Документоведение

че говоря, в качестве классификационных оснований здесь выступают элементы структуры документированной ин­формации.

Группировка документов в первичные комплексы по при­знакам сходства и различия производится с давних пор. Из­вестно, что уже в практике делопроизводства учреждений XIX, XVIII и даже XVII веков документы группировались в первич­ные комплексы по наименованию вида, авторскому признаку (указы царя) и т. д.

Теорией и практикой документоведения разработано и предложено 6 основных признаков заведения дел:

1) номинальный (лат. попппаз— именной)— по наимено­ванию вида документа (протоколы, приказы, акты и т. д.);

2) предметно-вопросный — по основному тексту докумен­та (предмет, вопрос);

3) авторский — по принадлежности документов одному автору — учреждению или отдельному лицу (например, указы Президента РФ, постановления администрации Томской об­ласти и т. д.);

4) корреспондентский — по адресату (используется обыч­но для группировки переписки);

5) географический — предполагает объединение в одном комплексе документов нескольких корреспондентов, находя­щихся на определенной территории (например, переписка с учреждениями образования г. Москвы);

6) хронологический признак— по дате (в первичный комплекс группируются документы за определённый про­межуток времени, например, документы периодической от­четности).

На практике формирование первичных комплексов доку­ментов осуществляется не по одному, а сразу по нескольким признакам заведения дел, что позволяет глубже раскрывать со­став и содержание сгруппированных документов, более чётко формулировать их названия, облегчает поиск документиро­ванной информации¹.

¹ Илюшенко М. П., Кузнецова Т. В., Лившиц Я. 3., Цикулин В. А. Системы документирования. М, 1977. С. 25.