Организационный документ

Все организации и предприятия в своей деятельности наряду с актами органов государственной власти руковод­ствуются положениями, уставами, правилами, инструкциями. Эти документы именуют организационными.

Устав — юридический акт, на основании которого оформ-

ляется структура, функции и правовое состояние учрежде­ния, организации или предприятия. Уставы после их утвер­ждения вышестоящей организацией подлежат обязательной регистрации в органах министерства финансов. После реги­страции вновь созданная организация может разворачивать свою деятельность.

Уставы могут быть индивидуальными и типовыми.

Содержание, формуляр устава, порядок оформления, со­гласования и утверждения такие же, как и для положения. Устав является основой для разработки положения.

Положение — это правовой акт, устанавливающий основ­ные правила организационной деятельности государственных органов, их структурных подразделений, предприятий (филиа­лов). Его, как правило, составляют при создании новых пред­приятий, организаций, фирм и их структурных подразделений.

Существуют положения типовые и индивидуальные.

Типовые положения разрабатывают для системы учреж­дений и предприятий, индивидуальные — на основе типово­го. Типовые положения, как правило, утверждаются выше­стоящими органами управления, а индивидуальные — руко­водителями предприятий и организаций.

Положение состоит из таких разделов: общая часть (пре­амбула); основные функции (что необходимо сделать для выполнения поставленных задач); права; порядок создания и организации деятельности.

Типовой формуляр положения содержит в себе: герб; на­звание ведомства, организации, структурного подразделения; гриф утверждения; название вида документа (положение); место издания; дату; индекс; заголовок к тексту; текст; под­пись; отметку о поступлении.

Инструкция — это документ, содержащий правила, регу­лирующие какие-либо специальные стороны деятельности учреждений и предприятий, их отдельных подразделений и служб, а также должностных лиц. Например, «Инструкция о порядке замещения...», «Инструкция о внедрении...». Инст­рукцию подписывает руководитель организации. Она пред­назначена для постоянного пользования, поэтому текст изла­гается лаконично,точно и понятно.

352 _________ Раздел II. Характеристика отдельных видов и типов докумек пц

|*

Инструкция имеет такие реквизиты: название вида до* кумента (инструкция); гриф утверждения; заголовок (иногч да входит название документа); дату; индекс; место изда­ния; текст; подпись; виды согласования.

Отдельная разновидность этого вида документов — долам постная инструкция, определяющая организационно-правоч вое положение работника в структурном подразделении, а также условия, обеспечивающие эффективность деятельности.

Должностная инструкция состоит из таких разделов: об* щая часть; функции; обязанности; права; взаимоотношения (связи по форме); ответственность работника и др. В общей части указывают: основные задачи работника; порядок заме­щения должности; профессиональные требования; подчинен­ность; основные руководящие документы. В разделе «функ­ции» определяют предмет, содержание и перечень видов работ.

Контрольные вопросы

1. Что такое «деловой документ»?

2. Как соотносятся между собой деловой, неопубликован­ный и непубликуемый документы?

3. Какие группы документов относят к разряду дело­вых документов?

4. Что такое делопроизводство, его особенности, назна­чение?

5. Каковы основные классификационные признаки дело­вого документа?

6. В чем состоит специфика текста делового докумен­та?

7. Что входит в основные реквизиты делового документа?

8. Что входит в основные разновидности информацион­ных документов и документов коллегиальных органов?

9. Каковы основные виды распорядительных документов?
10. В чем особенности организационных документов?

Глав а 16. Деловой документ 353

Практические задания

1. Подберите в лаборатории кафедры 10 наименований деловых документов (служебное письмо, справка, докладная или пояснительная записка, протокол, положение, устав, инструкция, приказ, распоряжение, решение).

2. Дайте характеристику каждого вида делового докумен­та по таким признакам: содержание, происхождение, направ­ление, форма, техника воспроизведения, секретность, сроки выполнения, сложность, стадия создания, сроки хранения.

3. Проанализируйте текст, оформление и реквизиты двух видов деловых документов. Замечания и предложения офор­мите в рабочей тетради.

ГЛАВА 17 ДОКУМЕНТ КАК АРТЕФАКТ

17.1. Понятие артефакта

По признаку социально-культурной значимости выде­ляют группу документов, получивших название артефакт (лат. аг!,е — искусственно, 1ас1и8 — сделанный) — документ, обладающий особой социально-культурной ценностью, не свой­ственной документу в целом. Артефактные документы — это документные памятники, в т. ч. письменности, составля­ющие часть культурного достояния страны, народа, человече­ства, обычно охраняемые специальными законами.

Памятники выступают объектом науки памятниковеде-ния, которая делит их на движимые и недвижимые. К числу движимых относят документные памятники: рукописи и старопечатные книги (манускрипты, палимпсесты, инкуна­булы), раритеты, редкие письменные и графические издания, кинофотофонодокументы и т. п.

В середине 1980-х годов распространение получило понятие «книжный памятник», постепенно ставшее обобщающим для таких понятий, как «редкая» и «ценная книга» (особо ценная, уникальная). Трактовка ценной книги как качественной ее характеристики принадлежит И.Н. Розанову, А.И. Маркушеви-чу, М.Н. Куфаеву, С.А. Соболевскому (XIX — начало XX вв.).

Основой отнесения документа к артефакту (памятнику) может служить особая ценность и уникальность содержания, предисловия, сопроводительных статей, комментариев и т. п. Документы этого вида отличаются по внутренней структуре (составу, подбору и организации сообщения в нем). Артефакт­ные документы оснащены особенно сложным аппаратом. Помимо основного текста, они могут включать научно-иссле­довательские статьи, поясняющие текст, обширный тексто­логический материал, историографические комментарии и разнообразные указатели (тематические, предметные, имен­ные). Как правило, артефактные документы имеют особую материальную основу, конструкцию, особые условия бытова­ния во внешней среде. Они выходят в улучшенном оформ­лении, с многочисленными иллюстрациями, часто в нестан­дартных формах, в переплетах. Для издания памятников нередко используют факсимильное воспроизведение.

Содержательная (информационная) ценность докумен­та, его особое историческое, художественное и культурологи­ческое значение являются основным признаком, позволяю­щим отнести документ к разряду артефактных. Как уже отмечалось, это не просто источник информации, он имеет особую социально-культурную ценность.

Кроме содержания, критерием артефактности может слу­жить и материальная основа документа, его форма: бумага, пленка, шрифт, краска, способ записи и воспроизведения ин­формации, обложка, переплет, автор и др.

К артефактным также относят документы по особым усло­виям их бытования во внешней среде, путем изучения их «судьбы» или легенды (термин архивоведения), первоначаль­ной принадлежности, связи с историческими событиями, па­мятными местами и т. п.

Артефактные документы составляют основу духовных и материальных ценностей человечества и по уровню качествен­ных критериев относятся к документным памятникам ми­рового, национального и местного значения.

Важнейшая задача библиотек и других учреждений куль­туры страны состоит в создании специализированных фон­дов рукописных и старопечатных книг, редких и особо цен-

Раздел II. Характеристика отдельных видов и типов

Глава 17. Документ как артефакт

Рис. 27. Артефакт

ных документов нового времени, в обеспечении их сохранно­сти и рациональной доступности для научных, просветитель­ских и воспитательных целей. Это одно из направлений об­щегосударственной деятельности по реализации закона об охране и использовании памятников письменности, истории и культуры.

17.2. Ценный и редкий документ

Документный памятник — это ценностная категория, охватывающая результаты человеческой деятельности, в вы­сокой степени отразившие культуру и исторические особен­ности той или иной эпохи и вследствие этого ставшие объек­тами ценностного отношения.

В фондах библиотек, архивов, музеев, информационных центров наряду с ценными есть неценные документы — с ограниченным сроком хранения.

Ценность — это особая социальная значимость докумен­та, предпочтительность одного документа другому по некото­рому существенному признаку либо их совокупности. При­знав особую ценность документа, государство берет его на учет, обеспечивает особые условия хранения и рационально­го использования.

Экспертиза ценности документа осуществляется с учетом критерия ценности — комплекса научно обоснованных при­знаков, на основании которых определяется ценность документа.

По степени ценности различают следующие виды докумен­тов: ценный, особо ценный, уникальный и редкий документ.

Ценный документ имеет политическое, социально-эконо­мическое, научное, культурное значение и на этом основа­нии подлежит государственному учету и приему на государ­ственное хранение. Ценность — качественная характерис­тика ценного документа, представляющего особую социальную значимость по содержанию, форме и/или условиям бытова­ния во внешней среде, независимо от его количества.

Особо ценный документ имеет для государства непрехо­дящее значение и незаменим при утрате.

Рис. 28. Папирус. 4 в.до н. э.

Уникальный документ не имеет себе подобных по содер­жащейся в нем информации и/или внешним признакам.

358 Раздел II. Характеристика отдельных видов и типов документов

Глава 17. Документ как артефакт

1 к.-» Г*- «-ч»1» <*«»Г

-.1* Агф- *.^ *г%.Щ*ь л**г

4. >?Гг.-Зй**

***.*.,™.,^

х,

•Ж^'^1

•г-.у:,г

дйа^з?:

Г--4-

«|

Рис. 29. Редкая книга

Редкий документ — сохра­нился или выпущен в относи­тельно малом числе экземпля­ров и обладает художественной, научной, культурной, библиогра­фической или иной ценностью. Редким можно назвать экземп­ляр документа, обладающий не­повторными приметами, кото­рые отличают его от остального тиража документа (именной, снабженный автографом автора, «участник» знаменательного со­бытия, особо переплетенный, имеющий уникальный футляр и т. п.). Наиболее устоявшимся является термин «редкая книга», появившийся в XVIII в. благо­даря библиофилам — собирателям книжных редкостей.

Основным признаком редкой книги является ограничен­ное количество существующих или сохранившихся экземпля­ров издания, имеющих особую социально-культурную ценность. Редкость может носить естественный или искусственный ха­рактер. Естественная редкость — это малый тираж ценной книги. Искусственная редкость — убыль тиража пропорцио­нально возрасту книги. Если первая характеристика обуслов­лена обстоятельствами издания книги, то вторая — условиями бытования книги в обществе (изнашиваемость, уничтожение цензурой, стихийными бедствиями и т. п.). Здесь большую роль играет временной фактор — документы более раннего периода войдут в категорию редких документов (изданий, книг).

17.3. Книжный памятник

Книжный памятник — издание, сочетающее в себе коли­чественные и качественные признаки редкой и ценной кни­ги. Это разновидность документного памятника. Книга рас­сматривается в ряду других памятников истории и культу-

ры — научных, литературно-художественных, изобразитель­ных, архитектурных, музыкальных и т. д., — но как особый памятник. Его специфика определяется сущностью книги как единства опубликованного произведения и способа его материального существования (издания).

Книжный памятник может быть литературно-художе­ственным, научным и др. Кроме того, он несет информацию о том, где, когда, кем он напечатан, прокомментирован, поли­графически выполнен в соответствии с поставленной задачей и объективными возможностями — т. е. информацию о книж­ной культуре времени, об отраженной в каждом конкретном издании современной ему истории и культуры общества.

Ценностная характеристика книжного памятника об­условлена сочетанием ценности произведения и издания (на­пример, первое издание классического произведения). Она не может определяться только ценностью опубликованного произведения (например, обычное, рядовое издание класси­ческого произведения), так как создание произведения — это не только книготворческая деятельность. В то же время ма­териальное воплощение произведения может в ряде случаев самостоятельно определять ценность книжного памятника (например, замечательно иллюстрированное и напечатанное издание выдающегося произведения), так как здесь речь идет о результате именно книготворческой деятельности.

Группу книжных памятников составляют выдающиеся в историко-культурном отношении издания:

1) созданные на начальных этапах истории книги;

2) воплотившие наиболее значительные достижения раз­личных областей человеческой деятельности — социально-по­литической, экономической, технической, научной, культурной;

3) дающие представления о прогрессивном развитии самой книги, ее репертуара, типов, видов, текстологической и редак­торской подготовки, справочного аппарата, художественного оформления, полиграфического исполнения, материальной основы и др.

Названные показатели книги являются параметрами ее Ценности, которые дополняются показателем редкости изда­ния — незначительным количеством сохранившихся экземп­ляров.

360 Раздел II. Характеристика отдельных видов и типов документов!

Кроме того, основанием отнесения книги к категории па«»
мятников могут служить ее индивидуальные особенности,
обусловленные спецификой бытования во внешней среден
необычная судьба книги; наличие автографов, памяток, запи-х
сей авторов или выдающихся деятелей; принадлежности
книги частным коллекциям, музеям книги, отделам руко*
писных и старопечатных книг, редких и особо ценных изда­
ний, созданных в крупнейших библиотеках. *

Общепризнанными центрами коллекций книжных памяти ников являются библиотеки. Фонд редких и ценных изданий в библиотеках составляют следующие группы документов:' древние рукописные книги различных периодов, манускрип-' ты, инкунабулы, палеотипы и т. д.; первопечатные издания стран востока; издания XV—XII вв., напечатанные глаголицей и кириллицей; западноевропейские издания XVI—XVII вв.; украинские национальные издания (1574—1923 годы), напе­чатанные гражданским шрифтом; первопечатные издания от­дельных регионов Украины; издания, являющиеся памятни­ками событий и эпох большой исторической важности (Пар­ламентская республика П. Скоропадского, Директория, эпоха Б. Хмельницкого, освободительная революция 1917—1920 го­дов, Великая Отечественная война и др.); первые и прижиз­ненные издания произведений выдающихся ученых, писате­лей, а также лучшие их переиздания; конфискованные и за­прещенные издания произведений общественно значимого со­держания; книги с автографами выдающихся общественных деятелей, ученых, писателей; личные библиотеки известных деятелей науки и культуры, а также значительные в истори­ко-культурном отношении библиофильские собрания; изда­ния, оформленные и иллюстрированные выдающимися худож­никами; издания в ценных художественных переплетах; луч­шие миниатюрные издания и издания необычных форм; до­кументы, размноженные необычным способом (гравирован­ные, литографированные, гектографированные, с вытканным текстом и т. д.); напечатанные на особых материалах (шелк, пробка, цветная бумага); традиционно сложившиеся темати­ческие коллекции, связанные с историей учреждения-фондо­держателя, местности и т. п.

Глава 17. Документ как артефакт

Книжные памятники хранятся в специально построен­ных или приспособленных изолированных помещениях. Для обеспечения гарантированной сохранности артефактных до­кументов создаются их микрокопии, т. н. страховые фонды.

Контрольные вопросы

1. Чем вызвана необходимость выделения артефактно-го документа?

2. Каковы особенности документного памятника?

3. Каковы качественные критерии оценки документа?

4. Каковы количественные критерии оценки документа?

5. В чем особенности ценного, особо ценного, уникального и редкого документа?

6. Что такое книжный памятник, его основные призна­ки?

7. Есть ли книжные памятники Украины в библиотеке Вашего учреждения? Охарактеризуйте их.

8. Каковы направления дальнейшей разработки в тео­рии и практике вопросов классификации документ­ных памятников?