Текст унифицированных документов оформляют в виде:
- связного текста (типовой текст);
- трафаретного текста (трафарет);
- анкеты;
- таблицы;
- соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).
Связный текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации.
Связный текст содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов, распорядительных документов.
В основном в унифицированных документах, представленных связным текстом, используется форма изложения от третьего лица единственного числа. В распорядительных документах, в которых отражается принцип единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа.
Связный текст может быть составлен на основе трафарета. Трафарет - это форма представления унифицированного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию. Следует учитывать: заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией.
|
|
Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования показателей, а переменной - их конкретные признаки. Постоянная инфор-ия в док-те представлена в виде наименований показателей, предусматривающих однозначный ответ, т.е. переменную информацию.
Перечень обобщенных признаков, т.е. постоянная информация, и пустые строки для заполнения их переменной информацией, расположены вертикально.
Наименования обобщенных признаков и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с опорным существительным в именительном падеже (пол, фамилия, дата рождения).
Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.
В таблице выделяют два уровня членения текста: вертикальный (графы), горизонтальный (строки). Постоянная информация, представленная в виде обобщенных показателей, заносится в графы, переменная - в строки.
Табличный способ организации текста используется в случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным управленческим ситуациям. В распорядительных документах, описывающих управленческие ситуации на группу лиц, допускается применять таблицу. Допускается применять в качестве таблицы часть текста.
Соединение форм представления унифицированных текстов – интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или с таблицей.