Документоведение

для работы организации, сроками хранения и другими призна­ками'.

Расположение в номенклатуре дел всех включённых в неё разделов и дел закрепляется посредством индексации — условного обозначения каждого дела. Индексы обозначают­ся арабскими цифрами. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в рамках этого подразделения (например, 03-14, 05-2). В результате номенклатура дел не только обеспечивает ра­циональное хранение, но и позволяет осуществлять быст­рый поиск нужного документа в документальном фонде. Если, к примеру, известен регистрационный номер письма: 01-13/47, то его следует искать в пределах структурного подразделения, имеющего индекс 01 (по номенклатуре дел Томского государственного университета это Управление делами ТГУ), в деле с индексом 13 (по номенклатуре дел структурного подразделения — Переписка с Министерством образования и науки РФ), под номером 47 (порядковый но­мер письма в деле).

Регистрационный индекс позволяет порой разоблачить подделку, фальсификацию документа. В частности, в 1956 г. на Западе были опубликованы документы, доказывавшие, что И. В. Сталин в своё время являлся агентом царской «ох­ранки». Однако при сопоставлении регистрационных номе­ров на опубликованных документах (пятизначных), якобы принадлежавших жандармскому управлению Красноярска (в период пребывания Сталина в сибирской ссылке), с номерами на других документах этого управления за тот же период, ко­торые были трёхзначными, подделка сразу же стала очевид­ной².

¹ Организация работы с документами. М., 1998. С. 229-233; Кос­томаров М. Н. Классификация документов и документной информа­ции //Делопроизводство. 1999. № 2. С. 20-21.

² Тихонов В. И. Аутентичность и целостность электронных доку­ментов при долговременном хранении // Вестник архивиста. 2002. №4-5. С. 175, 189.

Классификация документов