Типовые организационные структуры службы ДОУ

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли.

В управление делами входят следующие структурные подразделения: секретариат (в состав которого входят приемная комиссия); инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро учета, отдел писем.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях.

Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитет) местного самоуправления.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях.

Цели службы ДОУ:

- руководство документопотоком;

- координация видов работ с документами;

- контроль за работой с документами;

- организация работ по ДОУ.

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- обеспечение единого порядка работ с документами;

- контроль за исполнением документов;

- хранение документов;

- унификация форм документов;

- сокращение по возможности документооборота;

- методическая работа по совершенствованию ДОУ;

- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

- разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации;

- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись;

- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные строки;

- изготовление и размножение документов;

- разработка номенклатуры дел, хранение дел;

- организация работы архива;

- повышение классификации работников службы ДОУ;

- контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

Нормативные документы, регламентирующие работу службы ДОУ:

- положение о службе ДОУ;

- должностные инструкции работников службы ДОУ;

- инструкция по делопроизводству;

Должностной и численный состав службы ДОУ:

Руководители: заведующие службой и структурными подразделениями.

Специалисты: документовед, референт, редактор, секретарь.

Технические исполнители: машинистка, оператор организационной техники, технический секретарь, стенографистка.

Численность работников службы ДОУ зависит от объема документооборота.