Тема 3. Признаки документа

1. Оригинальность документа.

2. Подлинность документа.

3. Копийность документа.

Оригинальность документа

Документы, создавае­мые в первый раз, уникальные, пред­ставляющие первоисточники, приня­то рассматривать как подлинник. Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело” определяет подлинник (официального документа) как “первый или единичный экземпляр официального документа”. В слова­ре синонимов русского языка у сло­ва “подлинник” есть синоним – “ори­гинал”; от лат. оriginalis – первоначаль­ный. Определяется в словарях слово “оригинал” через слово “подлинник”, подлинное произведение, авторская рукопись. Оригинальный – это уни­кальный, индивидуальный текст или изображение, предназначенные для воспроизведения (копирования).

Однако, несмотря на уникальный характер подлинников, нередко встре­чаются “ умноженные ” оригиналы, то есть оригиналы, составляемые в не­скольких экземплярах, например до­говоры. Уже древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался оригиналом, так как договор составляется между договаривающимися сторонами, счи­тающими себя равными, и каждая сто­рона должна иметь экземпляр совер­шенно точный, имеющий одинаковую юридическую, доказательную силу.

С современной техникой переда­чи документов на расстояние связа­но появление “двукратных оригина­лов”. При телеграфной и радиопере­дачах, если телеграмма и радиограм­ма не диктуется, появляются два до­кумента: предъявленный для переда­чи и собственно телеграмма или радиограмма. И тот и другой экземпля­ры будут оригиналами, они имеют одинаковый текст, но по своему внеш­нему виду и составу оформительских реквизитов, то есть по своим харак­теристикам, это не один и тот же до­кумент.

Телефонограммы – переданная и принятая – также имеют одинаковый текст, но они различаются по внеш­нему виду и имеют разные подписи: секретаря, передавшего телефоног­рамму на одном экземпляре и при­нявшего телефонограмму на другом.