double arrow

Правила оформления реквизитов в документах

01 – Государственный герб РФ. Государственный герб Российской Федерации воспроизводят в бланках документов административные и исполнительные органы власти в соответствии Положением «О государственном гербе в Российской Федерации».

02 – Государственный герб субъекта РФ. Этот реквизит воспроизводят в бланках документов субъекты РФ на основании законодательных и правовых актов этих субъектов. Одновременно размещать в бланках реквизиты 01 и 02 запрещается.

03 – Эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания) или фирменный знак. Этот реквизит воспроизводят в бланках документов предприятия, учреждения или организации, которые имеют эмблему, товарный или фирменный знак. Эмблема, товарный или фирменный знак должны быть запатентованы в разрешительных органах (Лицензионной Палате, Торгово-Промышленной Палате и др.).

Создание и регистрация эмблемы или товарного (фирменного) знака возможно при условии, что в уставе хозяйствующего субъекта существует запись следующего содержания: «…общество (или иная организационно-правовая форма) может иметь эмблему или товарный (фирменный) знак». Если такая запись отсутствует, создание эмблемы (товарного или фирменного знака), возможно при условии, что в устав организации будут внесены дополнительные изменения в виде вышеуказанной записи. Изменения, внесенные в устав организации, в обязательном порядке утверждаются учредителями или акционерами организации (например, протоколом общего собрания учредителей) и регистрируются в органах налоговых служб (территориальных инспекциях ФНС (Федеральной налоговой службы)). Одновременное воспроизведение в бланках документов реквизитов 01, 02 и 03 запрещается (воспроизводят только один из вышеуказанных реквизитов).

04 – Код организации (ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций)). ОКПО представляет собой один из статистических кодов организации, которые присваиваются каждому вновь зарегистрированному хозяйствующему субъекту органами Росстата РФ (ранее – Государственного Комитета по статистике РФ) в момент первоначальной государственной регистрации. ОКПО состоит из 8 цифровых знаков, данный код присваивается как юридическим, так и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям, далее ИП) в соответствии с основным видом деятельности, предусмотренным уставом организации. Все виды деятельности, по которым планируется осуществление предпринимательской или иной деятельности отражаются в уставе предприятия (подробнее об уставе: см. тема 4, п.2.2.2). В случаях изменения основных видов деятельности необходимо внести изменения в устав и сообщить об этих изменениях в органы статистического управления с целью корректировки кода ОКПО.

Код организации (ОКПО), также как и иные статистические коды, отражается в Информационном Письме Росстата РФ, которое выдается статистическими службами после государственной регистрации правового субъекта в этих органах.

Каждый хозяйствующий субъект перед началом своей деятельности должен быть зарегистрирован в виде юридического или физического (ИП) лица. Для регистрации юридического лица необходимо разработать, утвердить и зарегистрировать учредительные документы.

Учредительными документами (см. тема 4, п.2.2.1) юридических лиц могут быть следующие: 1) устав; 2) устав и учредительный договор (договор между акционерами); 3) положение об организации и др.

Учредительные документы, как правило, разрабатываются юридическими службами при участии учредителей или акционеров юридического лица, утверждаются вышестоящими органами управления и проходят процедуру государственной регистрации. Первоначальная и последующая регистрация, а также прекращение деятельности юридических и физических (ИП) лиц с 1 июля 2002 года осуществляется территориальными инспекциями налоговых служб. При этом следует помнить, что регистрация учредительных документов юридических лиц должна быть проведена в десятидневный срок с момента утверждения учредительных документов. За нарушение срока регистрации предусмотрен штраф в размере от 5 000 руб. до 10 000 руб.

Перед началом предпринимательской или иной деятельности юридические или физические лица (ИП) обязаны зарегистрироваться в качестве действующего хозяйствующего субъекта в следующих государственных органах:

1. ИФНС РФ (территориальной налоговой инспекции РФ). Для юридических лиц она определяется по территориальной принадлежности юридического адреса, для физических лиц (ИП) – по принадлежности адреса регистрации (прописке).

2. Внебюджетных социальных фондах (фонде социального страхования РФ, Пенсионном фонде России, территориальном и федеральном фондах обязательного медицинского страхования РФ).

3. Органах Росстата РФ. На территории Краснодарского края – это органы краевого статистического управления или органы городского статистического управления.

4. Иных «разрешительных» государственных структурах, если это предусмотрено действующим законодательством РФ (например: Лицензионная Палата, Торгово-Промышленной Палата; Комитет по стандартизации и метрологии РФ и др.).

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН). ОГРН присваивается только юридическим лицам. Физическим лицам (ИП) присваивается ОГРНИП (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя). ОГРН юридических лиц состоит из 13 цифровых знаков, у физических лиц (ИП) – из 15.

ОГРН и ОГРНИП были введены в 2002 году, в связи с тем, что по состоянию на 1 июля 2002 года была проведена перерегистрация юридических и физических лиц (ИП) на предмет выявления действующих и недействующих хозяйствующих субъектов и обновления информации в Едином государственном реестре юридических лиц.

Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) – перечень всех зарегистрированных юридических лиц в РФ, независимо от их организационно-правовой формы. При регистрации юридическому лицу в ЕГРЮЛ присваивается определенный регистрационный номер (ОГРН), который подтверждает процедуру прохождения государственной регистрации. ОГРН отражается в Свидетельстве о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя, которое выдается налоговыми службами после процедуры прохождения государственной регистрации.

06 Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)/ Код причины постановки на налоговый учет (КПП.

ИННприсваивается налоговыми службами (территориальными инспекциями по налогам и сборам) в момент первоначальной государственной регистрации и постановки юридических и физических лиц на налоговый учет. Коммерческая и предпринимательская деятельность юридических и физических лиц (ИП) без постановки на налоговый учет и присвоения ИНН невозможна. Подтверждением постановки на налоговый учет и присвоения ИНН является Свидетельство о постановке на налоговый учет (выдается территориальной налоговой инспекцией).

ИНН был введен налоговыми службами в 1996 году в связи с реформированием российской налоговой системы и принятием Налогового Кодекса РФ. Цель введения ИНН – усиление государственного контроля по учету налогоплательщиков, полноты и своевременности уплаты налогоплательщиками налогов и сборов в бюджет.

ИНН представляет собой цифровой код. У юридических лиц он состоит из 10-ти цифровых знаков, у физических из 12 (13) цифровых знаков. В ИНН кодируется определенная информация. Так, первые две цифры ИНН определяют код региона, в котором зарегистрирован налогоплательщик, первые четыре цифры (в Краснодарском крае) определяют код налоговой службы, в которой налогоплательщик состоит на налоговом учете.

Все инспекции федеральных налогов и сборов являются структурными подразделениями Федеральной налоговой службы РФ. В нашем регионе основным структурным подразделением ФНС РФ является ФНС по Краснодарскому краю, в прямом подчинении которой находятся городская и районные налоговые инспекции. В г. Краснодар 5 (пять) межрайонных налоговых инспекций, которые делятся по территориальному признаку. Каждая из налоговых инспекций имеет свой цифровой код, который определяет ее принадлежность к налоговым службам.

Цифровые коды ИФНС по г. Краснодару:

– ИФНС № 1 по г. Краснодару – 2308;

ИФНС № 2 по г. Краснодару – 2310;

ИФНС № 3 по г. Краснодару – 2309;

ИФНС № 4 по г. Краснодару – 2311;

ИФНС № 5 по г. Краснодару – 2312.

При регистрации в налоговых службах и постановке налогоплательщиков на налоговый учет первые четыре цифры ИНН отражают код налоговой службы, в которой налогоплательщик состоит на учете.

Например: ИНН ООО «Старт» 2310033208, следовательно, данное юридическое лицо зарегистрировано в ИФНС № 2 по г. Краснодару.

КПП (Код причины постановки на налоговый учет) присваивается только юридическим лицам в момент постановки их на налоговый учет, представляет собой 9-ти значный цифровой код, который отражается в Свидетельстве о постановке на налоговый учет (выдают налоговые службы).

07 код формы документа (ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации)).Данный код состоит из 7-ми цифровых знаков, он присваивается каждому унифицированному бланку управленческих документов.

Унификация – это процесс приведения бланков управленческих документов к единой форме, единому образцу, единому типу. Процесс унификации осуществляется на государственном уровне Росархивом, Росстатом РФ, Государственным Комитетом по метрологии и стандартизации в РФ. Унифицированные бланки документов группируются по однородным признакам в Альбомы унифицированных форм документов согласно Общероссийскому классификатору управленческих документов (ОКУД).

08 Наименование организации. Организации могут иметь следующие виды наименований: 1) полное наименование (на русском языке); 2) сокращенное наименование; 3) наименование на иностранном языке; 4) наименование на национальном языке.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (в уставе). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Действующее законодательство обязывает юридическое лицо иметь только полное фирменное наименование. Иметь или нет при этом сокращенное наименование – этот выбор остается за организацией (п. 3 ст. 1473 ГК РФ). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Все юридические лица согласно положениям гражданского законодательства должны иметь такой индивидуализирующий признак, как фирменное наименование, в котором должна быть указана его организа-ционно-правовая форма (п. 1 ст. 54 ГК РФ). Наименование юридического лица обязательно отражается в учредительных документах (п. 3 ст. 54 ГК РФ). Любая коммерческая организация обязательно должна иметь фирменное наименование.

С 1 января 2008 г. права на фирменное наименование определяются в соответствии с частью четвертой ГК РФ, а именно согласно положениям, определенным в параграфе 1 гл. 76 ГК РФ. Фирменное наименование должно состоять из двух частей (п. 2 ст. 1473 ГК РФ): 1) указание на организационно-правовую форму; 2) наименование юридического лица. Наименование не может состоять только из слов, обозначающих род деятельности (например, ООО «Консультационные услуги» вряд ли будет возможно зарегистрировать). При этом обе части в единстве и составляют фирменное наименование коммерческой организации и так и должны рассматриваться. Поэтому вполне возможно одновременное существование зарегистрированных в установленном порядке ЗАО «Техно» и ООО «Техно». Считается, что это два разных фирменных наименования.

Выбирая, как назвать организацию, не стоит забывать об ограничениях, установленных п. 4 ст. 1473 ГК РФ, касающихся того, что не может быть включено в фирменное наименование юридического лица. Так, в частности, юридические лица не могут включать в фирменное наименование полные или сокращенные официальные наименования Российской Федерации, иностранных государств, а также слова, производные от таких наименований. Исключение из этого правила законодатель сделал только для унитарных предприятий, а также для акционерных обществ, при соблюдении следующих условий: наличие согласия Правительства РФ, принадлежность более 75 % акций общества Российской Федерации.

09 Справочные данные об организации. Данный реквизит включает в себя краткую информацию об организации, необходимую для заинтересованных пользователей, а именно: наименование организации, ИНН/КПП, почтовый адрес (оформляется в следующей последовательности: индекс, населенный пункт, наименование улицы, номер дома или офиса). Дополнительно в состав этого реквизита могут быть включены: реквизиты обслуживающего банка (или «банковские реквизиты»), номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты и пр.

Реквизиты обслуживающего банка («банковские реквизиты»)включают в себя:

а) шифр или номер расчетного счета в банке:

Расчетные счета предназначены для осуществления безналичных расчетов (то есть через учреждения банков, без участия наличных денег). Расчетные счета открывают как юридические, так и физические (ИП) лица. Наличие расчетного счета у юридического лица для осуществления коммерческой или иной деятельности является обязательным.

Как правило, расчетные счета открывают в момент начала деятельности. Количество расчетных счетов, открытых предприятием или организацией, государством не ограничивается. Выбор обслуживающих банков осуществляется на усмотрение организации. Об открытии или закрытии расчетных счетов необходимо уведомить налоговые службы (в семидневный календарный срок с момента открытия или закрытии счета). За нарушение сроков уведомления предусмотрен штраф в размере 5 000 руб. Расчетные счета в настоящее время имеют 20-ти значную кодировку (например: р/c 40702810430400101111). Шифры расчетных счетов коммерческих организаций начинаются с цифр 407, начало расчетных счетов индивидуальных предпринимателей – 408.

б) шифр корреспондирующего счета банка:

Корреспондирующие счета имеют все коммерческие учреждения банков. Корреспондирующий счет банка является аналогом расчетного счета предприятия. Через корреспондирующие счета банки осуществляют все операции по поступлению денежных средств на счета банков и платежам с этих счетов. Корреспондирующие счета также имеют двадцатизначную кодировку.

в) БИК (банковский идентификационный код):

Имеют все коммерческие учреждения банков. БИК расчетно-кассовых центров (РКЦ) Центрального Банка России – 040349001. БИК для банка служит идентификатором принадлежности к банковской системе РФ.

г) наименование обслуживающего банка:

Отражают в строгом соответствии с договором на ведение и обслуживание банковского счета. В наименовании обслуживающего банка обязательно указывают наименование населенного пункта, где располагается филиал банка.

10 – Наименование вида документа. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письмах данный реквизит не проставляют.

11 – Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата фактического заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2009 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05 (этот способ оформления даты, как правило, используется при оформлении международных писем, договоров или иных документов).

12 – Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.д. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14 – Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам « Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 – Адресат. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа юридическому лицу наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

16 – Гриф утверждения документа. Этот реквизит проставляют в документах, требующих утверждения вышестоящими органами управления. Гриф утверждения проставляют в правом верхнем углу. В зависимости от органа, осуществляющего управление организацией, гриф утверждения бывает двух видов.

Если управление организацией осуществляется на принципах единоначалия (директором, генеральным директором), то гриф утверждения оформляют следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Луч»

________И.П. Петрова

«12» апреля 2011г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если управление организацией осуществляет коллегиальный совещательный орган (например: совет директоров, совет акционеров, общее собрание учредителей и т.д.), то гриф утверждения оформляют следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2008 № 118

17 – Резолюция. Резолюция может быть оформлена на отдельном листе. Резолюция, оформленная соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА» к 05.10.2010

Личная подпись

Дата

18 – Заголовок к тексту. Включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: 1) о чем (о ком)? (например: приказ о создании аттестационной комиссии); 2) чего (кого)? (например: должностная инструкция ведущего эксперта). К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 – Отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется в документах, подлежащих контролю исполнения. Отметку о контроле проставляют на первом титульном листе документа в виде буквы «К», словом или штампом «Контроль».

20 –Текст документа. Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Пи оформлении текста в виде таблицы графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например: приказы – только распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21 – Отметка о наличии приложения. Отметку о наличии приложения проставляют в документах, имеющих приложение к данному документу. Оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления
регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. (только в первый адрес).

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 23
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 № 251

22 – Подпись. В состав данного реквизита включают: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Директор ООО «Партнер» Личная подпись Н.А. Семенов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по воспитательной работе
Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Бакаев
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Скокова
Личная подпись А.С. Красавин

23 – Гриф согласования документа. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

24 – Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза).

Виза включает в себя: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 – Оттиск печати. Оттиск печати проставляют с целью заверения подлинности подписей должностных лиц на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации. Печать может быть гербовой (в учреждениях, министерствах, ведомствах, организациях, причисленных к государственным структурам) и круглой (в коммерческих организациях).

Оттиск печати проставляют в специально отведенное место в документе (в документе оно выделено как М.П. (место печати) или на реквизит подпись, таким образом, чтобы была видна подпись должностного лица.

Оттиск печати должен быть четким и ясным. В оттиске печати должна быть отражена информации о наименовании организации, ее юридическом адресе, ИНН, ОГРН. Печать хранится в сейфе главного бухгалтера, руководителя или иного должностного лица. Печать изготавливают сразу же после прохождения процедуры государственной регистрации. Для изготовления печати получают разрешение Комитета по изготовлению или уничтожению печатей. Печать изготавливают в специализированных организациях, имеющих право осуществлять данный вид деятельности, при этом представляют следующие документы: 1) заявление на изготовление печати; 2) свидетельство о государственной регистрации; 3) свидетельство о постановке на налоговый учет; 4) копии учредительных документов; 5) эскиз печати и др.

26 – Отметка о заверении копии документа. Для придания равнозначной юридической силы копии документа она должна быть заверена.

Копия должна быть идентична подлиннику. Копия документа может быть заверена нотариально (с оплатой государственной пошлины в обязательных случаях, предусмотренных действующим российским законодательством) или должностным лицом организации.

При заверении копии документа подлиннику должностным лицом организации ниже реквизита «Подпись» проставляют удостоверяющую надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 – Отметка об исполнителе. Проставляется для идентификации исполнителя документа. Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, либо только фамилию и номер телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков или Жуков

924-45- 67 924-45- 67

28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 – Отметка о поступлении документа в организацию. Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 – Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.



Сейчас читают про: