Документ имеет содержание, контекст и структуру. 13 страница

• унификация форм документов;

• разработка и внедрение нормативных и методических до­кументов по совершенствованию документационного обес­печения управления в организациях, их структурных под­разделениях;

• внедрение новейших информационных технологий в рабо­ту с документами.

В соответствии с поставленными задачами служба документа­ционного обеспечения управления выполняет следующие функ­ции:

• осуществление первоначальной обработки документов;

• регистрация документов;

• ведение информационно-справочной работы по документам;

• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству;

• осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

• регулирование хода исполнения документов;

• контроль прохождения, оформления и исполнения докумен­тов;

• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения до­кументов;

• систематическое информирование руководства по вопро­сам исполнения документов в срок;

• организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

• разработка и проектирование бланков документов;

• разработка номенклатуры дел организации;

• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

• организация работы по обращениям граждан;

• организация контроля за работой с документами в струк­турных подразделениях;

• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершен­ствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организа­ции дел, подлежащих сдаче в архив;

• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

• организация работы ведомственного архива;

• повышение квалификации работников делопроизводствен­ной службы и архивов;

• проведение совещаний и консультаций по вопросам дело­производства;

• организация рабочих мест;

• подготовка предложений по автоматизации рабочих мест;

• улучшение условий труда работников.

Должностной состав службы ДОУ включает три категории ра­ботников:

1) руководители;

2) специалисты;

3) технические исполнители.

5.8.2. Структура службы ДОУ

Для эффективного выполнения возложенных на службу ДОУ функций разрабатывается соответствующий пакет организацион­ных и нормативно-методических документов — положение о служ­бе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по документационному обеспечению управления, правила работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан и т.п. Таким образом, в нормативно-правовых документах службы ДОУ закреп­ляется прежде всего выбранная в учреждении организационная форма постановки делопроизводства, ее должностной состав, тех­нология работы с документами.

Существуют три формы организации документационного обеспе­чения управления:

• централизованная;

• децентрализованная;

• смешанная.

Централизованная форма документационного обслуживания используется в фирмах и небольших учреждениях. Такая форма постановки документационного обеспечения управления предпо­лагает сосредоточение в одном подразделении всей работы с доку­ментами: от получения до сдачи в архив. Преимущества централи­зованной обработки документов заключаются в рационализации делопроизводственных работ.

Децентрализованная форма постановки документационного обеспечения управления предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу делопроизводства и самостоя­тельно ведет все виды работ с документами. Данная форма ис­пользуется в территориально-раздробленной организации, когда выполнение делопроизводственных работ в одном месте невоз­можно.

В крупных организациях устанавливается смешанная форма до­кументационного обеспечения управления: когда часть операций ведется централизованно, а часть — в структурных подразделениях. Например, регистрация документов, поступивших на имя руко­водства, проводится централизованно службой ДОУ, а бухгалтер­ских, кадровых, финансовых — в соответствующих структурных подразделениях.

Структуру службы документационного обеспечения управления устанавливают в зависимости от объема работ и принадлежности к определенной группе организаций. В министерствах и ведом­ствах — управление делами, в научно-исследовательских институ­тах, на заводах, других государственных и негосударственных пред­приятиях создается отдел документационного обеспечения управ­ления или канцелярия, в исполнительных органах власти и местного самоуправления — общий отдел.

Каждое из вышеперечисленных структурных подразделений включает специализированные структурные элементы: отдел, бюро, группа, сектор. Каждое подразделение выполняет одну или несколько функций.

Управление делами включает:

• инспекцию при министре или руководители ведомства;

• отдел писем;

• канцелярию;

• протокольное бюро;

• секретаря коллегии;

• бюро учета и регистрации;

• экспедицию;

• компьютерный центр обработки текстовых документов;

• копировально-множительное бюро;

• бюро правительственной переписки;

• отдел писем;

• отдел совершенствования работы с документами;

• центральный архив.

Канцелярия или Отдел документационного обеспечения управ­ления может включать:

• группу по приему и обработке входящих и исходящих доку­ментов;

• группу по учету и регистрации документов;

• группу по работе с обращениями граждан;

• архив;

• секретарей руководителей и структурных подразделений;

• группу по контролю;

• копировально-множительное бюро.

Структура общего отдела включает такие подразделения, как:

• канцелярия;

• группа контроля;

• протокольный отдел;

• группа совершенствования работы с документами;

• группа обращений граждан;

• копировально-множительное бюро;

• архив.

5.8.3. Положение о службе ДОУ

Положение о службе ДОУ— это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и опре­деляющий ее роль и место в системе управления предприятием. Положение должно разрабатываться совместно с руководителем службы ДОУ, им подписываться, согласовываться с юрисконсуль­том (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в Положение является приказ руководителя предприятия.

Положение должно быть разработано в соответствии с требова­ниями ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией» и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Текст положения должен состоять из следующих основных разделов:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения. Связи.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официаль­ное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует под­разделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем воз­главляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобожде­ния от должности руководителя подразделения, наличие у подраз­деления печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные пробле­мы, решаемые подразделением и определяющие характер и на­правления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления по­ставленных перед ним задач. Функции должны полностью отра­жать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, кото­рыми наделяется подразделение в лице его руководителя, а также обязанности.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисципли­нарной, административной, при необходимости — и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделе­ния в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения. Связи» регламентируются ин­формационные и документационные потоки подразделения; ос­новные документы, создаваемые им, а также указывается, с каки­ми подразделениями и организациями осуществляется взаимодей­ствие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рас­сматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке ор­ганизации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида доку­мента, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются ру­ководителем организации.

Примерное положение о службе документационного обеспечения

управления

1. Общие положения

1.1.Документационное обеспечение управления осуществляет служ­ба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинен­ного непосредственно руководителю министерства.

В состав службы ДОУ, как правило, включаются секретариат (при­емная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра (заместителей руководителя ведомства), сек­ретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной пе­реписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

1.2.Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, ко­торое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должност­ными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распреде­ление работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверж­даются ее руководителем или его заместителем. При изменении функ­ций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматривают­ся.

1.3.Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законода­тельными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряже­ниями Правительства Российской Федерации, правилами, инструк­циями, методическими рекомендациями учреждений Федерального архивного агентства, действующими нормативами по вопросам доку­ментационного обеспечения управления.

1.4.Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием или средним специальным образованием со стажем работы по делопроизводству не менее 3 лет.

1.5.Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего на­именования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основными целями службы ДОУ являются организация, руко­водство, координация, контроль и реализация работ по документаци-онному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.1.2.Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля ис­полнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.

2.1.3.Сокращение документооборота, унификация форм докумен­тов.

2.1.4.Разработка и внедрение нормативных и методических доку­ментов по совершенствованию документационного обеспечения в министерстве и подведомственной системе.

3. Функции службы ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуще­ствляет следующие функции:

3.1.1.Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифици­рованных форм документов министерства, внесение в них измене­ний.

3.1.2.Осуществление экспедиционной обработки, регистрации до­кументов и учетно-справочной работы по документам.

3.1.3.Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление конт­роля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.1.4.Контроль за прохождением, исполнением и оформлением до­кументов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и резуль­татах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

3.1.5.Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

3.1.6.Разработка номенклатуры дел министерства, обеспечение хра­нения дел и оперативного использования документной информации.

3.1.7.Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

3.1.8.Организация контроля за работой с документами в структур­ных подразделениях.

3.1.9.Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями министерства) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению испол­нительной дисциплины.

3.1.10.Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями министерства дел, подлежащих сдаче в архив.

3.1.11.Организация работы архива в соответствии с законодатель­ством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструк­циями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Россий­ской Федерации.

3.1.12.Повышение квалификации работников службы ДОУ, прове­дение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

3.1.13.Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1.Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в ор­ганизациях отрасли.

4.1.2.Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с докумен­тами в министерстве.

4.1.3.Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4.1.4.Проводить проверки организации документационного обес­печения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.5.Привлекать в установленном порядке специалистов структур­ных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.1.6.Возвращать исполнителям на доработку документы, подготов­ленные с нарушением установленных требований.

4.1.7.Совместно с ВЦ определять задачи документационного обес­печения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8.Подписывать и визировать документы в пределах своей ком­петенции.

4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях служ-
бы ДОУ и должностные инструкции работникам.

4.1.10.Вносить предложения руководству о привлечении к дисцип­линарной ответственности во всех случаях нарушения подразделени­ями и должностными лицами установленных правил работы с доку­ментами.

4.1.11.Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касаю­щихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.1.12.Вносить на рассмотрение руководства представления о на­значении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1.Обеспечение установленного порядка работы с документами в министерстве.

4.2.2.Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразде­лениями

Служба ДОУ взаимодействует:

5.1.Со структурными подразделениями — по вопросам документа­ционного обеспечения управления.

5.2.С юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3.Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответству­ющими научно-исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в усло­виях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с до­кументами.

5.4.Со службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обес­печения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5.5.С вычислительным центром — по вопросам разработки и внед­рения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и со­блюдения требований нормативно-методических документов.

5.8.4. Регламентация деятельности работников службы ДОУ

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам службы ДОУ установлены в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих».

Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреж­дениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработ­ки внутренних организационно-распорядительных документов должностных инструкций. При необходимости обязанности, вклю­ченные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела. В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены пол­ностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности ра­бот, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию слу­жащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, мето­дов и средств, которые работник должен применять при выполне­нии должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для вы­полнения предусмотренных должностных обязанностей, и требо­вания к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной под­готовки приведены в соответствии с Законом РФ «Об образова­нии».

В Справочник не включены квалификационные характеристи­ки производных должностей (старших и ведущих специалистов, а также заместителей руководителей подразделений). Должност­ные обязанности этих работников, требования к их знаниям и ква­лификации определяются на основе содержащихся в Справочнике характеристик соответствующих базовых должностей. Например:

Заведующий канцелярией

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспе­чивает своевременную обработку поступающей и отправляемой кор­респонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Ор­ганизует работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соот­ветствующие структурные подразделения документов текущего дело­производства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их передаче на хранение. Разрабатывает инструк­ции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспе­чению работников службы делопроизводства необходимыми инструк­тивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудо­ванием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией дело­производства в подразделениях, контроль за правильным формирова­нием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подго­товке созываемых руководством совещаний и организует их техниче­ское обслуживание, оформление командировочных документов, ре­гистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие ру­ководящие и нормативные документы вышестоящих органов, каса­ющиеся организации делопроизводства: ГСДОУ, стандарты унифи­цированной системы организационно-распорядительной документа­ции; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления но­менклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, уста­новленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив, системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и дру­гие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профес­сиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Документовед

Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологиче­ские процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная рабо­та). Принимает участие в планировании, организации и совершен­ствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических усло­вий труда, рационализации рабочих мест работников службы докумен­тационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицирован­ные системы документации и табели документов различного назначе­ния и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показате­лей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хра­нение, в организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуата­ции и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе бумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зару­бежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам до­кументационного обеспечения. Принимает участие в работе по под­бору, расстановке и повышению квалификации кадров службы доку­ментационного обеспечения управления.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нор­мативные документы вышестоящих органов, касающиеся докумен­тационного обеспечения управления; порядок планирования, про­ектирования и технологию работы на базе организационной и вы­числительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и раз­вития документационных систем; порядок оформления, классифи­кации, хранения и экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проек­тированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектиро­вания и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, со­циальной психологии, социологии, документообразование; отечес­твенный и зарубежный опыт в области документационного обеспе­чения управления; основы экономики, организации труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудо­вого распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Документовед I категории: высшее про­фессиональное образование и стаж работы в должности документове-да II категории не менее 3 лет. Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности докумен-товеда не менее 3 лет. Документовед: высшее профессиональное обра­зование без предъявления требований к стажу работы.

5.8.5. Инструкция по документационному обеспечению управления

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государ­ственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные спе­циальные стороны деятельности учреждений, организаций, пред­приятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Например:

• Рабочая инструкция по проведению увлажнения кинодоку­ментов;

• Инструкция по делопроизводству в Администрации Москов­ской области;

• Инструкция по работе с видеофонограммами в РГАКФД;

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных ор­ганах исполнительной власти;

• Примерная инструкция по делопроизводству в органах мест­ного самоуправления Алтайского края;

• Инструкция по делопроизводству в городской, районной тер­риториальной избирательной комиссии;

• Инструкция о порядке отбора фотодокументов, образующих­ся в результате деятельности редакций газет и журналов, и пе­редачи их на государственное хранение.

Инструкция является организационным документом длитель­ного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных испол­нителей, а также сроков исполнения. Организации, работающие в различных отраслях производства, имеют специфические особен­ности, требующие специальной регламентации. Инструкция по документационному обеспечению управления — нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкрет­ном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специ­фики деятельности.

Основополагающими документами при разработке Инструкции по документационному обеспечению управления должны служить ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией» и ГСДОУ. Государственная система документационного обеспечения управ­ления включает общие правила ведения делопроизводства на тер­ритории Российской Федерации. Структура инструкции может иметь вид, аналогичный структуре ГСДОУ:

1. Основные положения.

2. Документирование управленческих документов.

2.1. Состав управленческих документов.

2.2. Унификация и стандартизация управленческих докумен­тов.

2.3. Оформление управленческих документов.

2.4. Составление текстов управленческих документов.

3. Организация работы с документами.

3.1. Организация документооборота.

3.1.1.Порядок обработки отправляемых документов.

3.1.2.Передача документов внутри организации.

3.1.3.Учет количества документов.

3.2. Информационно-поисковые системы (И ПС) по докумен-
там организации.

3.2.1.Правила регистрации и индексации документов.

3.2.2.Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на машинных носителях.

3.2.3.Оперативное хранение документов.

3.2.4.Оперативное хранение машиночитаемых документов.

3.2.5.Составление номенклатуры дел.

3.2.6.Формирование дел.

3.3. Контроль исполнения документов.

3.3.1.Сроки исполнения.

3.3.2.Организация контроля исполнения в условиях традици­онной обработки документов.

3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный ар-
хив.

3.4.1.Экспертиза ценности документов.

3.4.2.Оформление дел.

3.4.3.Составление описей дел.

4. Механизация и автоматизация работы с документами.

4.1. Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с документами.

4.2. Применение средств механизации.

4.3. Автоматизация работы с документами.
Приложения.

Инструкции по документационному обеспечению управления делятся на:

• типовые;

• примерные;

• индивидуальные.

Типовые инструкции по документационному обеспечению управления разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами определенной отрас­ли народного хозяйства.

Примерная инструкция по документационному обеспечению управления составляется с учетом требований Типовой инструк­ции, но без учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции раз­рабатывают индивидуальные инструкции применительно к кон­кретным условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется», «запрещается» и т.п.

Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты. Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели, область применения и порядок пользования инс­трукцией. Изложение текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме. Например: «Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа» или «За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений».