Содержание курса

ВВЕДЕНИЕ

1. Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения. Документоведение – дисциплина, изучающая закономерности образования документов, способы их создания и развития систем документации. Зарождение научных знаний о документе в конце XIX – первой половине ХХ в. Теория документа. История становления документоведения. Обзор развития понимания документоведения как научной дисциплины. Дискуссия об объекте и структуре документоведения.

Документ – основной объект документоведческих исследований на разных уровнях: отдельный документ, система документов и вся совокупность разнообразных систем, отражающая действительность. Роль документа в различных областях деятельности общества. Документ в сфере права и управления. Документ и информационная цивилизация. Факторы, влияющие на изменения документной среды.

Современные проблемы документоведения. Научно-историческая и практическая ценность документа. Документообразование. Унификация, классификация, стандартизация документов. Общая характеристика терминосистемы документоведения.

Методы исследования документоведческих проблем. Общенаучные и специальные методы. Связь документоведения с другими дисциплинами: правовыми, информационными, экономическими и техническими. Документоведение в системе исторических наук. Взаимосвязь документоведения с источниковедением, архивоведением, дипломатикой, палеографией, геральдикой и другими научными направлениями. Документоведение в системе наук об управлении. Связь документоведения с теорией организации, менеджментом, с разработкой управленческих решений, научной организацией труда, с информационным менеджментом и др. Различия в понятиях терминов «документоведение», «делопроизводство», «документационное обеспечение управления».

Назначение и структура курса. Методика изучения дисциплины.

2. Источники и литература. Законодательные акты, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации. Национальные стандарты. Руководящие документы по стандартизации. Общероссийские классификаторы технико-экономической информации. Типовые регламенты федеральных органов исполнительной власти. Методические рекомендации в области делопроизводства и архивного дела. Государственная система документационного обеспечения управления.

Обязательная, дополнительная научная и учебная литература. Периодические издания.

Тема 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТА

1.1 Понятия «документ» и «информация». Трансформация понятия «документ». Соотношение понятий «информация» и «документ». Значение информации в экономических, социальных и политических процессах, для принятия управленческих решений.

Эволюция термина «документ». Понятие «документ» в научных дисциплинах: праве, источниковедении, архивоведении, информатике, документалистике и др. Правовой, управленческий и исторический аспекты в определении документа. Влияние развития науки и техники на расширение понятия «документ». Определение понятий «документ», «документированная информация», «электронный документ» в законодательстве и документоведении.

Документы официальные (служебные), личные (персональные) и личного происхождения.

Документы рукописные и изготовленные с помощью технических средств. Документ на машинном носителе. Понятие «видеограмма». Изобразительные и графические документы.

1.2 Функции документа. Понятие «функция документа». Значение изучения функций документа для практики делопроизводства. Связь функции документа с документообразующей средой. Полифункциональность документа. Функции общие и специальные (специфические). Состав функций. Различные подходы к квалификации функций. Функции постоянные и оперативные.

Информационная функция документа – основная его функция, являющаяся средством запечатления, организации и сохранения информации. Социальная функция. Коммуникативная функция документа как средство передачи информации во времени и пространстве. Культурная функция в документах, закрепляющих и передающих традиции и опыт.

Правовая функция документа. Документы, изначально имеющие правовое значение. Особенности управленческой функции. Роль документа в управлении экономическими, социальными и производственными процессами. Функция документа как исторического источника. Функция учета явлений, событий и фактов.

Функции документа в условиях компьютеризации управления, массового внедрения автоматизированных информационных технологий. Влияние функций документа на его содержание, структуру, принадлежность к соответствующей системе документации.

Тема 2. СПОСОБЫ И СРЕДСТВА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

2.1 Понятия «документирование», «средства документирования», «способы документирования». Исторические этапы развития способов и средств документирования. Звуковая речь, ее возможности и недостатки в закреплении и передаче информации. Предметный, звуковой, начертательный способы передачи и хранения информации. Классификация способов документирования.

2.2 Текстовое документирование. Понятие «текстовой документ» в Государственном стандарте на терминологию.

Исторические этапы развития письменности. Пиктографическое и логографическое (идеографическое) письмо, его достоинства, недостатки, применение в настоящее время. Слоговое письмо. Фонетическое (буквенное) письмо. Сфера использования фонетического письма. Стенография.

Средства текстового документирования. Машинописный способ документирования. Документирование с помощью организационной техники: телетайпов, телефаксов, регистраторов, оргавтоматов и т.п. Текстовое документирование с использованием печатающих устройств. Современные способы документирования с использованием информационных технологий. Область применения текстового документирования.

2.3 Фоноаудиодокументирование, его область использования. Понятие «фонодокумент» в Государственном стандарте. Средства для записи звуковой информации.

2.4 Кинодокументирование, видеодокументирование. Комплексное кинофонодокументирование. Область применения и средства кинодокументирования. Понятие «кинодокумент» в Государственном стандарте.

2.5 Фотодокументирование: возникновение, развитие. Средства фотодокументирования, область применения. Понятие «фотодокумент» в Государственном стандарте, сферы применения фотодокументирования.

2.6 Техническое изобразительное документирование и сферы его применения. Чертежно-графическое документирование. Чертежи, рисунки, схемы, проектно-сметная, технологическая, научно-исследовательская документация. Документы по изобретательству, строительству и стандартизации. Документирование картографической, инженерно-геологической, метеорологической, топографо-геодезической информации. Комплексное документирование научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Средства технического документирования. Техническое документирование с использованием печатающих устройств и видеотерминалов. Автоматическое документирование технологических и исследовательских процессов. Перспективные способы и средства технического документирования. Критерии сохранения документа на бумажном носителе в техническом документировании.

2.7 Классификация средств документирования. Ручные пишущие средства. Печатные машины. Диктофонная техника, ее применение в делопроизводстве. Печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители. Специализированные программные продукты для персональных компьютеров. Фототехника, аудиотехника.

2.8 Основные способы и средства копирования и размножения документа. Светокопирование, фотокопирование, термокопирование, электрография, микрография. Способы размножения документов с помощью оперативной полиграфии. Микрофильмирование. Виды микродокументов. Трафаретная, офсетная, гектографическая печать.

2.9 Средства передачи информации. Организационная техника: телетайпы, телефаксы, регистраторы, аргонавты.

Массовые способы и средства документирования на языках общения человека с техническими средствами.

Средства для перфорационного способа закрепления, передачи и хранения информации, история возникновения этого способа и область применения в настоящее время.

Магнитный способ закрепления, передачи и хранения информации. Комбинирование этого способа с микрофильмированием документов.

Тема 3. МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ

3.1 Понятие «носитель информации». Эволюция типов носителей информации. Древнейшие материалы для письма. Материалы, применяемые для фиксации сведений в Древнем мире и античности. Глина, папирус, пергамент, береста, дерево, шелк. Форма ранних документов: свиток, глиняная табличка, вощеная дощечка, тетрадь, журнал и др.

Изобретение бумаги. Развитие технологии ее изготовления. Эволюция графики письма.

3.2 Классификация письменных носителей документированной информации. Перспективные виды носителей информации. Влияние типа носителя информации на долговечность и стоимость документа. Классификация угроз носителю информации и задачи его защиты.

3.3 Бумажный носитель информации, его виды. Носители информации на бумажной основе несветочувствительные. Традиционные бумажные неперфорированные носители для рукописного и машинописного текстового документирования. Форматы листов бумаги и карточек. Критерии качества бумаги и картона. Перфорационные носители для изготовления машинограмм, телетайпограмм, телефаксов и т.п. Телеграфная лента. Бумажные ленты для автоматических регистрирующих устройств. Перфорационные картонные носители информации, их виды. Технический носитель информации – машинная перфокарта. Типы, форматы. Бумажные носители чертежно-графической информации: ватман, калька, пленка, координатная бумага. Бумажные носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, бумага многослойная для электроискрового копирования и т. д.).

3.4 Фотографический носитель информации, его виды. Первичные и вторичные фотографические носители. Микроносители визуальной информации. Слайды, диафильмы. Видеоносители. Звуконосители. Фотографическая фонограмма. Перспективные цифровые средства.

3.5 Технические магнитные носители для записи кодированной информации. Магнитные ленты, диски, карты, дискеты, флеш-памяти для обеспечения работы ЭВМ. Дисплеи для демонстрации изображения документа, видеограммы. Магнитные перфорационные носители. Магнитная карта как документ, идентифицирующий личность человека. Пластиковые карты. Магнитные носители для записи фонограмм и видеофильмов.

Тема 4. СВОЙСТВА И ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТОВ. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ПРИЗНАКАМ

4.1 Документообразующие признаки. Понятия «свойство документа» и «признак документа». Соотношение понятий. Понятие «внешние признаки документа», данное в Государственном стандарте.

Содержание – самый важный признак документа, указывающий на его вид. Зависимость содержания от вида и разновидности документа.

Понятие «унифицированная форма документа». Форма документа. Авторство документа. Авторы – юридические и частные лица, индивидуальные и коллективные. Авторство в документах XVIII–XIX вв. Обозначение автора текстового документа советской эпохи. Понятие «бланк документа».

Наименование (название) вида документа. «Вид письменного документа» – классификационное понятие. Разновидность документа. Беззаглавные документы XIII–XVII вв. Выделение наименования вида документа в XVIII в. в отдельный реквизит. Обозначение вида и названия документа в XIX в. Виды документов, определяемые современными законодательными и нормативными актами. Зависимость формы документа от его вида.

Датирование документа. Виды дат. Понятие «дата официального документа». Обозначение даты в документах XVI–XVII вв., XVIII в., XIX в. Различные способы оформления дат в современных документах.

Обозначение адресата. Адресование документов в XVI–XVII вв. Изменения в адресовании документов в XVIII–XIX вв. Регламентация адресования действующими законодательными и нормативными актами. Составные части адресата.

Удостоверение документов как подтверждение достоверности информации, содержащейся в документе. Состав удостоверения. Удостоверение документов до XVIII в. Оформление удостоверения в XIX в. Соотношение подписи и автора современного документа. Назначение подписания документов. Подписи документов. Подписание по доверенности. Факсимиле. Утверждение документов. Печати и их назначение. Виды печатей. Штампы. Государственная гербовая печать. Современное законодательство и нормативные акты об изготовлении и использовании печатей.

4.2 Свойства документа. Понятие «юридическая сила документов». Требования, влияющие на приобретение документом юридической силы. Юридически значимые реквизиты.

Оригинальность документа. Понятие «оригинал документа», признаки оригинала. Умноженные оригиналы. Беловики, черновики. Понятия «черновой документ», «беловой документ». Оригиналы фотодокументов, фонодокументов, видеодокументов, технических документов. Оригиналы машиночитаемых документов. Автографы.

Подлинность документа. Понятия «подлинник официального документа», «подлинный документ». Подлинные и подложные документы. Фальсификация состава удостоверения, бланка, содержания документа. Технологические, правовые, делопроизводственные способы защиты документов от подделки.

Копийность документов. Понятия «копия документа», «выписка из документа», «отпуск», «дубликат документа», «дублетный документ». Историческое развитие копий. Виды копий, определяемые способом их воспроизведения. Факсимильные копии. Порядок оформления копий. Отметка о заверении. Юридическая сила копий, изготовленных различными способами копирования документов. Юридическая сила телефаксов. Нотариальные копии. Подлинность кинофотофонодокументов, способы их фальсификации.

4.3 Классификация документов по признакам. Виды и разновидности служебных документов. Иерархический и фасетный методы классификации. Различные классификации документов: по информационной составляющей документа, по физической (материальной) составляющей. Классификация по способу фиксации информации, по степени сложности, по юридической силе, по срокам исполнения, по происхождению, по срокам хранения, по степени обязательности, по степени унификации. Виды и разновидности служебных документов. Назначение различных видов документов. Классификация документов по функциям управления, комплексы служебных документов. Значение классификации документов для практики делопроизводства. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Локальные классификаторы документов.

Часть 2

Тема 5. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ

5.1 Соотношение понятий «унификация» и «стандартизация». Цели, задачи, основные принципы, методы унификации и стандартизации. Направления унификации.

5.2 Унификация текста документа, основные методы. Выделение постоянной и переменной информации в тексте, включение в форму документа. Виды унифицированных текстов. Этапы проведения унификации текста документа. Организационное обеспечение унификации текстов документов. Формы представления унифицированного текста. Композиционная структура текста. Значение применения языковых формул.

5.3 Унифицированные системы документации. Функциональные и отраслевые УСД. Состав действующих УСД. Общероссийские унифицированные формы и системы документов. Унификация документов в организации.

5.4 Правовые основы стандартизации в Российской Федерации. Федеральный закон «О техническом регулировании» о стандартизации. Категории стандартов и комплекс работ по унификации. Развитие унификации и стандартизации. Объекты унификации. Государственная система стандартизации. Современные государственные стандарты на документацию.

Тема 6. ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА И ЕГО РАЗВИТИЕ

6.1 Формуляр управленческого документа и его составные части (реквизиты). Понятия «реквизит документа», «формуляр-образец». Индивидуальный и типовой формуляры. Исторические этапы создания и развития формуляра текстового документа. Типовая унифицированная форма документа. Специализированная унифицированная форма документа. Унифицированный документ.

Значение традиций в оформлении документов. Закрепление результатов унификации в стандартах, Табелях, Альбомах унифицированных форм документов.

6.2 Становление и развитие формуляра документа XVI–XVII вв. Происхождение и развитие древнерусского документа. Накопление опыта в оформлении документа в XIII–XV вв. Влияние государственного устройства на делопроизводство. Документирование правовых отношений в Русской Правде, в Новгородской и Псковской судных грамотах, в Двинской уставной грамоте. Разновидности ранних древнерусских документов. Применение элементов документа – скрепа, печать, мост. Материал для письма до XIV в. Изменение графики письменности. Столбцовая форма документа.

Складывание аппарата государственного управления с образованием централизованного государства. Приказное делопроизводство (XV–XVII вв.). Судебник 1550 г. о необходимости документирования, в частности, судебного процесса. Процедура составления протокола («судного списка»). Судебник 1589 г. о правилах составления документов. Соборное уложение 1649 г.

Видовой состав документов этого периода. Основные распорядительные документы XVI–XVII вв. Переписка официальная, частная. Обозначение автора и составителя документа. Специфика указания вида документа.

Особенности оформления дат. Удостоверение документов подписями: авторские «справы», «переписи». Удостоверение документов печатями. Виды печатей. Царские печати. Большие и малые печати на документах. Датированные пометы. Расположение помет в формуляре документа.

6.3 Формуляр документа XVIII в. Период коллежского делопроизводства. Законодательные акты XVIII в., регламентирующие делопроизводство. Именные указы, регламенты, инструкции. Введение в обращение в 1699 г. Петром I гербовой бумаги. Указ 1700 г. об отмене столбцовой формы и переходе к тетрадной (листовой или книжной). Введение единой формы ведомости, отражающей сбор налогов. Генеральный регламент 1720 г., его значение для установления единого порядка документирования и ведения делопроизводственной документации. Расположение реквизитов в документе.

Виды и разновидности документов этого периода. Возникновение новых видов документов. Законодательные и распорядительные акты; переписка; изобразительные документы; книги; списки. Указ 1723 г. «О форме суда».

Обозначение автора в указах, приговорах. Место обозначения автора в формуляре. Адресование документов XVIII в. в конкретные учреждения. Заголовок к тексту, его назначение и место. Скрепы. Удостоверение документов печатями. Датирование документов: обозначение даты составления, получения и регистрации документа, место расположения даты в формуляре. Появление специальных отметок о согласовании, контроле и др.

6.4 Формуляр текстового документа XIX – начала XX вв. Период министерского делопроизводства. Строгая регламентация содержания и оформления документов в законодательных актах. Зависимость изложения содержания документа от его вида. Документы с элементами трафаретных текстов.

Обозначение вида. Влияние развития средств связи и техники на появление новых видов документов. Классификация видов документов этого периода. Внутренние документы, переписка, «просительские документы», акты. Расположение обозначения автора, адресата, дат, элементов удостоверения в форме документа XIX – начала XX вв. Проставление печатей и отметок. Зависимость структуры текста от вида документа.

6.5 Формуляр документа ХХ в. Этапы развития делопроизводства ХХ в.: 1917–1941 гг.; 1945–1990-е гг. Порядок документирования в первые годы советской власти. Введение в 1918 г. формы бланков государственных учреждений. Структура бланка. Деятельность Института техники управления (ИТУ) по разработке правил документирования. Стандартизация служебных документов, чернил, бумаги в 1920-е гг. Издание стандартов на отдельные виды документов. Унификация плановой документации. Разработка формуляров статистической документации. Введение форм периодической отчетности. Становление системы кадровой документации. Переход на карточную систему учета личного состава. Унификация финансовой документации.

«Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий» 1963 г. Элементы документа советского периода. Новый этап в унификации документа с конца 1960-х гг. Зависимость формы документа от управленческой функции и уровня принятия решения. Виды документов, создаваемые в практической деятельности советских учреждений. Работа по унификации форм документов. Попытка группировки реквизитов. Применение метода единого формуляра. ГОСТы 1970-х гг., разработанные для системы организационно-распорядительной документации.

Нормативные акты 1980–1990-х гг. о документировании. Переход к унификации систем документации.

Тема 7. СОВРЕМЕННОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ В СФЕРЕ ДОУ

7.1 Классификация законодательных, нормативных, методических материалов, касающихся порядка документирования. Уровни государственной регламентации делопроизводства.

7.2 Законодательные акты, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие правовые нормы оформления документов. Направления развития законодательного регулирования документирования управленческой деятельности.

Обязательность создания определенных видов документов, установленных законодательством и необходимых в той или иной области деятельности. Закрепление законодательно определений «документированная информация», «электронный документ» и др. Установление критериев юридической силы документов. Определение в законодательных актах состава документов для отдельных видов деятельности. Право собственности на документы и массивы документов. Регулирование законодательными актами требований к документам, пересылаемым с помощью разных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения). Установление норм административной, гражданской и уголовной ответственности за работу с документацией. Особенности состава документов, создаваемых в процессе документирования трудовых отношений, финансовой деятельности организаций, при совершении актов гражданских взаимоотношений. Регламентация законодательством использования на бланках официальных документов изображения Государственного герба Российской Федерации, торговой марки, знака обслуживания. Законодательное регулирование применения электронной цифровой подписи.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации. Законодательство, устанавливающее правила оформления доступа к документированной информации. Обязательность использования русского языка при создании официальной документации. Коренное изменение государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов.

7.3 Законодательные акты субъектов Федерации, регламентирующие отдельные аспекты делопроизводства. Законодательство ЯНАО, ХМАО, касающееся изображения гербовой символики на бланках документов, требований к письменным обращениям граждан и других вопросов.

7.4 Указы Президента Российской Федерации, посвященные порядку документирования в системе государственной гражданской службы. Постановления Правительства Российской Федерации, утвердившие типовые регламенты федеральных органов исполнительной власти.

7.5 Государственные (национальные) стандарты на документацию, регламентирующие состав и оформление реквизитов служебных документов; требования к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения; на форматы для производства бумаги. Стандартизация терминологии. Иные государственные стандарты.

7.6 Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Общероссийский классификатор управленческой документации, закрепляющий состав унифицированных систем документации и другие классификаторы.

7.7 Государственная система документационного обеспечения управления. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Требования к номенклатуре дел, закрепленные Основными правилами работы архивов организаций. Разработки Минтруда России, в которых закреплены квалификационные характеристики к общеотраслевым должностям.

7.8 Методические материалы по делопроизводству организаций, учреждений, фирм.

Тема 8. ФОРМУЛЯР СОВРЕМЕННОГО УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА

8.1 Основные положения по документированию управленческой деятельности. Виды и назначение управленческих документов. Операции делопроизводства по документированию. Этапы подготовки документа.

Развитие унифицированной системы распорядительной документации. Внедрение в 1970-е гг. стандартов на УСОРД. ГОСТ 6.38–90. Внедрение ГОСТ Р 6.30–97, внесение в него изменений Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 г. Отмена данного ГОСТа в 2001 г., но широкое применение его в практике организаций как рекомендательного акта. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27 ноября 2000 г. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. УСОРД. Требования к оформлению документов. Значение, статус, область применения, содержание Государственного стандарта. Разделы стандарта. Состав и расположение реквизитов. Регламентация оформления реквизитов Государственным стандартом. Приложения к стандарту. Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30–2003 с ранее действующими нормативными актами.

8.2 Структура документа. Формуляр современного управленческого документа. Состав реквизитов, способы их расположения. Постоянная, переменная часть реквизитов.

Требования к оформлению реквизитов заголовочной части документа. Порядок обозначения наименования организации – автора документа, справочные данные об авторе. Реквизит «Наименование вида документа». Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами.

Обозначение адресата. Порядок оформления почтового адреса. Различные способы адресования.

Даты документа и порядок их оформления. Дата в составе других реквизитов.

Удостоверение документа – подпись, оттиск печати, утверждение. Перечень утверждаемых документов. Оформление реквизитов «подпись», «гриф утверждения документа». Порядок проставления оттиска печати. Виды печатей. Состав документов, на которые ставится оттиск печати. Реквизиты печати. Регистрация печатей. Инструкции, регламентирующие порядок использования, хранения, замены печатей. Должностные лица, обладающие правом удостоверения служебных документов. Порядок визирования документов. Оформление реквизитов «виза согласования», «гриф согласования». Визирование на отдельном листе. Оформление замечаний к проекту документов.

Отметки на документе. Требования к содержанию и оформлению резолюции. Оформление реквизита на отдельном листе.

Отметки юридически значимые и делопроизводственные. Должностные лица, проставляющие отметки. Расположение, оформление данных реквизитов.

8.3 Требования к оформлению текстов служебных документов. Этапы подготовки текста. Рубрикация текста на разделы, подразделы. Нумерация разделов, оформление заголовков, абзаца. Структура текстов отдельных видов документов (приказа, протокола, акта, письма и др.). Трафаретные тексты, простые и сложные. Элементы текста. Понятие «заголовок к тексту». Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок их оформления. Логическая структура текста. Деловая лексика. Стандартизация словосочетаний, используемых в текстах служебных документов. Аббревиатура и способы ее образования. Правописание названий учреждений, организаций, должностей, званий. Использование синонимов. Особенности делового стиля. Методика редактирования документа. Типичные ошибки в языке и стиле документов.

8.4 Понятие «бланк документа». Виды бланков и порядок расположения реквизитов в бланке (угловое и центрованное). Общий бланк, бланк письма, бланк должностного лица, бланк конкретного вида документа, бланк структурного подразделения. Состав реквизитов, назначение, особенности оформления различных видов бланков. Бланки с изображением Государственного герба и герба субъекта Федерации. Особенности работы с бланками, имеющими изображение гербовой символики.

8.5 Общие требования к оформлению документов. Форматы документов на бумажных носителях. Создание документов. Нумерация страниц, оформление полей.

Часть 3

Тема 9. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РАЗЛИЧНЫХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

9.1 Понятия «система документации» и «унифицированная система документации». История формирования систем в делопроизводстве. Системы документации учреждений дореволюционной России. Формирование систем в советское время. Основания классификации систем, унификация их состава. Унифицированные системы документации, действующие в настоящее время. Государственная система документации. Функциональные, отраслевые и ведомственные системы документации, их взаимосвязь. Корпоративная система документации. Взаимодействие систем. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Особенности системы, ее состав.

9.2 Назначение системы организационно-правовой документации. Организационно-правовые документы – уставы, положения, штатные расписания, структура и штатная численность, регламенты. Требования к их составлению. Структура текстов, порядок удостоверения организационно-правовых документов. Оформление учредительных документов. Унификация штатного расписания. Оформление инструкции. Структура регламента.

9.3 Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др. Порядок их составления и оформления. Правовые акты федерального уровня, ведомственного уровня, уровня субъекта РФ. Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиальности и единоличного принятия решения. Этапы подготовки распорядительных документов. Порядок их составления и оформления. Виды приказов. Особенности оформления приказов по личному составу. Структура, элементы текстов распорядительных документов. Правила подготовки и государственной регистрации нормативно-правовых актов.

9.4 Система информационно-справочной документации. Справки, акты, докладные и объяснительные записки, доверенности, служебные письма, телефонограммы, телеграммы, факсограммы. Разновидности информационно-справочных документов, их составление и оформление.

9.5 Особенности документирования деятельности коллегиальных органов. Положение о коллегиальном органе. Регламент работы коллегиального органа. План работы коллегии. Документирование хода заседания. Структура текста протокола. Полные и краткие формы протоколов. Формулирование повестки дня. Порядок удостоверения протокола. Выписка из протокола.

9.6 Система плановой документации. План, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Федеральные, отраслевые, территориальные планы и программы. Состав реквизитов и оформление плана работы организации. Виды планов.

9.7 Система отчетной документации: государственная статистическая отчетность, ведомственная отчетность, внутриучрежденческая отчетность. Разработка унифицированных форм отчетной документации. Сроки представления отчетности. Требования к оформлению отчета.

9.8 Унифицированная система первичной учетной документации по труду и его оплате. Система и комплексы кадровой документации. Документация по личному составу – трудовые договоры, приказы по личному составу, трудовые книжки. Унифицированные формы первичной учетной документации по труду и его оплате. Система бухгалтерской документации. Порядок заполнения унифицированных форм. Виды бухгалтерской документации.

9.9 Специфические и корпоративные системы документации. Система научно-исследовательской и проектно-конструкторской документации. Система банковской документации. Корпоративные системы документации. Специфическая документация торговой организации. Система документации учебного заведения. Документирование процессов менеджмента качества продукции и услуг. Система документации по охране труда.

9.10 Разработка унифицированных систем документации, закрепление их состава в ОКУД. Характеристика унифицированных систем документации. Государственные стандарты на унифицированные системы. Требования к построению формуляра – образца. Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов; унификация документации предприятия, учреждения, ее закрепление в стандарте, Табеле, Альбоме.

Тема 10. ПРОСТЫЕ И СЛОЖНЫЕ КОМПЛЕКСЫ ДОКУМЕНТОВ. НАУЧНО-ИСТОРИЧЕСКАЯ И ПРАКТИЧЕСКАЯ ЦЕННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ

10.1 Простые и сложные комплексы документов. Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы документов. Признаки группировки документов в первичные комплексы. Номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический признаки заведения дел. Существующая практика первичной группировки текстовых документов. Особенности первичных комплексов технических документов. Личное дело.

Понятия «сложные комплексы документов», «документальный фонд». Документальные фонды учреждений, организаций, предприятий, структурных подразделений. Подвижность документального фонда. Понятие «архивный фонд». Архивный фонд личного происхождения. «Объединенные архивные фонды». Понятия «коллекция документов», «архив». Межведомственные, ведомственные архивы. Архивы организаций, предприятий, учреждений. Государственные архивы. Государственный архивный фонд.

10.2 Научно-историческая и практическая ценность документов. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Принципы и критерии ценности документов. Возникновение и развитие экспертизы. Перечни документов с указанием сроков хранения. Анализ авторства, содержания, датирования, достоверности документов. Методика определения происхождения и содержания ранних документов. Определение места и времени создания документа. Повторяемость, периодичность образования документов. Виды повторяемых документов. Дублетные документы. Факторы, вызывающие возникновение документов с повторяющейся информацией.

Особенности критериев научно-технической документации, кинофотофонодокументов.

Выборочная оценка документов. Изучение документации по тематике, конструкциям. Особенности оценки машиночитаемых документов.

Тема 11. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННЫХ

ПРОЦЕССОВ

11.1 Управление документационными процессами. Информация – полноценный ресурс, важный элемент социальной и политической жизни общества. Факторы, влияющие на увеличение объема информации и количества документов в современных условиях. Влияние научно-технической революции на информационно-документационные процессы.

Увеличение объема документооборота в управленческой сфере. Необходимость регулирования процесса документообразования. Задача управления документацией в организациях. Необходимый комплекс документов для обеспечения каждой функции управления. Межотраслевая и отраслевая унификация форм управленческих документов. Современные задачи правового регулирования процесса образования документов. Формы правового регулирования.

Проблемы автоматизации управления документацией. Задачи упорядочения и регламентации ведения документации на нетрадиционных носителях. Использование информационного менеджмента как новой методологии построения системы управления документацией.

11.2 Применение новых технологий в документировании.

Электронный документ и проблема его правового статуса. Придание юридической силы документу в электронной форме. Особенности согласования электронного документа. Возможность ускорения процедуры согласования. Электронно-цифровая подпись.

Использование компьютерных технологий при создании и оформлении документов. Применение баз данных, шаблонов, текстовых редакторов. Программные продукты по делопроизводству. Текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Бездокументный обмен информацией в управлении. Задачи информационного менеджмента.