Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств закрепления информации на материальном носителе.
Метод документирования – это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.п.).
Способ документирования – это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, тиснение, резьба окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, электронный, механический, ручной и др. способы документирования).
Выделяются три способа документирования: текстовое документирование, техническое документирование, фотокинофонодокументирование
Средства документирования – это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), исполь-ых для создания док-та. Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов включает ручные, механизир-ые и автоматиз-ые приспособления, начиная с гусиного пера и заканчивая вводно-выводными устройствами ЭВМ.
|
|
Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации – это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.
Основными атрибутами кодирования информации являются код, язык, знак, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.
Код – это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.
Язык – это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные сообщения.
Знак – это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом. В документоведении знак – материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний).
Знак языковой – единица языка (морфема, слово, словосочетание, предложение), которая служит для обозначения предметов и явлений действительности, а также отношений между элементами языка в тексте.
Неязыковые знаки также способны служить средством обмена документной информацией между людьми. К неязыковым знакам отнесены символы, товарные знаки, музейные экспонаты, фотографии, образцы пород, исторические реликвии, включая орудия труда, архитектурные памятники.