Особенности языка служебных документов

1. Язык служебных документов — это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.
Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

2. Особенности языка служебных документов:

• точность и ясность;

• лаконичность;

• убедительность;

• нейтральность тона изложения;

• использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов);

• использование общепринятых сокращений.

Точность и ясность документов достигается:

• тщательным подбором слов;

• использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного;

• прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность.

Тексты писем, докладных и служебных записок, других доку­ментов, как правило, не превышают одной страницы.

Убедительность служебных документов достигается:

• наличием достоверной информации;

• наличием веских аргументов, побуждающих получателя доку­мента к совершению определенных действий;

• логикой изложения;

• безупречностью формулировок в юридическом отношении;

• обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).

Нейтральность тона документов предусматривает:

• изложение текста от 3-го лица ("компания направляет", "банк не возражает");

• отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий;

• отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограничен, ной группой слов.

Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:

• авторам — оперативно составлять документы;

• адресатам — облегчить восприятие документов;

• создавать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: в связи с решением (распоряжением)..., контроль возлагает­ся..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавлива­ется..., в связи со сложным положением..., в целях обеспече­ния..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходи­мым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допуще­ны просчеты..., утвердить и ввести в действие... и т. п.

Использование общепринятых сокращений в служебных доку­ментах позволяет:

• уменьшать объемы документов;

• ускорять восприятие информации.

Сокращению подлежат:

• отдельные слова (например, рубль — руб.);

• словосочетания (например, и так далее — и т. д.).

При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть:

• понятны адресату;

• одинаковы по всему тексту документа (например, недопусти­мо в одном тексте использовать сокращение слова "господину" как "г." и "г-ну").