Документы — оригиналы и копии

Деление документов на оригиналы и копии свойственно преимущественно делопроизводству и архивному делу, потому что именно там среди неопубликованных документов очень важно выделить те, которые являются оригиналами. Признак деления — но времени появления во внешней среде и правовому характеру.

Оригинал служебного документа — это экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу¹. Вообще

оригинальный документ — это документ, создаваемый первым и используемый для того, чтобы снять с него копии. Копирование — это дублирование, воссоздание содержания и формы оригинала в другом документе. Копия — документ, содержащий точное знаковое воспроизведение содержания (или информации) оригинального документа и, в отдельных случаях, — некоторых его внешних признаков².

Различать оригинал и копии необходимо в том случае, когда оригинал имеет определенное правовое значение. Как правило, такой оригинал существует в одном экземпляре и имеет необходимые правовые засвидетельствования (подпись, печать, гриф и т. п.).

В рукописных и машинописных документах оригиналом считается только первый экземпляр. Второй и другие экземпляры, написанные или напечатанные через копировальную бумагу, являются копиями. Новые проблемы относительно определения оригинала и копий возникают при печатании документов с применением компьютера, поскольку никаких внешних отличий между первым экземпляром и другими, которые выйдут из-под принтера, не существует.

Для служебных документов (то есть документов, созданных или полученных учреждением или другим субъектом ведения хозяйства в процессе их деятельности) особенно важным является свойство юридической силы документа. Юридическая сила служебного документа — это его способность осуществлять правовое регулирование и/или управленческие функции, предоставленная действующим законодательством, которая явля­ется основанием для решения правовых вопросов. Итак, оригиналом считается экземпляр служебного документа, который создается первым и оформлен в соответствии с действующими требованиями, что придает ему юридическую силу. Если оригинал служебного документа потерян или поврежден, для использования повторно создается документ, который является дубликатом оригинала и имеет такую же юридическую силу.

Копии служебных документов могут быть незасвидетель-ствованными и засвидетельствованными. Незасвидетельст-вованная копия — та, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу. Засвидетельствованная копия — это копия, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала¹.

При подготовке печатных (полиграфических) документов тот документ, с которого осуществляется набор текста, считается издательским оригиналом. Казалось бы, с этой точки зрения все экземпляры издания — это копии того документа, который был оригиналом. Но в правовом отношении любой экземпляр издания считается оригиналом.

При необходимости снять копию с издания — в полном объеме или его части — создаются копии, которые называются репродуцированные документы. В зависимости от способа репродуцирования различают: фотокопии, микрофильмы, микрофиши, ксерокопии. Репродуцирование изданий осуществляется по определенным правилам, обеспечивающим права автора на свою интеллектуальную собственность и на прибыль от ее использования. Отсюда английское название знака авторского права: "copyright" (копирайт), что буквально означает "право на копирование", а сокращенно помечается на изданиях английской буквой "с" в кругу: ©.