Понятие «унифицированная система документации». Цель, основные задачи, состав УСД, содержание работ по унификации документации

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.

Основные задачи УСД:

1) систематизация форм документов;

2) взаимосвязь содержащихся в них технико-экон. показателей;

3) регламентация состава, видов и разновидностей документов;

4) рациональное сокращение числа форм документов и содержащихся в них показателей за счет исключения избыточной информации и расчетных показателей.

УСД включают:

унифицированные формы документов (совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определенном порядке);

документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;

межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями СНГ;

стандарты и руководящие документы РБ, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения этих работ;

нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.

При унификации документации проводят следующие работы: устанавливают номенклатуру действующих форм; строят единую модель документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца; устанавливают общие синтаксические правила построения документа; устанавливают методы контроля исполнения документов.

В общегосударственном классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные системы документации: организационно-распоряд-ой; первичной учетной документации; банковской; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистической документации; документации по труду; внешнеторговой документации; учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий и др.