Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Делопроизводитель (работник службы ДОУ) имеет доступ к самым различным источникам информации. Он может ее получать:

-организуя различные совещания, приемы, переговоры;

-принимая и обрабатывая корреспонденцию;

-составляя и контролируя исполнение документов;

-проводя телефонные переговоры;

-принимая посетителей и т.д.

Делопроизводитель по роду своей деятельности должен знать, кто и к какой информации или оборудованию имеет допуск, и придерживаться установленных правил. И если, например, руководитель одного из подразделений вдруг заинтересовался конфиденциальным документом, следует твердо и тактично пресечь эту попытку.

Для предотвращения утечки информации при приеме посетителей, особенно из других организаций, компьютер секретаря должен быть выключен или повернут монитором в сторону от вошедших, а документы секретариата недоступны для прочтения.

Делопроизводитель обязан четко представлять, что защита служебной тайны и КТ от неправомерных посягательств может осуществляться на основе норм гражданского, административного либо уголовного права.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

- ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

- использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск секретаря (работника ДОУ) к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Руководитель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению КТ Делопроизводитель при поступлении на работу должен подписать трудовой договор и обязательство о неразглашении КТ.

В этих документах отражаются следующие обязательства сотрудника:

- не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после увольнения, если иной срок не определен трудовым договором;

- соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите КТ;

- не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;

- не иметь никаких обязательств перед другими лицами и организациями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле не менее пяти лет после его увольнения. Руководителем организации издается приказ о Перечне сведений, составляющих КТ организации и мерах по охране этих сведений. Сотрудники под расписку знакомятся с приказом. Как правило, приказом руководителя организации назначается секретарь или в отдельных случаях должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Если сведения из Перечня переносятся в документы, документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит, в конечном счете, успешная деятельность организации.