Справки

Справка — документ, содержащий описание и подтвержде­ние фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государст­венного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдель­ных организаций по запросу руководителя. Справка оформляет­ся на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование орга­низации, наименование вида документа, дата, место составле­ния, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, на­правляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому отно­сятся включаемые в справку данные, а также ссылку на доку­менты, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотруд­никам организаций для подтверждения факта их работы, зар­платы, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида до­кумента, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позво­ляет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные дан­ные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фами­лии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоя­щая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что........... действительно работает....» и т.д.

Организация, в которую предоставляется справка, обяза­тельно указывается в ее тексте.

Письмо

Письмо — обобщенное название различных по содержанию до­кументов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях пере­писки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.

Письмо — самый распространенный способ обмена инфор­мацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения. Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информа­ционные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма на­правляют в знак проявления участия и выражения соболезнова­ния в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превы­шает семи строк, то используют формат А5.

Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вы­шестоящих учреждений и другие факторы, послужившие осно­ванием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выво­ды, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упро­щает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не долж­но превышать одну машинописную страницу.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, чет­кость, краткость изложения, так как цель составления и на­правления писем сводится, как правило, к побудительным мо­тивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснован­ные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуме­стные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, ос­новного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко вы­раженный, эмоциональный тон, придавать им личностный ха­рактер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обяза­тельно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или кате­горическое требование можно выразить прямо, но вежливо.

Самые общие рекомендации по составлению текста служеб­ных писем — избегать вычурности слогаю, оборотов ложной веж­ливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинте­ресованность в совместной работе и т.п. можно выразить дее­причастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предло­жение», «детально ознакомившись с Вашим проектом», «внима­тельно изучив Ваши замечания»). Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания...», «считая принципиальным положение...», «рассмотрев предложенный ас­сортимент...».

Убедительность служебных писем достигается использовани­ем при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «Оплата гарантируется...», «В порядке об­мена...», «В соответствии с предварительной договоренно­стью...», «В связи с проведением совместных работ...» и т.д. Де­ловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а упот­ребление стандартных языковых формул обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста.

Убедительность письма зависит от умения составителей ар­гументировать свои просьбы, предложения, претензии, преду­преждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналити­ческий информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необхо­димого решения. Если же доказательность может быть достигну­та только приведением значительного количества цифрового материала, то следует оформить его в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.

В письмах-отказах не следует начинать текст с формули­ровки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «завод не предполагает», «издательство не планирует», «институт не счи­тает возможным», «фирма не может обеспечить», «организации не требуется» и т.д. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т.п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса.

Если письмо содержит формулы вежливого обращения и за­ключения, то они должны соответствовать друг другу: «Уважаемый Николай Егорович!......С уважением, начальник управле­ния........ Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2—3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.

Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной свя­зи, компьютерных сетей (электронная почта).

Пример оформления письма: