Технологии обработки исходящих документов

Отправляемые документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (рис.3.):

- составление проекта документа исполнителем;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем. Исходящие документы оформляются как минимум в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Такое согласование оформляется визой. В некоторых случаях, если имеются замечания, то проект может быть отправлен на доработку исполнителю.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы). Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ и вернуть его исполнителю.

Рис.3. Схема обработки исходящих документов

После подписания руководителем исходящий документ передается на утверждение, если это необходимо, а затем на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

- индекс документа;

- дата подписания документа;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, регистрационные номера документов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации исходящие документы конвертируются и отправляются. При помещении документа в конверт сверяется адрес получателя на письме и на конверте. При отправке письма в конверте с прозрачным «окошком» документ складывают таким образом, чтобы адрес получателя был хорошо виден.

Второй экземпляр отправленного письма подшивают в дело с исходящей перепиской.