Тема 5. Организация хранения документов и обеспечение их сохранности

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном их порядке.

Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении обязательно.

Номенклатура дел может быть индивидуальной (конкретной), примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения (сводная номенклатура дел).

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

При формировании дел необходимо придерживаться следующих правил:

• В дело подшивают только исполненные документы;
• В дело подшивают подлинники документов и заверенные копии документов;

o Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями действующих ГОСТов;

• В дела не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии;
• Документы разных сроков хранения группируют в отдельные дела;
• В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела, судебные, личные дела, учебная документация;
• Приложения большого объема подшивают в отдельные дела, небольшие приложения подшивают вместе с документами, к которым они относятся;
• Документы, касающиеся решения одного вопроса, подшивают в одно дело (например, копию письма-ответа подшивают за письмом-запросом);
• В дело помещают не боле 250 листов (30-40 мм толщиной). В случае большего количества документов заводят второй том этого же дела;
• Документы внутри дел располагаются в хронологическом, нумерационном, предметно-вопросном, алфавитном порядке.
• Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и по хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации – автора документов.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК).

Определение сроков хранения документов проводятся по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. Росархивом 6 октября 2000 г.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:

Документы, передаваемые в архив (со сроком хранения – свыше 10 лет);

Документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения – до 10 лет включительно);

Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления.