Классификация Документа IV по обстоятельствам его существования во внешней среде

7.5.1. Понятия "опубликованные" и "неопубликованные" документы

Опубликованными являются документы, предназначенные для использования любым потребителем информации (то есть предназначенные не определенному конкретно, а абстрактному адресату) и прошедшие официальную регистрацию как опубликованные документы. Неопубликованные документы,

соответственно, предназначены конкретному адресату и не имеют официальной регистрации как опубликованные документы. Это деление производится по характеру аудитории, на которую рассчитан документ (табл. 7.4).

Таблица 7.4. Блок Г. Виды документа по обстоятельствам его существования во внешней среде

№ фасета

Признак классификации

Вид документа

Фасет Г 1	По характеру ауди­тории, на которую рассчитан документ	Г 1.1. Неопубликованный. Г 1.2. Опубликованный. Г 1.2.1. Изданный. Г 1.2.2. Депонированный
Фасет Г 2	По времени появления во внешней среде и правовому характеру	Г 2.1. Оригинал. Г 2.2. Копия
Фасет Г 3	По степени достоверности и юридической силы	Г 3.1. Аутентичный (подлинный). Г 3.2. Фальшивый (поддельный)

Как правило, опубликованные документы — это издания, являющиеся одним из средств массовой коммуникации. В процессе опубликования такой

документ проходит редакци-онно-издательскую обработку (рецензирование, редактирование) и размножается (тиражируется) в любом количестве эк­земпляров, каждый из которых является полноправным представителем этого издания, то есть опубликованного документа.

Отметим, что издание в целом считается одним опубликованным документом, и в то же время каждый экземпляр издания — тоже отдельный опубликованный документ. В составе издания можно выделить также более-менее самостоятельные части, которые тоже в определенных условиях считаются отдельными изданиями (например, отдельный том многотомного издания). Кроме того, опубликованным документом можно считать часть издания, если она является более-менее законченным и самостоятельным сообщением. Например, журнал является опубликованным документом (изданием) и статья в журнале тоже может рассматриваться как отдельный опубликованный документ.

Каждое издание должно пройти официальную регистрацию в государственных учреждениях или организациях, обеспечивающих

соблюдение закона об авторском праве. Автор опубликованного документа сохраняет права на него как на свою интеллектуальную собственность.

Все другие документы, не прошедшие процесс официальной регистрации, являются неопубликованными, даже в том случае, когда они размножаются в значительном количестве экземпляров. Например, приказ министра или производственная инструкция могут тиражироваться в количестве, зависящем от количества подчиненных учреждений, но они остаются неопубликованными документами.

В то же время неопубликованные документы могут стать объектом редакционно-издательской деятельности, после чего они будут опубликованы. Так неопубликованные документы могут перейти в ранг опубликованных после прохождения процессов редакционно-издательской деятельности. Говоря точнее, текст неопубликованного документа может быть опубликованным в другом документе, а первоначальный документ останется в своем статусе неопубликованного документа.

Однако существует определенная категория документов, которые не проходят редакционно-издательских процессов, но официально считаются опубликованными. Это — депонированные документы. Они предназначаются для депонирования в специально определенных научно-информационных центрах. Центр депонирования получает такие документы, хранит их, создает и публикует библиографическую информацию о них и обязывается предоставлять такие документы для использования любым потребителям информации при определенных условиях. Депонируются, как правило, научные статьи и монографии, а также сборники материалов конференций и т. п.

Кроме того, существуют отдельные жанры научных документов, которые не называются депонированными, но считаются опубликованными после того, как они попадают в специальные центры хранения таких документов, регистрируются в соответствующих изданиях и могут быть

предоставлены по- требителю согласно определенным правилам. К таким документам относятся, например, отчеты о научно-исследовательской работе (НИР) или опытно-конструкторской разработке (ОКР), диссертации, рукописные переводы, подготовленные научно-информационными центрами и т. п.

Все перечисленные выше документы, которые считаются опубликованными в результате их хранения и организации использования в научно-информационных центрах, в действительности являются депонированными.

Депонированные документы традиционно называют "не­опубликованными", чтобы отличать их от документов, опубликованных в виде изданий. Но буквальный смысл термина "неопубликованные документы" не соответствует особенностям депонированных документов.

Кроме тех документов, которые попадают в разряд опубликованных в результате депонирования, любой неопубликованный документ может стать опубликованным, если он будет экспонироваться на выставке в архиве, музее или после того, как он будет продемонстрирован на телевидении или прочитан по радио. Но все это — особые случаи опубликования документов, когда не изменяется ни их материальная форма, ни место и способ хранения.

Среди неопубликованных документов выделяются разные категории. Одни в будущем могут быть опубликованы, потому что они создаются специально для опубликования, и только временно остаются неопубликованными. Это, например, произведения художественной литературы, научные статьи, монографии, публицистические статьи и прочие творческие документы. Другие изначально не предназначаются для опубликования или предназначаются для узкого, конкретно определенного круга потребителей информации. Это, во-первых, личные документы (письма, дневники, записки); во-вторых, служебные документы

(административно-хозяйственные, планово-экономические, организационно-распорядительные, финансовые, технологические, конструкторские и т. п.).

Как правило, они сохраняются временно, пока являются актуальными. После этого значительная часть таких документов уничтожается, а наиболее важные в правовом, научном или художественном отношении документы отбираются для хранения в архивах. Большинство документов, хранящихся в архивах, остаются навсегда неопубликованными, а при необходимости используются в качестве неопубликованных документов, для чего существуют специальные правила. Часть таких документов может быть подготовлена к опубликованию в виде издания или его части либо путем демонстрирования документа через каналы массовой коммуникации.

Вопрос о делении документов на опубликованные и неопубликованные остается до настоящего времени дискуссионным. Дело в том, что документы, названные тут депонированными и отнесенные к опубликованным документам, у многих авторов называются "неопубликованными". Зарубежные ученые предлагали называть этот вид документов квазипубликуемыми (часть "квази... " означает "как будто" или "ненастоящий"), потому что они действительно отличаются от изданий, но отличаются и от настоящих неопубликованных документов¹. К сожалению, эти предложения не получили поддержки, и термин, которым следует называть эту группу документов, стал предметом дискуссий.

Дискуссия относительно термина, которым следует называть такие документы, как диссертации, отчеты о НИР и ОКР, рукописные переводы и другие документы, которые сохраняются в определенных центрах, отражаются в библиографических пособиях и предоставляются в пользование на определенных условиях, еще не завершена. На наш взгляд, их следует называть депонированными документами и относить к опубликованным. Действительно неопубликованными следует считать такие документы, которые не попадают в центры депонирования,

предназначаются узкому, конкретно определенному кругу пользователей и не предоставляются другим потребителям информации без специального разрешения автора или владельца такого документа. Такие документы остаются неопубликованными и в том случае, когда они сохраняются в архивах или в специальных отделах библиотек (отделах рукописей).

Промежуточным видом документов между опубликованными и неопубликованными считаются так называемые препринты (предварительные публикации). В действительности это — опубликованные документы, потому что они имеют все признаки опубликованных. Но есть в них такая особенность: считается, что препринт предшествует более основательной, завершенной публикации, а издается потому, что предлагается для обсуждения специалистами, и, как правило, ограниченным тиражом.

Новые проблемы относительно определения опубликованных и неопубликованных документов, в частности, установления границы между ними, возникают в связи с распространением электронных документов. Если такой документ тиражируется в виде записи на компактном оптическом диске и каждый экземпляр такого издания является идентичным оригиналу и не изменяется во время использования, а также имеет другие признаки издания, — это, безусловно, издание, то есть опубликованный на машиночитаемом носителе документ. Если документ записан на дискете, существует в единичном экземпляре, не предназначается для тиражирования и широкого распространения информации, — он является неопубли­кованным.

Документ на машиночитаемом носителе, существующий в единичном экземпляре, может приобрести статус депонированного (и таким образом опубликованного) документа, если он будет оформлен как депонированный документ и сдан на хранение в научно-информационный центр, имеющий право депонирования. Центр должен обеспечить широкое информирование о

депонированном документе через библиографические издания, его сохранение в неизменном виде и доступность для заинтересованных пользователей. Так будет обеспечена возможность широкого использования таких документов.

Важным условием опубликования вообще и депонирования в частности является неизменяемость текста (точнее — всей информации), присущей опубликованному документу. Изменения могут происходить только в другом издании настоящего документа, если это необходимо, но новое издание — это уже другой, новый документ.

Исходя из этих рассуждений, нужно формировать отношение и к другой форме опубликования электронного документа: когда он физически остается в месте создания (или хранения), а информация из данного документа передается телекоммуникационной сетью в место заказа. Такое электронное издание можно считать разновидностью настоящих изданий, если оно регистрируется официально как издание, отражается в библи­ографической информации, а издательский центр гарантирует идентичность информации, посылаемой в ответ на запрос, оригиналу документа и доступность документа как любого издания.

Известно, что появление электронных публикаций вызвало особый интерес к вопросам авторского права в системе электронных публикаций, многие из которых пока только обсуждаются и еще не нашли такого решения, которое бы устраивало всех участников системы социальной коммуникации.

На наш взгляд, в современных условиях, когда многие авторы создают электронные документы и согласны предоставлять их для широкого пользования, следует предусмотреть увеличение количества центров депонирования, которые имели бы право предоставлять документу статус опубликованного. Таким центром может быть любая библиотека, создающая фонд электронных документов. Этот центр должен иметь полномочия

предоставлять документы для широкого использования (то есть любым не определенным предварительно пользователям). Для того, чтобы депонированные в таком центре документы приобрели статус опубликованных, следует предусмотреть некоторые требования относительно их оформления при поступлении в библиотеку, предусмотреть регистрацию самой библиотеки как центра депонирования и объявление об этом в средствах массовой информации, а также широкое, открытое информирование о депонированных электронных документах в государственных библиографических пособиях. Депонированные электронные документы не должны изменяться, даже если автор будет стремиться актуализировать их содержание.

В этом случае он должен создать новый документ и заново пройти процедуру депонирования, а предыдущий документ оставить в неизменном виде.

Представление документа в телекоммуникационной сети Интернет без выполнения названных выше требований, на наш взгляд, еще нельзя считать его изданием, невзирая на широкую доступность информации из такого документа.

Итак, деление документов на опубликованные и неопубликованные является очень важным для организации их использования.