Понятия «информация» и «документ», их развитие и взаимосвязь

Слово документ происходит от латинского документо, что означает свидетельство, доказательство. С древности и до 19 оно употреблялось именно в этом значении и в основ ном использовалось в юриспруденции и дипломатии.

Понятие документ теснейшим образом связано с понятием информация, так как он является ее основным носителем. Слово информация происходит от латинского информацио, что означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устно, письменно или другими способами. В естественных и технических науках информация имеет иное специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества. Управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Главное требование, предъявляемое к информации – достоверность, точность, своевременность и достаточность. Носителем информации выступает документ. Документ появился прежде всего чтобы закрепить и передать информацию от одного человека к другому. Он используется в различных сферах жизнедеятельности в различных отраслях знаний и является объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия документ зависит от того, в какой сфере и для каких целей он используется. Так для историков он исторический источник, для юристов - способ доказательства или свидетельство чего-либо, для документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Зафиксировав информацию на носителе, документ обеспечивает ее хранение и накопление, передачу другому лицу, многократное использование, возвращение к инфо во времени. Документация используется в аппарате управления в качестве способа и средства реализации

возложенных на него функций, является средством укрепления законности и контроля.

Термин документ не однозначен. До 19 века употреблялось в основном юристами и дипломатами в значении письменное свидетельство. С начала 20 века бельгиец Поль Отле использовал понятие документ как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию:

рукописи,

печатные издания,

гравюры,

схемы,

фотодокументы,

медали, ноты, даже скульптуру,

живопись и архитектуру. т.е. любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Сейчас понятие документ в обдасти делопроизводства и архивного дела употребляется в следующих значениях:

Гост 15914-98 – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать

Гост рисо 15489-1-2007 – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическими лицами в качестве доказательства в подтверждение правовых обязательств или деловой деятельности.

2. Понятие «вид документа». Развитие видов документов.

В соответствии с терминологичес­ким государственным стандартом термин "вид докумен­та" определяется как "принадлежность письменного документа к системе документации по признакам со­держания и целевого назначения". Вид документа ука­зывается на каждом управленческом документе (кроме письма). В соответствии с определенным видом (на­именованием) складывается его формуляр, правовая зна­чимость, структура текста, порядок введения в действие. Наименования многих видов документов сформи­ровались очень давно. С начала XVIII в. известны та­кие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт, акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. А в 1990-х гг. полу­чил распространение в делопроизводстве федеральных органов исполнительской власти такой вид документа, как поручение. Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпевают существенные изменения, перестают употребляться одни виды, им на смену при­ходят другие. Так, переписка, оформляемая в XVIII в. в виде отношений, доношений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи органи­зации, и докладная записка, используемая для внутрен­ней переписки.

В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документа. Названия видов не­произвольно формулируются их составителем, а выби­раются из числа регламентированных нормативной базой. Сложившаяся система видов документов явля­ется одной из характерных черт отечественной системы делопроизводства. Работники делопроизводственных служб должны иметь четкие представления о том, ка­ким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением названий ви­дов документов в аппарате соответствующей админист­ративной структуры. В противном случае начинают применяться документы с названием "информация", "предложение", "служебная записка" и т. д.

Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, по­рядку оформления, сфере применения. Понятие "раз­новидность" уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Напр., вид документа акт и его разновидности: акт сдачи объекта в эксплуа­тацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт ликвидации органи­зации и др.