Основные определения

Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций, предприятий, фирм (в дальнейшем — организаций) по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К кате­гории деловых писем относится также переписка между частными лицами иорганизациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего эти письма не требуют ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.

Ниже приводится, прежде всего, краткая характеристика наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку.

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей орга­низацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопро­сов или задач и которые носят распорядительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такиезапросы входят в группу контрактных документов и ис­пользуются для подготовки и заклю­чения сделок.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий со­бой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его по­ставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прила­гаемым документам. Сопроводительное письмо является так­же средством контроля за движением документов и материаль­ных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или мате­риальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и пере­чень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на за­прос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Изве­щаем Вас».

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного кон­такта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, кото­рые будут приняты при их невыполнении.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчер­кивают заинтересованность орга­низации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодар­ность за усилия по ее исполнению.

Информационные письма. Это разновидность письма-извеще­ния, своевременно информи­рующего заинтересованное долж­ностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для та­кого письма достаточно подписи секретаря. При большой зна­чимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивиду­альному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типо­графским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки указанием фами­лии, имени, отчества при­глашенного, времени и дня события, на которое приглашается адресах

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и те­лефон для справок.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

По структурному признаку письма делятся на регламентированные инерегламентирован­ные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классифика­торе управленческой документации ОК 011- 93. Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикет­ного текста. Оформление нерегламентированных писем и является предметом освещения в дан­ном пособии.

По месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Вне­шняя корреспонденция, в свою очередь, делится на посту­пающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.