Унификация текста документа: понятие, решаемые задачи, методы

Унификация текстов управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение эффект-ти функционирования документов в сфере управления.

Унификация текстов управленческих документов позволяет решить следующие задачи:

- упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

- унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;

- сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

- использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;

- ускорить процессы принятия управленческих решений.

Работа по унификации текстов управленческих документов включает в себя следующие этапы:

- определение объекта унификации;

- анализ текстов документов и обобщение его результатов;

- подготовка унифицированных форм документов;

- формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;

- утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.

Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между документируемыми функциями (задачами) и формой представления информации.

В ходе анализа текстов на каждый документ составляется карта, включающая реквизиты документа (название документа, автор, корреспондент, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержание, цель создания и структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе.

При проектировании модели текста документа выбирается форма языкового выражения, выделяется постоянная и переменная информация и определяется форма представления текста.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Унификация текстов управленческих документов содержит три основных блока:

унификация структуры текстов – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа;

унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа;

разработка унифицированных текстов в виде связного текста – трафарета, анкеты, таблицы.

Одним из средств унификации текста является формализация текста.

Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме того, языковые формулы выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой, или выступают в качестве элементов, определяющих его видовую принадлежность.

Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста документа как автором, так и корреспондентом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.