2015-09-06
124
Регистрация документа – запись данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в учетную форму. Этот номер проставляется на документе.
Регистрация необходима:
– для обеспечения сохранности документов;
– для удобства поиска документов;
– для учета и контроля исполнения документов.
Форма регистрации документов:
– централизованная;
– децентрализованная;
– смешанная.
Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы;
контракты (договоры) коммерческие;
документы, имеющие гриф ограничения доступа.
Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из: порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72\1 – 5 включает:
72 – порядковый номер документа по журналу регистрации;
1 - 5 – номер дела по номенклатуре.
Виды регистрации:
· журнальная;
· карточная;
· компьютерная.
Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток – медленный поиск, особенно при больших объемах документов.
Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому, и т.п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток – возможны потери карточек.
Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток – возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.
Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.
Система регистрации на ПК может быть создана:
• в среде систем управления базами данных (Access);
• с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);
• в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы;
• другими программными средствами.
Поиск документов ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).
Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа
(«Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и др.), определяется специальными инструкциями.
