Словарь основных терминов

Архив – организация или ее структурное подразделение, осущест­вляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Документирование – это процесс создания и оформления документа.

Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии закономерности образования документов; способы их создания; становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98); информация, записанная любым способом на любом материале, издания или полученная любым физическим или юридическим лицам, в любой организации для использования в своей деятельности.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематогра­фическим способом

Машиночитаемый текст – документ, использование которо­го требует применения специально предназначенных технических средств.

Нормативные документы – документы, в которых устанав­ливаются какие-либо правила, нормы.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закреп­ления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фик­сируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предпри­ятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работ с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Официальные документы – документы, составленные учреж­дением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержа­щаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Реквизит документа – обязательный информационный эле­мент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письмен­ного документа; обязательный элемент оформления официального документа.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам проис­хождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ 51141-98).

Стандарт – нормативно-технический документ, устанавлива­ющий требования к группам однородной продукции и в необходи­мых случаях требования к конкретной продукции, правила, обес­печивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по еди­ным правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в опреде­ленной сфере деятельности.

Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, ад­рес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действу­ющим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком офор­мления.