Какие существуют типы реестров?

Для сбора данных об информационных потоках внутри предприятия и между структурными подразделениями предприятия производится на основе технологии «реестров».

Анкетируемым выдается 3 реестра, разделенные по направления движения:

• реестр входящей информации;

• реестр исходящей информации;

• реестр внутренней информации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

§ дата получения;

§ входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

§ автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;

§ дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;

§ регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;

§ заголовок (о чем документ);

§ резолюция;

§ срок исполнения полученного документа;

§ исполнитель (кто будет работать с полученным документом);

§ ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

§ № дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

· название подразделения, подготовившего документ,

· исходящий номер документа;

· дата документа;

· адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;

· краткое содержание документа;

· фамилия исполнителя, подготовившего документ;

· контрольная дата ожидаемого ответа;

· ссылка на входящий документ, если документ является ответом;

· номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

· порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;

· дата документа (регистрации);

· краткое содержание;

· подразделение, подготовившее документ;

· исполнитель;

· срок исполнения;

· отметка об исполнении (ход исполнения);

· номер дела, куда подшит документ.

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.