Унифицированные системы документации

В последней трети XX столетия, с началом широкомас­штабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документирован­ной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных сис­тем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации.

В нашей стране фактически впервые в отечественной и за­рубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого поряд­ка документирования управленческой деятельности в масшта­бах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В об­щей сложности в Советском Союзе было разработано 16 уни­фицированных систем документации.

_______________________________________ Системы документации

Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизованному определению, — это «система документа­ции, созданная по единым правилам и требованиям, содержа­щая информацию, необходимую для управления в определён­ной сфере деятельности»¹.

Главной целью создания УСД является установление ра­ционального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных пока­зателей.

Унифицированная система документации способствует:

1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум уси­лий для заполнения или прочтения документов);

2) широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспече­нием программной, технической и информационной совмес­тимости документов, разработкой соответствующих форм до­кументов, классификаторов, словарей и т. п.);

3) упорядочению информационных потоков;

4) сокращению количества документов;

5) дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффектив­ность управления, так как достигается большая оператив­ность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческо­го труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с до­кументами.

Сказанное относится не только к российской сфере рабо­ты с документами. Так, согласно проведённым в США иссле­дованиям, стоимость индивидуально составленного и напеча­танного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы,

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.