Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство)

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской.

Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания, оформ­лялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, копии отосланных документов, а также печать коллегии. Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил дейст­виями всех чиновников, входивших в ее штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, актариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа коллегии).

Генеральный регламент узаконил необходимость регистра­ции документов и регламентировал технологию ее ведения.

Генеральный регламент установил сроки исполнения доку­ментов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если документ не был выполнен в течение 3 недель, то существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».

Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все окончен­ные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архи­вариусу. вины».

После проведения губернской реформы в 1775 г., когда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учрежде­ниям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений.

В 18 веке появился новый вид документа – протокол.

Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных. За этим видом документа закрепилось название – прошение.

Активно развиваются и другие системы документации.».

Для отношений между военными характерны рапорты, донесения, приказы. Для учета численного состава армии составлялись табель, списки, ход воинских действий – в дислокации (перемещения), предположения.

Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях; для отношений судебной документации – показания, клятвенные обещания, определения, выписки из журналов.

Бухгалтерский учет отражался в балансе – особой таблицей, показывал состояние хозяйственной деятельности на определенную дату, главной книги для систематизации всех хозяйственных операций.

В этот период в России начинают применять термин: баланс, дебет, кредит, бухгалтер.