Документ имеет содержание, контекст и структуру. 15 страница

Если документы касаются переписки с разнородными коррес­пондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указывают­ся:

«Переписка по научно-организационным вопросам».

Если документы относятся к корреспонденции одной админи­стративно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

«Переписка с организациями Краснодарского края о поставках продукции».

В заголовке дела может указываться временной период, к кото­рому относится содержание документа:

«Приказы по основной деятельности за январь—апрель 2008 года».

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документа­цию, указываются не только год, но и месяц, квартал: «Сводный баланс доходов и расходов за I—II кв. 2008года».

В заголовках дела не указываются сведения о подлинности до­кументов, так как это само собой разумеется, но обязательно дает­ся указание на копийность документов, из которых сформировано дело:

«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного со­става студентов. Копии».

При создании папок (файлов) с электронными версиями доку­ментов в долговременной памяти вычислительной системы офиса и структурных подразделений целесообразно соблюдать те же пра­вила формулирования заголовков дел и документов для их совмес­тимости и поиска.

6.3. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Технологически тесно с организацией систематизированно­го хранения документов связаны система их регистрации (струк­тура индексов) и сроки хранения, так как эти показатели являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в орга­низации, с указанием сроков их хранения — номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой систе­мы, но и экспертизы ценности и определения сроков их хранения, обеспечения сохранности документов организации.

Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с Госу­дарственной системой документационного обеспечения управле­ния составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных организаций. В негосударственном секторе эко­номики и управления хорошо методически отработанный и полез­ный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов необходим для обеспечения их сохранности на долж­ном уровне.

Номенклатура дел:

• закрепляет классификационную схему группировки испол­ненных документов в дела;

• устанавливает единую для всей организации обязательную индексацию документов и дел, сроки их хранения;

• служит основным учетным механизмом в текущей работе с делами и документами;

• является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается в течение несколько лет;

• является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуру дел при ее заведении должны включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документ­ные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, сте­пени конфиденциальности и способа фиксации документной ин­формации.

В номенклатуру дел организации включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым ос­нованием для подтверждения полномочий организации или пре­кращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые посту­пают из других организаций правопреемникам для их продолже­ния.

Оформление и ведение номенклатуры дел. Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Архивной службой, опублико­вана в ГСДОУ, Основных правилах работы архивов, других нор­мативных документах и является обязательной для всех учрежде­ний, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности (рис. 6.2).

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заго­ловках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное — определения сроков хранения на основе оценки инфор­мационной ценности документов. Поэтому в методику составления (и оформления) номенклатуры дел включено положение об обяза­тельном ее согласовании с экспертной комиссией организации. Для тех организаций, которые сдают документы на государствен­ное хранение, обязательно и второе согласование — с экспертно-проверочной комиссией одного из архивных органов, для которо­го оформляется дополнительный (четвертый) экземпляр номен­клатуры дел, остающийся там для последующего контроля за процессом формирования дел.

После всех необходимых согласований объединенная «сводная» номенклатура дел до начала нового делопроизводственного года вводится в силу грифом утверждения руководителя организации. При оформлении сводной номенклатуры дел крупного ведомства,

НАИМЕНОВАНИЕ
ОРГАНИЗАЦИИ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
№

Место составления

На 2009 год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации подпись И.О. Фамилия 30.11.2008

Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примеча­ние
Наименование раздела [структурного подразделения]

Руководитель службы ДОУ подпись И.О. Фамилия

10.11.2008

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от 25.11.2008 №3

Рис. 6.2. Образец бланка номенклатуры дел

как правило, используется титульный лист. При небольшом объеме сводной номенклатуры дел ее оформляют на общем бланке орга­низации.

Внутренняя структура номенклатуры дел строится по разделам, в качестве разделов номенклатуры указывают наименования струк­турных подразделений (отделов). Индексы (номера) подразделений включаются в номенклатуру и дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения составляют индекс дела, который указывается в графе 1 номенклатуры дел.

При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и по­рядкового номера дела. Например, управление делами имеет ин­декс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: кан­целярия — 01.1, отдел правительственной переписки 01.2, бюро жалоб — 01.3; бухгалтерия — 12, отдел кадров — 13 и т.д.

Индексы дел внутри разделов номенклатуры соответственно получаются 01.1-07, 01.1-02, 01.1-03,... и т.д., где 01, 02, Шидалее являются порядковыми номерами дел в пределах раздела. В следу­ющем разделе номера папок начинаются снова с единицы.

В графе 2 номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последо­вательность наименований дел:

• организационно-распорядительная документация;

• плановая документация;

• отчетная документация;

• документация, относящаяся к выполнению вопросов ос­новной деятельности;

• документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) вы­полнения основной деятельности;

• документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется сис­тематизировать по степени их важности: документация вышесто­ящих организаций, собственная документация организации. На­пример, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих орга­нов, а потом дела с распорядительными документами своего руко­водства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно использовать единую последовательность рас­положения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Графа 3 номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело, как уже было указано, не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, до­пускается формирование томов, частей.

В графе 4 номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

Графа 5 номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки:

• о заведении дел: «заведено»;

• о переходящих делах: «переходящее с 2007 г.» или «перехо­дящее на 2009 г.»;

• о передаче дел в другую организацию: «акт выдачи во вре­менное пользование от 12.08.2008 № 4»;

• о местонахождении подлинников документов: «подлинники в деле 01-04»;

• о передаче дел в ведомственный архив: «переданы в архив по описи 07.09.2008» и т.п.

Полноценное использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года и после оформления утверждаться руководителем организации и приобре­тать статус нормативного акта. Организации, обеспечивающие сохранность документов постоянного хранения самостоятельно, не согласуют номенклатуры дел со сторонними организациями. В таком случае достаточно изготовления трех экземпляров доку­мента. Один, в качестве рабочего, второй — для раздачи отдельных разделов по подразделениям. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью запол­ненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (ст. 67 Перечня типовых документов...).

Утвержденная номенклатура дел организации действует в тече­ние 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересостав­лению и переутверждению. При отсутствии изменений после не­значительной корректировки и перепечатки (с отметками о пере­ходящих делах) номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически.

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись о категориях и ко­личестве заведенных дел, в которой отмечается общее количество заведенных дел, а также количество дел по категориям в зависимо­сти от сроков их хранения (рис. 6.3). Данная запись необходима для дальнейшего учета и оформления документов на архивное хра­нение: описей, актов на уничтожение дел. Форма итоговой записи входит составной частью в форму номенклатуры дел.

Арифметический подсчет должен вестись с учетом переходящих дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно: «с отметкой ЭПК».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в госу­дарственный (муниципальный) архив, если он принимает доку­менты данной организации на хранение.

В дальнейшем в рабочий экземпляр номенклатуры дел вносят­ся сведения о конкретных местах хранения дел с кратковременны-

Рис. 6.3. Образец итоговой записи о категориях и количестве дел

ми (менее Шлет) сроками хранения. После выделения дел к унич­тожению в графе «Примечания» всех экземпляров Номенклатуры дел напротив каждого дела проставляются дата и номер акта о вы­делении к уничтожению.

Типовые и примерные номенклатуры дел. В крупных иерархичес­ких системах управления для достижения единства в классифика­ции документов и обеспечения их сохранности в качестве обяза­тельного для всех нормативного акта составляются типовые номен­клатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел. Он создается в тех управленческих структурах, где состав до­кументов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно разли­чается.

Примером может служить Примерная номенклатура дел обще­образовательных учреждений, утвержденная Минобразования РФ 29 сентября 2000 г.

Типовые номенклатуры используются как стандарт формиро­вания и наименования дел, и если какие-либо дела заведены не будут, то это оговаривается обычно в примечаниях. При этом из­менять структуру индексов и формулировки заголовков дел не до­пускается.

Примерные номенклатуры дел используются как методика, по­зволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения. При этом допускаются некоторая редакция заголовков и введение последо­вательной индексации дел.

6.4. ОЦЕНКА ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

Критерии оценки информационного содержания документов.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов и специфических критериев, имеющих на практике различное, но от этого не менее важное значение.

Критериями оценки происхождения являются роль и место орга­низации, деятеля науки, культуры, политики в системе государ­ственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место обра­зования документов.

Критериями оценки содержания можно назвать значимость со­бытия, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повто­ряемость в других документах, целевое назначение, вид и разно­видность конкретного документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, оттисков печатей, резолюций, отметок о прохождении и ис­полнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа пере­дачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и соб­ственные, специфические критерии их оценки: значимость инфор­мации для развития науки, техники, производства, новизна по­ставленных задач и предложенных решений, приоритетность ав­торства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

Вообще оценка документов и их содержания проводится прак­тически на всех этапах их создания и обработки: начиная от напи­сания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до ад­ресата, установления системы регистрации, выбора места и спосо­ба хранения.

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хране­ние документов и сведений о них с целью последующего, возмож­но неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во време­ни.

Но значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также получен­ных от различных корреспондентов с использованием всевозмож­ных средств их доставки, различны.

Первую группу составляют документы, необходимые только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хра­нение таких документов нецелесообразно не только из-за ограни­ченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.

Вторая группа документов содержит социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д. Они сохраняют свое значение намного дольше и должны хранить­ся на всем протяжении жизни человека, однако и они в конечном счете утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность лишь для конкрет­ного индивидуума. Интересные сами по себе, в силу массовости, они не только занимают слишком много места, но и содержат мно­го типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли интересной для будущих исследователей современности.

Третья группа документов создается специально, чтобы запе­чатлеть основные вехи в истории становления и развития конкрет­ных организаций, корпораций, фирм. В связи с этим они представ­ляют ценность только для данной организации и должны хранить­ся все время, пока существует организация.

Четвертая группа документов содержит нормативно-методичес­кую базу и имеет большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может, что-то и позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания.

Документы, входящие в пятую группу, отражают научно-техни­ческие достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную и политическую жизнь, имеют важное научно-тех­ническое, историческое, экономическое значение и включаются всо­став Архивного фонда Российской Федерации, в его государствен­ную или негосударственную части, в зависимости от автора и вла­дельца.

Последние документы, как памятники истории и культуры, на­ряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале — бессроч­но, или по архивной терминологии — постоянно. Для постоянного хранения, конечно, делается выборка и из документов других пе­речисленных групп, но в таком случае они переходят в разряд па­мятников истории и культуры.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в сис­темах управления появляется возможность проведения оценки ценности большей части документной информации, циркулирую­щей в любой системе управления на основе единых критериев.

Такая деятельность в системе управления получила професси­ональный термин «экспертиза ценности документов».

Экспертные комиссии (ЭК) создаются в организациях для про­ведения коллективного определения ценности документов, со­зданных и полученных извне, а также для рассмотрения норма­тивно-методических документов по работе делопроизводствен­ных служб, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов в сфе­ре ДОУ. В крупных организациях с большим объемом докумен­тооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных ко­миссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденного руководителем организации Положения о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки конкретных положений об ЭК, Ар­хивной службой (Росархивом) в 1995 г. разработано и утверждено Типовое Положение о постоянно действующей экспертной комис­сии учреждения, организации, предприятия.

В соответствии с многогранностью оценки документов форми­руется состав экспертной комиссии. Она создается в соответствии с Положением из наиболее квалифицированных сотрудников. Чле­ны комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения — состав и содер­жание всей совокупности документов. В состав экспертной комис­сии следует включать:

• сотрудника, ответственного за документационное обеспе­чение организации;

• сотрудника, ответственного за архив;

• специалистов по научной, технической, учебной, произ­водственной и другим видам документации;

• специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначает­ся один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии — секретарь фирмы либо сотрудник дело­производственной службы или архива. Заседания экспертной ко­миссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и органи­зация проведения заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Экспертная комиссия — это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за со­хранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

• номенклатура дел организации;

• описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

• акты о выделении к уничтожению и об аннулировании до­кументов и дел независимо от вида носителя;

• комплексы документов (бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях) на предмет правиль­ности их оформления для постоянного и долговременного хранения;

• предложения об увеличении типовых сроков хранения до­кументов;

• предложения об установлении сроков хранения докумен­тов, не предусмотренных действующими типовыми пере­чнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типо­выми номенклатурами дел.

Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в госу­дарственных учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архи­вы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы.

Типовые и ведомственные перечни документов. В помощь орга­низациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения, оценке информационной ценности и определении сроков их хра­нения различных функциональных групп документов:

• изобретений и открытий;

• документов с повторяющейся информацией;

• научно-технической документации;

• производственных автоматизированных систем управле­ния;

• редакционных документов и т.д.

Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сро­ки хранения документов являются обязательными для всех рабо­тающих в России организаций, независимо от рода занятий и фор­мы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности организации.

На основе и в развитие работ Архивной службы министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни, за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли, все они, естественно, обязательно проходят экспертизу в Архивной службе. При отсутствии ведомственного перечня следует пользо­ваться: Перечнем типовых управленческих документов, образующих­ся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2000), а для документов, созданных ранее 1995 г., также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предпри­ятий с указанием сроков иххранения (1988).

Действующий Перечень типовых управленческих документов, об­разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хра­нения разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроков их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов. Это:

• организация системы управления;

• планирование деятельности;

• финансирование деятельности;

• учет и отчетность;

• экономические, научные, культурные связи;

• информационное обслуживание;

• трудовые отношения;

• кадровое обеспечение;

• материально-техническое обеспечение деятельности;

• административно-хозяйственные вопросы;

• социально-бытовые вопросы;

• деятельность первичных профсоюзных организаций (объ­единений).

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содер­жащие документы, имеющие разные сроки хранения, например ст. 193 «Книги, журналы, картотеки учета» содержит пункты от «а» до «п»:

а) ценных бумаг — постоянно;

б) договоров, контрактов соглашений — 5 л. ЭПК;

в) основных средств — 5 л. и т.д.

Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комисси­ей организации или архивного органа.

В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться без изменений или продлен, если члены комис­сия придут к выводу, что документы уничтожать рано.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки: «До замены новыми», «До минования надо­бности», «После истечения срока действия договора», «При усло­вии завершения проверки (ревизии)» и др.

6.5. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

Во время создания, согласования и использования докумен­тов они хранятся в папках исполнителей в неподшитом виде. Для их систематизации удобно применять прозрачные пластиковые пакеты с системой крепления в папки — «файлы». Электронные документы (документы в цифровой форме) в этот период хранятся в долговременной памяти вычислительной системы офиса или на съемных носителях (дискетах, флеш-картах и др.). Структура папок и файлов, независимо от используемого носителя, для предотвра­щения путаницы должна соответствовать структуре заголовков в номенклатуре дел. Допустимо не использовать длинные заголовки, а ограничиться индексами номенклатуры дел. Поскольку докумен­ты хранятся не один год, целесообразно к индексу электронной папки добавлять обозначение года, например: 32-08\2006.

Хранение уже исполненных и копий отправленных документов осуществляется в большинстве случаев в подшитом виде в папках-скоросшивателях различных конструкций, регламентация касает­ся только правил оформления обложек этих папок. Хранение чер­тежей, других документов, подшивка которых может уничтожить часть текста или испортить сам носитель, например почетные дип­ломы, целесообразно хранить в неподшитом виде в специальных (с клапанами и завязками) папках, обеспечивающих их сохран­ность, и коробках.

Хранение документов в цифровой форме (электронных версий) целесообразно осуществлять на съемных носителях в специально для них предназначенных упаковках, например коробках для С/)-дисков, поскольку в настоящее время этот носитель наиболее технологичен для записи и хранения документов.

При заведении дела оформляется обложка папки или специаль­ный бланк, который наклеивается на обложку дела. Оформление лицевых вкладышей к коробкам, в которые помещают С/)-диски, аналогично обложкам папок для бумажных документов.

На обложке (рис. 6.4) указываются: полностью в именительном падеже наименование организации и структурного подразделения, в котором заводится дело (единица хранения); индекс дела по но­менклатуре дел; при заведении следующего тома дела на первом и последующих томах указывается его номер; заголовок дела, кото­рый полностью переносится из номенклатуры дел, так же как и сведения о сроке хранения дела.

Допускается позднее вносить сведения о дате заведения дела, так как эта дата должна совпадать с хронологически первой датой документов, из которых сформировано дело.

Для дополнительного учета единиц хранения с техническими носителями: фото-, кино-, магнитными пленками, различными кассетами, компьютерными CD- и /)К/)-дисками следует ввести учет самих носителей информации.

За основу может быть взята карточка из ранее действовавших методических указаний по хранению документов на машинных носителях (РД 50-524-84 Методические указания. Порядок хране-

Наименование организации Структурное подразделение

ДЕЛО №

единицы хранения (том) №___________

Заголовок дела

(дата единицы хранения)

На______ Мбайт

Хранить______ лет

Рис. 6.4. Образец обложки футляра магнитного носителя (размер 125 х 120 мм)

ния документов на машинных носителях) или разработана и ут­верждена руководством организации собственная учетная форма (рис. 6.5).

Для оперативного (текущего) хранения дел используют разно­образные средства хранения, от традиционных канцелярских де­ревянных и металлических полок, шкафов, сейфов до специальных элеваторных картотек. Дела (и единицы хранения) располагаются в них в соответствии с номенклатурой дел. Там же, например, на внутренних поверхностях дверей, для быстрого поиска закрепляют и соответствующий раздел номенклатуры дел.

Отдельные документы, уже подшитые в дела, как правило, из них не изымаются, за исключением оговоренных законодательно случаев, предпочтительнее изготовление копий и их заверение (при необходимости). В то же время дела, находящиеся на оперативном хранении, часто выдаются во временное пользование сотрудникам И структурным подразделениям для текущей работы. В этом случае служба ДОУ должна вести учет дел, выданных во временное поль­зование как вовне, так и внутри организации, и следить за их свое­временным и полным возвращением. Для контроля за выдачей дел сотрудникам используются карточки, в которых сначала за каждое дело отдельно расписывается сотрудник структурного подразделе­