальной информации 5.1.5. Обязанность и ответственность работников организации, имеющих дело с секретной информацией 5.1.6. Необходимые дополнения в кадровые документы 5.2. Практические занятия 5.2.1. Вопросы практического занятия 5.2.2. Задания на самостоятельную работу
Раздел 6. Тесты для самоконтроля и подготовки к экзамену
Раздел 7. Рекомендуемая литература 7.1. Обязательная литература 7.2. Дополнительная литература
Раздел 8. Образцы некоторых распространенных документов

Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. Документ представляет собой средство связи и конечный результат крупных капиталовложений. Большую часть служебной информации работники предприятий, организаций получают посредством документов. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Руководители предприятий несут персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов.

Отсутствие установленного порядка в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Поэтому, очень важно при работе с документами руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Настоящее пособие содержит методический материал по двум неразрывно связанным элементам механизма управления: первый – это сами документы; второй – делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, хранение, передачу в архив.

Основное внимание в учебном пособии уделено подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажет прямую помощь работникам управления в этом трудоемком процессе.

Учебное пособие включает в себя семь тем. В конце каждой темы, для закрепления изучаемого материала, предлагаются практические задания, прилагаются образцы оформления документов.

Этот материал представляется важным для самостоятельного изучения курса.

В пособие не включены разделы по некоторым специальным видам делопроизводства, таким как хозяйственно-договорная, претензионная деятельность, которые обычно входят составными частями в соответствующие учебные курсы.

Целью настоящего пособия является формирования у студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, умений и навыков в области документирования деятельности организаций.

Предисловие

ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

1. Приказное делопроизводство.

2. Коллежское делопроизводство.

3. Министерское делопроизводство

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена. В древности документы составлялись на самых различных материалах. В Ассирии - на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне - на пальмовых листьях, в Египте - на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде - на бересте. Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. На многие столетия она стала практически единственным материалом для оформления. Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера. Документы возникли вместе с письменностью. В начале как средство закрепления имущественных отношений, а затем с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти. Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства:1) приказное (столбцовое) - ХV - XVII вв.2) коллежское (коллегиальное) - XVII -XIX вв.3) министерское (исполнительное) - XIX -XX вв.

1. Приказное делопроизводство

Приказы - административно-судебные учреждения центрального и местного управления в Московском государстве. Становление приказов произошло в конце ХV - начале ХVI вв. Становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550 годов, Соборном уложении 1649 года. Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий:- приказа как разового поручения - приказа как постоянного поручения- приказа - "избы" (канцелярии)- приказа как государственного органа с самостоятельными структурными подразделениями. Необходимо отметить, что делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информации между составными частями по вертикали и горизонтали (царь, боярская Дума, приказы, годовые воеводы, приказные избы и т.д.).

Рис. 1.2. Структура приказов

Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного числа приказов росло. На местах были такие органы, как земская изба, губная изба, которые возглавлялись старостами, городничими. В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей - знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с оборотной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, необходимо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. От такого обращения документы быстро ветшали.

Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была весьма значительной. Сложился определенный порядок составления документа в приказе. По указанию дьяка проект документа - "черное письмо" - составлял подъячий "средней руки", дьяк "чернил" его, т.е. исправлял, а "молодший" подъячий "белил", т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, "старый" подъячий "справлял" переписанный документ, удостоверял своей подписью. Подпись растягивалась во всю ширину документа с целью охраны от подделки. В период приказного делопроизводства зачастую документы проходили множество ненужных инстанций, подолгу задерживались без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению. В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры. Характерной чертой данного периода делопроизводства было то, что оно в основном регулировалось не законодательным порядком, а основывалось на нормах обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение служивыми людьми. Приказная система с ее централизацией, бумажным делопроизводством и бесконтрольностью порождала волокиту, злоупотребления и взяточничество. К концу века приказная система пришла в упадок.

2. Коллежское делопроизводство

Коллегии - в России центральные отраслевые органы управления, созданные в первой четверти XVIII в. Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами. В начале XVIII века в России, в период царствования Петра, происходит реформа приказного делопроизводства. Складывается новый тип государства - абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточивание в одних руках законодательной и исполнительной власти. Монарх - осуществляет управление через центральные органы государства, т.е. суть реформы государственного управления сводится к его централизации. Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В 1720 г. был подготовлен и подписан Петром 1 "Генеральный регламент", который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий - основного звена высших органов государственного управления. В этом документе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также выделяется отдельная глава о секретарском чине.

В "Генеральном регламенте" 1720 г. давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр - правила расположения реквизитов на листе бумаги. Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. Появилось понятие "гербовая бумага", на которой изготовлялись документы для высших органов управления. В "Генеральном регламенте" были подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, на пример было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был установлен порядок пользования печатями. Коллежское делопроизводство было более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация документов велась в специальных журналах.

Система органов власти и управления в XVII - XIX веках.

К О Л Л Е Г И И

Для учета входящих документов велось две книги: в книгу "С" записывались документы, поступившие от вышестоящих инстанций (царя, Сената), а в книгу "Д" - документы других коллегий и местных учреждений. При регистрации исходящих документов использовали книги "А" и "Б". В книге "А" регистрировались документы адресованные царю, в книге "Б" - отправляемые в другие коллегии, губернские учреждения и отдельным лицам.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название "архив". "Генеральный регламент" установил иметь два архива - общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой. Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Таким образом, "Генеральный регламент" закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения. В целом реформы государственного аппарата первой четверти V в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма. Губернская реформа Екатерины была направлена на реорганизацию местного аппарата управления, но она мало изменила сложившийся порядок делопроизводства. Закон 1775 г. "Учреждения для управления губерний Всероссийской империи" установил иерархию не только учреждений, но и их документации. Эта иерархия отражалась в видах документов и порядке обмена ими между учреждениями разного уровня. Вышестоящие инстанции "указывали" нижестоящие "доносили" об исполнении указаний. Равностоящие инстанции обменивались между собой предложениями и сообщениями.

Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает в начале в. при Александре I.

3. Министерское делопроизводство

Министерства (от лат. мinistro - служу, управляю) - в России центральные отраслевые учреждения, созданные в 1802 г., упраздненные после октября 1917 г. и восстановленные в 1946 г. Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были созданы первые восемь министерств, в замен существовавших Петровских коллегий:- военно-сухопутных сил - военно-морских сил- иностранных дел- внутренних дел- внешних дел- коммерции- финансов - народного просвещения- юстиции- государственное казначейство на правах министерства.

ДЕПАРТАМЕНТЫ ОТДЕЛЕНИЯ СТОЛЫ

Коллегии были сохранены и расписаны между министерствами. В некоторых случаях в министерство вошла одна коллегия, в других - несколько. Между министерствами и коллегиями установились довольно сложные отношения. Смешение двух начал в системе управления порождало медлительность в разрешении дел, путаность делопроизводства, не было четкости в организации работы. 25 июня 1811 года был принят закон "Общее учреждение министерств".

Закон установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них. Так же было установлено уже 13 министерств. Возглавлял министерство министр, назначавшийся императором и ответственный только перед ним, а во время его отсутствия - товарищ министра. Строгая регламентация делопроизводства привела к созданию канцелярий - структурных частей учреждений, где было сосредоточено все "письмоводство". Согласно Закона весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:- порядок вступления дел- движение (производство) дел- отправление дел- ревизия- отчеты (о крайнем бюрократизме в делопроизводстве свидетельствовал тот факт, что документ только в одном департаменте министерства подвергался 34 последовательным операциям).Согласно Закона - по своему назначению, способу составления и характеру исполнения служебные документы учреждений XIX в. можно разделить на четыре группы: а) внутренние документы; б) переписка присутственных мест и властей; в) просительские документы; г) акты, договоры, обязательства. Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения учреждения и должностных лиц. Инструкциями было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа. Так же был строго регламентирован порядок прохождения документа по инстанции. В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих в канцелярии и департаментах и частных в отделениях канцелярии и департаментах. Общие и частные журналы состояли из трех частей:

1.для регистрации документов верховной власти;

2.текущих документов;

3.секретных документов.

По срокам исполнения документы делились на три категории: "текущие", "чрезвычайные" и "не терпящие времени". Дела, решаемые в департаментах делились на три категории: неотложные; не терпящие времени; обычные. Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения. "Общее учреждение министерств" продолжал оставаться основным законодательным актом, определяющим существование министерств вплоть до октября 1917 года.

В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации.

Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма.

В 1931 г. вышли "Общие правила документации и документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР". В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства) - комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архив. В 70-80-х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы. В конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами. С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами.

Эволюция офисного программного обеспечения

Основы современных офисных программ закладывались в 70-е годы. Прежде всего, в это время активно разрабатывались текстовые редакторы. До появления текстовых редакторов процесс составления документов часто содержал одну утомительную процедуру: фрагменты текста вырезались из напечатанных страниц и вклеивались в нужные места, а затем скомпонованные таким образом документы вновь перепечатывались Текстовые редакторы позволили автоматизировать данный процесс, и это было поистине революционным преобразованием. С тех пор документы перестали печататься каждый раз с нуля. А возможность иметь стандартные заготовки, вставляемые в текст по мере необходимости, преобразило весь процесс подготовки документов.

Раздел 1. Понятие и основы делопроизводства

1.1. Конспект лекций по разделу

1.1.1. Понятие делопроизводства

Под делопроизводством понимается вся совокупность работ со служебными документами: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции; организация и контроль исполнения; формирование номенклатуры дел и справочных фондов; хранение; обеспечение секретности и не раскрытие служебной тайны; передача в архив. Содержание понятия “документ” многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей, но используется.

По мнению специалистов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи.

Документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Наиболее общей и основной функцией документов является их информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию – причина появления любого документа.

Документы используют для передачи информации во времени и на расстоянии. Эта информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда.

В зависимости от размеров и направлений деятельности предприятий их структурных особенностей, форм собственности, на основе которых осуществляется хозяйствование и других факторов, формируются и используются документы самого разнообразного характера.

При всем многообразии условий деятельности принято выделять несколько видов документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:

директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных;

внутренняя распорядительная информация (устав, приказы и распоряжения администрации, должностные инструкции, распорядок дня, контракты, договоры);

документы, связанные с оформлением трудовых отношений)графики отпусков, трудовые книжки, приказы о приеме и увольнении и проч.);

финансово-бухгалтерская документация;

деловая переписка;

протоколы собраний и совещаний.

Перечисленный необходимый минимум документооборота достаточен для организационно-правового обеспечения и нормального осуществления деятельности предприятия при условии соблюдения требований ГОСТов, а также правил оформления и хранения документов.

Правильное оформление документов имеет большое практическое значение. От качества оформления документов зависит их юридическая сила, быстрота и четкость документооборота, эффективность использования документов в оперативной и контрольной работе.

Документы предприятий, учреждений, организаций должны отвечать определенным требованиям, предусмотренным ГОСТ Р 6.30-2003. Несоблюдение требований, предъявляемых к документам, делает их неполноценными, а иногда недействительными.

1.1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства—ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, служб, агентств);

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы на документацию;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

нормативные документы по организации архивного хранения документов.

1.1.3. Унифицированные системы документации

В целях сокращения количества применяемых в деятельности организации документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УСД – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм, управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

В настоящее время действует восемь УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

1.1.4. Государственная система документационного обеспечения управления

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ.

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях.

Основные цели ГСДОУ:

упорядочение документооборота организаций;

сокращение количества и повышение качества документов;

создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации;

совершенствование работы аппарата управления;

ГСДУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций, предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

1.1.5. Правила составления документов

Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 6. 30-2003 (унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма.

Данный ГОСТ введен в действие с 01.07.2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов.

Государственный стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб РФ;

02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 – заголовок к тексту документа;

19 – отметка о контроле;

20 –текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнение документа и направление его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно представляется код по ОКПО.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами,

Выдаваемыми налоговыми органами.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Например: