Формуляр документа и его составные части

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его ин­формационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.).

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Реквизит яв­ляется законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например автор­ство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Рекви­зиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согла­сования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и назы­вается переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с опре­делением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или груп­пы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель по­строения множества документов. Он устанавливает форматы бу­маги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения пло­щади.

Принятая в формуляре-образце последовательность распо­ложения реквизитов должна отражать наиболее часто приме­няемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов по­зволяет не только успешно совершенствовать процессы доку­ментирования в традиционных “ручных” технологиях, но и, оп­ределив общие принципы архитектуры управленческих доку­ментов, перейти к автоматизированному проектированию необ­ходимых документов в компьютерных (информационных) тех­нологиях.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде черте­жа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде опи­сания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях пред­почтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного ви­да (договоры, протоколы, акты), называется типовым форму­ляром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 “Унифицированные си­стемы документации. Требования к построению формуляра-образца” установлены:

– форматы бумаги - от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

– служебные поля - поле подшивки не менее 20 мм, левое, ниж­нее и правое поля не менее 10 мм;

– конструкционная сетка с ячейкой, равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машинки (2,6 на 4,25 мм), что чуть меньше, чем размер шрифта Times New Roman 14;

– состав и правила оформления реквизитов, придающих доку­ментам юридическую силу.

По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.

Схема построения, формуляр одного вида и системы документа­ции имеют определенную устойчивость, конкретность. В то же вре­мя формуляр документа определенного этапа исторического разви­тия может иметь, с одной стороны, свои конкретные особенности, присущие именно данному периоду, с другой стороны, он представ­ляет собой наиболее общую схему построения документа в целом, средний или типичный формуляр документа эпохи.

Формуляры различных видов документов складывались на про­тяжении веков.