Справка
Справочно-информационные документы
(справки, акты, письма, факсы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления телефонограммы)
Справочно-информационные документы осуществляют вспомогательное значение по отношению к распорядительным документам. Они, как правило, не содержат поручений и идут снизу вверх по управленческой деятельности организации.
Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов.
Справки бывают двух основных видов:
Ø справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т.п., составляемые по запросам граждан;
Ø справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.
В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/платы (ст.62 ТК РФ).
|
|
Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Справка должна иметь:
Ø наименование вида документа;
Ø дату;
Ø номер (при необходимости);
Ø текст;
Ø подпись;
Ø печать.
На справке должны обязательно стоять дата её подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляются подобные справки в одном экземпляре.
Датой справки является дата её подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, н-р, «Отделение милиции», «МОУ СОШ № 21».
Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, з/платы. В левом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, н-р, налоговая инспекция; школа № 21.
Одним из вариантов является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, н-р: о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).
Справки по производственным вопросам могут быть:
Ø внешними, составляемыми по запросу руководства вышестоящей организации;
Ø внутренними, составляемыми по запросу своей организации.
|
|
Внешние справки составляются на общем бланке организации, в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.
Внутренние справки:
Ø составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А 4;
Ø имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати;
Ø подписываются составителем.
Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должно быть подписаны руководителем предприятия. Такой документ должен иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.
Реквизиты справки:
Ø наименование вида документа;
Ø адресат;
Ø дату;
Ø номер (при необходимости);
Ø заголовок к тексту (раскрывающий её содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке, н-р, «О снижении объема продаж за II квартал 2005 г.)
Ø текст;
Ø подпись руководителя организации;
Ø печать (при необходимости).
Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.
В вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к её составлению.
В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.
Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст её делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.
Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Образец оформления справки
Администрация Ивановской Заведующему Отделом социальной защиты
области населением Петровского района
комитет по делам архивов Ивановской области
Государственный архив А.Н. Кривцову
Справка
30.01.2005 № 223____
О наличии документов по
трудовому стажу за 1941-1950 гг.
В документах Государственного архива Ивановской области имеются документы, подтверждающие трудовой стаж граждан, работающих в 1941-1950 гг. на следующих предприятиях и организациях Петровского района.
Завод расточных станков - за 1943-1945 гг.;
Завод по ремонту с/х техники - за 1941-1943 гг.;
Машинотракторная станция - за 1948-1950 гг.
Директор архива Суконцев Р.П. Суконцев