Создание главного документа

Для структурирования существующего текста необходимо:

• Открыть документ.

• Дать команду Вид/структура.

• Задать уровни заголовков, либо оформляя их соответствующим стилем при помощи кно­пок панели Форматирование, либо при помощи кнопок па­нели Структуры.

Для создания главного документа, как нового документа:

• Создать новый документ.

• Дать команду Вид/Структура.

• Задать структуру главного документа.

• Дать команду Файл/Сохранить.

Для создания вложенного документа, путем вычленения его из главного документа, необходимо:

• Определить, с какого уровня заголовка начинается вложенный доку­мент.

• Выделить заголовок и текст вычленяемого документа щелчком на зна­ке «плюс» перед за­голов­ком (при этом выделяется заголовок и весь подчи­ненный ему текст).

• Нажать кнопку Создать вложенный документ на панели инструментов. Заголовок и текст бу­дут помещены в рамку, а также должен появится значок вложен­ного документа. Вложен­ный документ со­храняется как самостоятельный файл. В качестве имени файла Word использует первые 8 симво­лов заголовка.

• Сохранить главный документ.

Для вставки в главный документ вложенных существующих файлов:

• Открыть главный документ командой Файл/Открыть.

• Установить курсор в месте, куда должен быть вставлен вложенный до­кумент.

• Нажать кнопку Вставить вложенный документ на панели Главный до­кумент.

• Выбрать файл и открыть его.

• Сохранить главный документ.

Для редактирования вложенных документов необходимо:

• Дважды щелкнуть мышью на значке вложенного документа. Вложен­ный документ открывается в отдельном окне и может редактироваться как обычный документ. Внести необходимые измене­ния.

• Сохранить и закрыть вложенный документ.

· При редактировании вложенных документов, как самостоятельных файлов необходимо: вложен­ный документ открыть для редактирования командой Файл/От­крыть. Внести необходимые изменения и сохранить под тем же именем в той же папке.

Для удаления вложенных документов:

• Открыть главный документ (если он закрыт).

• Выделить вложенный документ.

• Нажать на кнопку Удалить вложенный документ на панели Главный документ.

Для редактирования главного документа:

• Дать, команду Вид/Обычный (или Вид/Разметка страницы). В этом режиме вложенные документы отображаются как разделы.

• Внести необходимые изменения в главный документ, как в обычный до­кумент. Границы разделов не удалять.

В режиме редактирования главного документа выполняют следующие операции, выходя­щие за рамки одного файла:

• сквозная нумерация страниц,

• создание общего оглавления,

• создание перекрестных ссылок.

Для оформления внутренних параметров документа необходимо:

1. Нумерация страниц

• Дать команду Вставка/Номера страниц.

• Определить позицию номера в поле Положение.

• В поле Выравнивание определить горизонтальную позицию номера страницы на листе.

• Нажать ОК.

1. Создание оглавления документа

• Отформатировать заголовки с помощью стилей Заголовок 1 - Заголовок 9.

• Поместить курсор в ту позицию, где должно быть оглавление.

• Дать команду Вставка/Оглавление и Указатели, выбрать вкладку Оглавления и устано­вить нужные опции.

• Нажать ОК.

1. Колонтитулы

Колонтитул - это заголовочные данные. Он помещается в верхней или нижней части стра­ницы. Колонтитул может содержать название документа, имя автора, номера страниц и т.д.

Колонтитулы отображаются в режиме разметки страницы или предва­рительного просмотра.

Колонтитулы определяются как часть формата раздела.

Определение позиции колонтитула выполняется командой Файл/Параметры страницы на вкладке Поля.

Определение различных колонтитулов для одного и того же документа осуществляется командой Файл/Параметры страницы на вкладке Макет.

для создания колонтитулов:

• Выбрать режим представления колонтитулов командой Вид/Колонтитулы.

• Поместить курсор в рамку колонтитула и ввести нужное содержание.

• Двойной щелчок за пределами колонтитулов возвращает в установленный прежде режим представления.

1. Перекрестные ссылки

Для создания перекрестных ссылок используются Закладки. Закладки отмечают в тексте определенные позиции и обозначают именами текстовые фрагменты.

1. Создание закладки

• Выделить текст, на который должна производиться ссылка, или поместите курсор в пози­цию, на которую надо сослаться.

• Дать команду Вставка/Закладка.

• В поле Имя закладки ввести имя (начинается с буквы, длина не более 40 символов).

• Нажать Добавить.

1. Создание перекрестных ссылок

• Установить курсор в ту позицию, где должна появиться перекрестная ссылка (например, после поясняющих слов: смотри стр… или дополнитель­ная информация приведена в...).

· Дать команду Вставка/Перекрестная ссылка.

• В поле Тип ссылки выбрать, на что указывает ссылка (закладка).

• В поле Вставить ссылку выбрать, что должно быть использовано в ка­честве значения ссылки. Нажать Вставить.

• Нажать кнопку закрытия окна.

1. Обновление оглавления и перекрестных ссылок

Оглавления и перекрестные ссылки создаются при помощи полей MS Word.

• Переключение между режимом представления значений полей и кодов полей про изво­дится на­жатием Shift+F9 или при помощи команды Сервис/Параметры на вкладке Bид).

• Обновить значение поля можно, выделив поле и нажав клавишу F9.