Белгород, 308034

Почтовый адрес на конвертах и документах указывается в соответствии с действующими почтовыми правилами. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1996 года № 1239 “Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи”.

Помимо документов, направляемых за пределы организа­ции, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, опера­тивного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, рас­поряжения, указания), а также с целью регулирования на­правления отдельных документопотоков (докладные и объяс­нительные записки, заявления). Адресование внутренних до­кументов оформляется либо с указанием конкретных должно­стных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:

Начальникам производственных служб

Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4-5 межстроч­ных интервала или 32 знака (что соответствует четвертому поло­жению табулятора пишущих машинок) от границы левого поля.

Каждая составная часть реквизита “адресат” печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 интервалами.

Реквизит 16 –гриф утверждения документа. Документы, кото­рые не могут быть введены в действие их авторами, приобрета­ют юридическую силу после утверждения руководителем орга­низации, коллегиальным (совещательным) органом или выше­стоящим органом власти (управления).

Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу проставлением на документе грифа утверждения или изданием специального распорядительного документа с указанием его вы­ходных данных на утверждаемом документе.

1. Утверждение изданием распорядительного документа прак­тикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяс­нения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В этом случае на утверждаемом доку­менте проставляется гриф утверждения со ссылкой на распоря­дительный документ. При утверждении документа постановле­нием, решением, приказом, протоколом гриф утверждения со­стоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом начальника

Архивного отдела

23.04.2000 № 34

или

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета университета

От 07.12. 2000 №4

2. Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утвержде­ния оформляется на документе следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ