Практические задания

1. Подберите в лаборатории кафедры комплект (8 на­званий) неопубликованных документов разных видов: от­чет о НИР и ОКР, депонированная рукопись, диссертация, автореферат диссертации, препринт, перевод, обзорно-ана­литический документ и т. п. — по одному экземпляру.

2.Сопоставьте документ с фасетно-блочной схемой и найдите признаки, свойственные каждому из них.

3. Дайте характеристику конструктивным элементам депонированной рукописи (автореферата диссертации).

ГЛАВА 16 ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТ

16.1. Понятие о деловом документе

Деловой документ является разновидностью непублику-емого, т. е. предназначенного для однократного использова­ния. Его цель — принятие или исполнение непосредствен­ных управленческих решений. Он содержит первоначаль­ные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п. и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, уч­реждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.

Подавляющее большинство используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фик­сированной информации является документ.

К деловым документам относятся:

♦ информационные;

♦ документы коллегиальных органов (служебные пись­ма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояс­нительные и служебные записки);

Раздел II. Характеристика отдельных видов и типов документов

Глава 16. Деловой документ

♦ распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

♦ организационные (положения, уставы, инструкции);

♦ документы по личному составу (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу, по контрактной системе найма работников);

♦ документы по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о материальной ответственности, хозяйственные договоры в посреднической деятельности, комплект договоров по созданию новых форм хозяйствова­ния, комплект договоров о взаимоотношениях предприятия и банка);

♦ документы по хозяйственно-претензионной деятель­ности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

♦ учетно-финансовые (оформление открытия счета в бан­ке, заявление-обязательство, отказы от акцепта, акты, трудо­вые соглашения, поручения);

♦ документы по внешнеэкономической деятельности (по организации внешнеэкономических связей и созданию со­вместных предприятий).

Деловые документы часто называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией (сово­купность документов по определенному предмету).

В учреждениях, организациях и предприятиях образуют­ся функциональные комплексы документов (потоки и мас­сивы) или функциональные системы документации: органи­зационно-распорядительной, финансово-расчетной, снабжен-ческо-сбытовой и т. п.

Деловой документ отличается совокупностью внешних признаков, включающих способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форму и размер доку­мента, элементы его правового, делопроизводственного оформ­ления и начертания знаков письма.

Большинство деловых документов оформляются соглас­но формуляру-образцу, на базе которого разрабатываются унифицированные документы с учетом возможности их ма­шинной обработки и изготовления бланков. Существуют стан­дарты на унифицированные системы документации.

Зачастую документы под одним названием входят в раз­ные системы документации. Например, заявления на предо­ставление отпуска и на открытие расчетного счета в банке относятся к различным системам документации, хотя име­ют одно название — заявление.

Деятельность по созданию документов называется доку­ментированием. Условия, обеспечивающие движение, поиск и хранение документов, объединяются под общим названи­ем — организация работы с документами. Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами в процессе управленческой деятельности, на­зывается делопроизводством.

16.2. Классификация деловых документов

Деловые документы классифицируются по различным признакам: поступлению, происхождению, направлению, ста­диям создания, сложности, срокам исполнения, назначению, гласности, срокам хранения, форме и др.

По поступлению деловые документы делятся на офици­альные (служебные) и личные.

Официальный (служебный) документ создается органи­зацией или должностным лицом и оформляется в установ­ленном порядке. Должностное лицо осуществляет функцию представителя власти и занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных, админис­тративно-хозяйственных обязанностей. Такой документ от­ражает деятельность учреждения, фирмы, организации, пред­приятия (положения, уставы, распоряжения, приказы).

Среди официальных документов выделяют личные, удос­товеряющие личность человека и/или его права, обязаннос­ти, а также служебное либо общественное положение (визит­ка, удостоверение, студенческий билет, пропуск и др.).

Документ личного происхождения создается лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служеб­ных обязанностей (письмо, записка).

По происхождению различают документы внутренние и внешние. Внутренний документ предназначен для функцио-

338 Раздел II. Характеристика отдельных видов и типов документов

нирования внутри создавшей его организации (приказ, рас­поряжение, акт). Внешний документ предназначен для на­правления за пределы организации, в которой он создан (пись­мо, телеграмма, запрос).

По направлению деятельности документы делят на вхо­дящие и исходящие. Входящий документ поступает в орга­низацию, исходящий — направлен из учреждения (органи­зации, предприятия).

По стадиям создания различают черновой, беловой доку­менты, оригинал и копию. Черновой документ — рукописи ный или машиночитаемый, он отражает работу автора над текстом. Беловой — имеет текст, переписанный или перепе­чатанный с чернового документа без помарок и исправле­ний. Документ является оригиналом, если это первый и един­ственный его экземпляр. Подлинники (оригиналы) называ­ют умноженными, когда они составлены в нескольких эк­земплярах и каждый из них имеет одинаковую юридиче­скую силу (договор, положение, устав).

Копия воспроизводит информацию документа и все его внешние признаки или часть их, в т. ч. элементы его право­вого, делопроизводственного, художественного оформления. В юридическом отношении оригинал и копия равноценны.

Различают несколько видов копий: выписки-копии, воспро­изводящие часть текста документа; отпуски — полные копии документа. Особый вид копии — дубликат, имеющий одинако­вую юридическую силу с оригиналом. Он выдается при утрате подлинника (паспорта, свидетельства, удостоверения).

По сложности выделяют простые (рассматривают один вопрос) и сложные (два или несколько вопросов) документы.

По срокам исполнения документы делятся на срочные (телеграммы, телефонограммы, командировочные удостовере­ния) и несрочные.

По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений (акт, от­чет, протокол и др.), а также и способ передачи информации на расстояние (письмо, телеграмма, телефонограмма и т. п.).

По гласности различают документы обычные, секретные, для служебного пользования. Секретные документы имеют

Глава 16. Деловой документ

особую отметку и гриф секретности — «секретно». С ними ведут работу лица, которые имеют разрешение и ознакомлены со специальной инструкцией по секретному делопроизвод­ству. Документы служебного пользования, содержащие не­секретные сведения, не подлежат огласке в открытой печати, по радио, телевидению, используются только работниками данного предприятия (организации, учреждения). На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

По срокам хранения выделяют: документы постоянно­го, длительного (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).

По форме различают стандартные (типовые) и индиви­дуальные документы. Стандартный документ содержит одно­родные вопросы и составляется по типовому образцу. Обычно он отпечатан на бланке, где имеется постоянная и перемен­ная информация (командировочное удостоверение, справка).

Индивидуальные документы создаются для объяснения конкретной управленческой ситуации. Содержание в них излагается индивидуально, представляя собой результат твор­чества исполнителя (докладная записка).

16.3. Текст делового документа

Текст — главный элемент документа. В любом деловом документе он состоит из логически выстроенных частей: вступления, доказательства, заключения. Во вступлении ад­ресат готовится к восприятию темы (указывается повод, при­ведший к составлению документа, излагается история вопро­са и т. п.). В доказательстве освещается суть проблемы (до­казательства, пояснения, размышления, сопровождающиеся цифровыми расчетами, ссылками на законодательные акты и другие материалы). В заключении, которое может быть ак­тивным или пассивным, формулируется цель составления документа: активное заключение точно определяет действие адресата, цель пассивного — проинформировать о каком-либо факте, обстоятельстве и т. п.

Текст документа, состоящий только из заключения, назы­вается простым, а содержащий другие элементы — сложным.

340 Раздел II. Характеристика отдельных видов и типов документе»

В зависимости от содержания документа используете» прямой или обратный порядок размещения логических элементов. В первом случае после вступления идет доказа­тельство и заключение. При обратном порядке — сначала излагается заключение, а потом доказательство. Вступление в таком документе отсутствует.

По способу изложения материала документы делятся на две категории: с высоким и с низким уровнем стандартиза­ции. Первые составляются в соответствии с утвержденной формой. Унификация как одно из направлений рационали* зации документов воплощается в разработке и применении на практике типизированных и трафаретных текстов.

Типизация текстов — процесс создания текста-образца;, стереотипа, на основе которого могут строиться документы аналогичного содержания, отвечающие подобным управлен* ческим ситуациям. При этом наиболее точно сохраняются основные конструкции и формулировки. Типовые тексты, как правило, оформляются в виде специальных сборников. Т. е. трафаретные тексты — дословное воспроизведение постоян^ ной информации группы документов с пропусками для даль­нейшего конкретного заполнения.

По способу изложения документы с низким уровнем стандартизации принято делить на рассказы, описания, раз­мышления.

В рассказе речь идет о событиях (явлениях, фактах) в той хронологической последовательности, в которой они проис­ходили в действительности (автобиография, пояснительная записка, заметка, протокол).

В описании характеризуются явления (предмет, люди, события) с перечислением признаков, свойств, особенностей (описание-характеристика, приказ, отчет, постановление).

Размышлением называется вид текста, в котором логи­ческие определения, мысли и умозаключения раскрывают внутреннюю связь явлений, доказывают определенный те­зис. Различают два основных вида доказательств — дедук­тивный, когда мысль развивается от общего к частному, и индуктивный, в котором мысль направлена от отдельных фактов к общему.

Глава 16. Деловой документ

Текст делового документа отвечает следующим основным требованиям: достоверность и объективность содержания, нейтральность тона, полнота информации, максимальная крат­кость, убедительность. Убедительным является тот документ, который приводит к принятию адресатом предложения или выполнения просьбы, изложенной в документе. Убедительно составленное письмо может ускорить принятие управленче­ского решения, помочь избежать назревшего конфликта. Текст раскрывает основное содержание документа.

16.4. Реквизиты и оформление делового документа

Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.

Реквизит (лат. гедшзИит — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению.

Оформление документа — это проставление необходи­мых реквизитов, их написание и расположение на бланке.

Для унифицированных форм документов применяют бу­магу форматов АЗ (297x420мм), А4 (210x297мм), А5 (148x210мм), А6 (105x148мм).

Деловой документ с использованием реквизитов оформ­ляют в соответствии с формуляром-образцом.

Формуляр-образец — единая модель построения формы Документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Деловые документы, как пра­вило, имеют постоянно действующий бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем посто-

342 Раздел II. Характеристика отдельных видов и типов документов

янной информацией и местом, отведенным для переменной»!
Постоянная информация сообщает название организации;*
(учреждения, предприятия), ее адрес, номер телефона или]
факса; под переменной имеются в виду документная инфор-*.]
мация, а также элементы правового и делопроизводственное
го оформления (исходящий номер, подпись должностного лица, |
печать). ^

Для каждого формата (А4 и А5) устанавливаются два! варианта размещения реквизитов: угловой и продольный. ^

При составлении и оформлении документов обязательно указываются учреждение-автор (как правило, указывается на бланке), вид документа (кроме писем), заголовок, адрес и дата, отметка о согласовании текста, удостоверение доку­мента (подпись, учреждение, печать), отметка о его прохож­дении и исполнении.

Наименование вида документа. Во всех документах, кроме писем, приводится название вида документа, способствующее; быстрому восприятию его содержания. Исходя из наимено­вания, устанавливается перечень необходимых для его оформ­ления реквизитов, структура текста и особенности изложе­ния, уровень обязательности выполнения его требований (акт, распоряжение, режим, постановление и т. п.).

Автор делового документа — это юридическое лицо: учреж­
дение, предприятие, организация (например, Харьковский го­
сударственный институт культуры, Ассоциация современных ]
информационно-библиотечных технологий и т. п.).;

Дата. Документ датируется днем его подписания или; утверждения (за исключением материалов коллегиальных 3 органов, датируемых днем проведения коллегии). Элементы I даты приводятся в одном ряду тремя парами арабских цифр в такой последовательности: день, месяц, год.

Индекс. Этот реквизит обеспечивает оперативный спра-вочно-информационный поиск документа, его сохранность и; контроль исполнения. Он включает в себя три пары араб­ских цифр, где первая пара — индекс структурного подразде- = ления, вторая — номер дела в номенклатуре подразделения, ^! третья — порядковый номер по журналу учета. Например, л входной номер № 03-12/97: первая цифра 03 — шифр струк-

Глава 16. Деловой документ

турного подразделения автора документа, 12 — номер дела, _Где хранится копия исходящего документа; 97 — регистра­ционный номер документа по журналу учета входящих до­кументов и канцелярии.

Место составления или издания. Этот реквизит включа­ет в себя название города или другого населенного пункта, где создается распорядительный, организационный или кол­легиальный документ.

Адресат. Документ адресуется организации, структурно­му подразделению, служебному или частному лицу. Основ­ные элементы реквизита «адресат» — название учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, по­чтовый адрес.

Гриф утверждения. Утверждение — способ удостовере­ния документа после его подписания, санкционированное расширение действия документа на определенный круг струк­турных подразделений, организаций или служебных лиц. Элементы грифа утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ, долж­ность лица, утверждающего документ, подпись. Документ имеет юридическую силу с момента его утверждения.

Заголовок к тексту. Этот реквизит отражает главную идею документа. Цель заголовка — ускорение процесса обработки документа и прохождения через структурные подразделения к его реальному исполнителю.

Заголовок является неотъемлемой частью документа, оформляется на бланке или листе бумаги формата А4 неза­висимо от его вида и назначения. Он с максимальной полно­той раскрывает содержание документа. Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет рубрику картотеки и тем самым дает возможность находить и исполь­зовать документ в период его пребывания в учреждении.

Подпись. Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетель­ствование. Главные способы освидетельствования докумен­тов — подпись, утверждение и приложение печати.

Документы, отправляемые в вышестоящие организации, ^в редакции газет и журналов, а также распорядительные и важнейшие внутренние документы подписывает руководи­тель учреждения или его заместитель.

344 ____________ Раздел II. Характеристика отдельных видов и типов доку ментов

Докладные записки, справки, сообщения, сводки, списки, перечни и другие документы справочного или аналитического характера может подписывать исполнитель, если рассматри­ваемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Документы коллегиальных органов (постановления, ре-шения, протоколы и др.) подписывают два лица — председа­тель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.

Печать прикладывается к документам, требующим осо­бого освидетельствования их аутентичности. Она может быть гербовой или простой. Гербовая печать прикладывается к документам, подтверждающим юридические и физические права лиц или устанавливающим затраты денежных средств и материальных ценностей, а также к уставам, положениям, где, согласно нормативным актам, необходимо наличие от­тиска печати. Простые печати могут иметь различную фор­му: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изоб­ражается. Ее прикладывают к документам, выходящим за пределы организации, к размноженным экземплярам рас­порядительных документов при их рассылке, к справкам с места работы и т. д.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит содержит такие данные: краткую справку о выполнении, слова «в дело» и номер дела, к которому будет подшит документ, дату направления документа в дело, подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

В отдельных документах может отсутствовать часть рек­визитов. К числу обязательных относятся реквизиты, даю­щие документу юридическую силу и повышающие опера­тивность его подготовки, обработки, использования.

Глава 16. Деловой документ

16.5. Характеристика отдельных видов деловых документов