Формуляр документа. Типовой формуляр. Формуляр – образец

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Формуляр складывал­ся в течение длительного времени и формировался под влиянием, с одной стороны, необходимости за­крепления официального характера информации до­кумента, придания ему юридической силы, а с дру­гой стороны, отражения на документе его "пути" в аппарате управления. Т.о., прохождение таких опе­раций, как рассмотрение, исполнение, обработка, передача, поиск, использование для наведения спра­вок. Формирование формуляра документа привело к закреплению в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложив­шиеся функции документа. Естественно, основной функцией документа является запечатление и сохра­нение официальной информации.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документа и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги. На основе формуляра-образца бланки строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизита всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом и применить метод однократной записи.

Правила составления и оформления служебных документов изложе­ны в Российском стандарте Р 6.30-2003. "Требования к оформлению до­кументов". Он распространяется на организационно-распорядительные документы: "постановления, распоряжения, приказы, решения, протоко­лы, акты, письма и др..., включенные в Общероссийский классифика­тор управленческих документов (ОКУД)". ГОСТ предусматривает 30 реквизитов.

В стандарте перечисляются в определенной последовательности рекви­зиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходи­мая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Разные виды документов имеют разный набор рек­визитов.

Отсутствие или неправильное оформление в доку­менте одного из этих реквизитов делает его недействи­тельным.