Документ

Основные понятия в делопроизводстве (ДОУ)

Делопроизводство.

Делопроизводство или ДОУ — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Первоначально термин появился в устной речи (предположи-тельно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. Современное делопроизводство включает:

· обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

· организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ).

Документирование

Документирование — это процесс создания и оформления доку­мента.

Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Организация работы с документами.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Документооборот.

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологию работы с документа­ми входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация и текущее хранение документов.

Полнота информации выражается ее объемом, который дол­жен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса.

Создание законодательной основы использования информа­ции является фактом существенного изменения отношения об­щества к организации информационных ресурсов.

Документ

В ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение поня­тия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.