Фоно- и аудиодокументирование

К концу XIX века относится появление еще одного вида документов – фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается “до­кумент, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой сис­темой звукозаписи” (ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, диске, лазерном диске и т. д. Первые попытки записать звук относятся к 1807 году, но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 году (ва­лики фонографа Эдисона).

Фонограф был одним из изобретений Эдисона, которым он особенно гордился.

В фонографе записывающая игла, связанная с мембраной, двигалась по винтовой линии по поверхности цилиндрического валика, покрытого воском или фольгой, и выдавливала винтовую канавку изменяющейся глубины.

Уже с 1888 года механическая запись звука производится на плоских дисках (грампластинках). С начала XX века зазвучали оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитная звукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием в раз­ной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. В настоящее время фоно- и аудиодокументирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций (“чёрные ящики” в авиации) и др.

3.6. Документирование с применением
электронно-вычислительной техники

Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

Третья четверть XX века характеризуется быстрым внедрением и раз­витием вычислительной техники. Появляются термины “машино-ориентированный документ”, “документ на машинном носителе”, “машинограмма” и другие, определения которых записываются в стандартах.

Быстрое распространение компьютеров и увеличение количества документов, создаваемых средствами вычислительной техники, обусловили из­дание в 1984 году ГОСТ 6.10.4–84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислитель­ной техники. 10 января 2002 принят Федеральный закон “Об электронной циф­ровой подписи”.

В конце XX века появляется новый способ фиксации информации – Интернет.