Что указывает анкетируемый, заполняя реестры?

Заполняя реестры, анкетируемый указывает:

• наименование документа, кем утвержден и т.д.;

• количественные характеристики (количество документов данного типа за фиксированный период – день, месяц, квартал, год);

• представление документа: бумажный документ, файл, электронное письмо и т.д.;

• временные характеристики: время оперативного использования и срок хранения в архиве

• направление движения (для входящих и исходящих) и схема документооборота.

Заполненные на рабочих местах в подразделениях предприятия материалы позволяют выявить существующие информационные потоки, их характеристики. На основании этих данных можно смоделировать взаимодействия между различными структурными элементами системы, а затем выявить те, которые целесообразно рассматривать как предмет автоматизации.

В чем заключается методика сбора документации при обследовании предприятия?

Предпроектного обследования производится в 2 этапа: сбор материалов на местах и передача материалов представителям Исполнителя.

После окончания обработки раздаточного материала участниками обследования, ответственные лица на каждом предприятии организуют сбор материала, образуя общий пакет данных о данном подразделении.
Сбор производится по принципу «снизу-свверх», т.е. данные собранные на конкретных рабочих местах группируются по секторам, в которые они входят, к этим данным прибавляются материалы сектора, таким образом, образуется папка сектора.

Далее сектора объединяются по отделам и службам, данные, полученные от секторов, дополняются материалами, заполненными начальником отдела или службы.
Информация отделов и служб, а так же от руководства подразделения, сдается ответственному лицу.
После сбора всей информации по предприятию ответственное лицо сдает материалы представителям Исполнителя. В процессе приемки проводится предварительная проверка качества и полноты материалов, уточняются неточности и недоработки.