Тема 2. 2. Функции документов

Функция документа – это целевое назначение, присущее ему, независимо от того, осознана или не осознана она автором.

Не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию, документ полифункционален.

Основной и наиболее обобщающей функцией является информационная. Она прису­ща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе.

Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью.

Тесно связана с информационной коммуникативная функ­­ция документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция – это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.

В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

Правовая функция – функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля.

Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.

Тесно с культурной функцией документа связаны кумулятивная и познавательная (когнитивная) функции.

Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколения.

Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение.

Некоторыми функциями документ наделяется сознательно, другие присущи ему объективно и, как правило, не осознаются автором.

Существуют функции, время действия которых ограничено, и функции, постоянно действующие.