Носителем информации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, его доведения до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, — официальность, достоверность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В настоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием "юридическая сила документа".
Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юридическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
|
|
Одни документы, например правовые акты федеральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управленческой деятельности юридическая сила документа обеспечивает его официальность для работников, как данной управленческой системы, так и всех иных структур, с которыми она взаимосвязана.
Юридическая сила документа — это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающее док-т, обязаны:
- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
- издавать документы только в пределах своей компетенции;
|
|
- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
Т.о., юридическая сила док-та определяется и содержанием, и формой док-та. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.
Для придания документу юр. силы необходимы след. реквизиты:
- наименование орг-ции - автора док-та;
- наименование вида док-та;
- дата документа;
- рег. номер док-та;
- текст;
- подпись;
- гриф утверждения;
- гриф согласования;
- печать.
Законодательные акты, определяющие порядок удостоверения электронных документов.
Итак, юридическую силу электронному документу придают:
- обязательные реквизиты;
- подтверждение полномочий создателя;
- подлинность и аутентичность.
Состав обязательных реквизитов устанавливается следующими нормативными актами:
- Федеральными законами:
ФЗ "Об инф-ции, информатизации и защите инф-ции". Он не только дает определения важнейших понятий в сфере информации, но и определяет цели защиты инф-ции, а также угрозы инф-ции. Этот закон опр-ет документир-е как обязательное условие включения инф-ции в информац. ресурсы. В соответствии с законом юрид. сила док-та, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автомат. информац. и телекоммуникац. систем, может подтверждаться электр. подписью.
В Законе РФ "О связи "вопросы электронного документир-я и организации работы с электронными документами нашли частичное отражение. Закон гласит, что развитие и обеспечение устойчивой и качественной работы связи является важнейшим условием развития общества и деятельности государства. В соответствии с ним средства связи вместе со средствами вычислительной техники составляют техническую базу обеспечения процесса сбора, обработки, накопления и распространения информации.
Закон РФ "О гос. тайне" ввел опр-я еще 2 понятий, относящихся к проблематике данной темы: о методах и ср-вах защиты секретной инф-ции; о гос. программах и мероприятиях в области защиты гос. тайны.
Закон регулирует деят-ть орг-ций, предоставляющих услуги по распространению интегрированных автоматизированных систем делопроизводства (ИАСД), включающих в себя подсистему защиты инф-ции. Лицензия на проведение указанных работ выдается на основании результатов специальной экспертизы орг-ции и гос. аттестации ее руководителей, ответственных за защиту инф-ции, причем орг-ция должна выполнить ряд требований.
ФЗ «Об архивном деле в РФ» гласит, что электр. Док-ты могут быть отнесены к составу Арх. фонда РФ. Однако нормативные акты арх. ведомства лишь в самых обших чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электрон. док-в. Вопросы создания и использования электронных документов решаются некоторыми другими ведомствами самостоятельно.
Создание электрон. правительства фактически явл-ся основной целью ФЦП «Электрон. Россия», в связи, с чем некоторые положения программы посвящены организации электронного документооборота.
Постановлениями федеральных органов исполнительной власти и ГОСТами:
Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", в соответствии с которым оформляются документы.
Для электронных документов действует ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения". Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений.
|
|
Для электронных сообщений – ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения.
Электронный документ должен содержать:
- регистрационный номер;
- регистрационную дату;
- подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;
- содержание документа;
- наименование организации - создателя документа;
- местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес.
Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы обязательные можно было однозначно идентифицировать.
Полномочия автора (создателя документа)
Компетентность автора документа должна подтверждаться уставом организации, должностными инструкциями и приказами об установлении соответствующих полномочий.
Подлинность и аутентичность
Проще всего обеспечить подлинность электронного документа с помощью электронной цифровой подписи (ЭП). При оценке доказательственной силы электронного документа судом учитывается прежде всего надежность способов формирования, хранения, передачи и идентификации автора. Для этого, помимо ЭП, важна доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище).