Редакторская правка служебных документов

Редактирование (проверка и исправление текста) – один из важнейших этапов работы над документом.

Документ, содержащий ошибки (фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие) осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникаций; снижает авторитет подписавшего документ должностного лица или организации-автора документа, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства данной организации, является «бомбой замедленного действия», рано или поздно содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред.

Этапы редактирования:

• Ознакомление со всем текстом и выделение в нем абзацев.
• Логико-смысловой и композиционный анализ текста. Текст должен быть тематическим связным.
• Проверка построения сложных предложений, затем простых предложений и далее словосочетаний отдельных слов.

Правка может быть стилистической (требует безупречной грамотности, тонкого чувства слова) и смысловой (основана на знании существа вопроса, владении фактическим материалом).

Редактировать может автор документа и другие лица (степень вмешательства в текст должна быть минимальной, не затрагивающей смысл написанного).

Виды правки:

- правка–вычитка (исправление опечаток, орфографических и пунктуационных ошибок);

- правка–сокращения (необходима для того, чтобы сделать документ короче или при избыточности информации);

- правка-обработка (улучшение текста за счет уточнения стилевой принадлежности слов и языковых средств выражения, устранения стилистических и смысловых ошибок);

- правка-переделка (полное изменение композиции текста).

Отредактированный документ должен соответствовать следующим показателям:

- Не содержит фактических ошибок и опечаток;

- Идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунктуации;

- Имеет оптимальный объем;

- Строится по законам логики

- Соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.