Правила

За формою й змістом правила (Додаток 20) подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформлення вихідних документів», «Правила обліку й реєстрації листів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату А4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

Реквізити правил:

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс;

14 – місце складання;

17 – гриф затвердження;

19 – заголовок до тексту (може поєднуватися з навою виду документа);

21 – текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів);

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

28 – позначка про виконавця;

Правила обов’язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів. Так, «Правила внутрішнього розпорядку» мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, правильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості і продуктивності праці. Вони обов’язкові для виконання всіма працівниками підприємства. Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається їх художнє оформлення.

60.Службові листи — узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступа­ють основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підпри­ємств.

Офіційне листування можна розділити на три види:

1. Дипломатичне — офіційне листування міждержав­них установ чи іноземних представництв у дипло­матичній практиці.

2. Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їх структурними підрозділами.

3. Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.

За кількістю адресатів листи розрізняють на:

1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.

2. Циркулярні — надсилаються керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес).

3. Колективні — надсилаються на одну адресу від імені кількох кореспондентів.

За функціональними ознаками листи поділяють на два види:

1. Листи, що потребують відповіді (лист-прохання, лист-запит, лист-нагадування, лист-пропозиція, лист-звернення, лист-вимога тощо).

2. Листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь, лист-запрошення, лист-подяка, супровідний, га­рантійний, комерційний, рекомендаційний лист тощо).

Текст листа складається, як правило, зі вступної й основної частин, логічно пов’язаних між собою. У вступ­ній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, посилання на нормативні документи, інструкції тощо. В основній частині викладається зміст листа:

- у листі-проханні викладається прохання;

- в інформаційному листі повідомляється про пев­ний факт чи захід;

- у листі-запрошенні пропонується взяти участь в якомусь заході;

- у листі-підтвердженні – повідомлення про отри­мання якого-небудь відправлення (листа, телегра­ми тощо);

- у листі-нагадуванні – вказівка про наближення абозакінчення терміну певного зобов’язання або проведення заходу;

- у листі-відповіді висловлюється рішення з приводу вже поставленого питання;

- усупровідному листі адресат інформується про направлення до нього доданих до листа доку­ментів.

Тексти листів у порівнянні з іншими документами є найдемократичнішими та найбагатшими щодо вико­ристання лексико-граматичних і стилістичних мовних засобів.

Лист -нагадування може мати такий вигляд:

Шановний Ігоре Вікторовичу

Вважаю своїм обов’язком нагадати Вам, що ми, намага­ючись зберегти наші партнерські стосунки, протягом остан­нього місяця двічі письмово зверталися до Вас з проханням сплатити рахунки за договором № 26 від 15.09.2004 р. На жаль, на сьогодні ситуація не змінилася, а Ваш борг від­повідно до пункту 5.2 цього договору зростає.

Дуже прикро, але ми змушені попередити Вас про свій намір розірвати укладений з Вами договір за № 89 від 10.2004 р. і звернутися до суду з позовом щодо повернення Вами боргу.

У зв’язку з цим прошу прислати свого представника для виконання необхідних процедур.

З повагою (підпис)

Офіційні листи готуються, як правило, на службових бланках (зрідка — на чистих аркушах) і обов’язково реєструються канцелярією. У листі має висвітлюватися лише одне питання, зміст повинен бути чітким, стислим та лаконічним.

Листи можна надсилати в звичайних конвертах, однакк фірмові конверти з зображенням логотипу установи, адресою справляють значно краще враження. Конверт слід підбирати такого розміру, щоб лист згинався не більш ніж удвічі. Необхідно уважно перевіряти правильність індексів, адрес, посад відправника й одержувача

Виробничі протоколи.Протокол – це документ, в якому фіксується хід об­говорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.

За обсягом протоколи можуть бути:

- стислими – містять лише назви обговорених пи­тань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними – назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповіда­чам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням харак­теру його роботи (загальні збори, виробнича нара­да, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага­то, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, на­ради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секре­таря).

Приклад протоколу

Відкрите акціонерне товариство «Будівельник»

ПРОТОКОЛ №12
2002 р. м. Харків

засідання ради директорів

ГоловаЖуравльов О.Я.

Секретар Корженевська К.Г.

Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К., Тимощук В.В.

Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні).

Запрошені: Джон Кеннет Лі, директор СП «Інвест» (Бельгія).

Порядок денний:

1.Про створення СП «Траст компані» (доповідач – генеральний директор Аверинцев М.Д., директор СП «Інвест» Дж.К.Лі.).

2.Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

СЛУХАЛИ: 1. Про створення СП «Траст компаній (до­повідач — генеральний директор Аверинцев М.Д., дирек­тор СП «Інвест» Дж. К. Лі).

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. (текст доповіді додається).

Дж. Кеннет Лі (текст доповіді додається).

Закіров Р.Т.: Розширення міжнародної діяльності ВАТ «Будівельник» дасть змогу не тільки впроваджувати новітні технології й матеріали, знайти нових партнерів і ринок збу­ту, а й суттєво зміцнити внутрішні позиції ВАТ.

УХВАЛИЛИ:

1.1. До 16.01.2003 р. підготувати всі необхідні для ство­рення СП документи; завершити організаційну роботу до 26.01.2003 р. (відповідальний — Закіров Р.Т.).

1.2. Розробити бізнес-плани перспективних напрям­ків співробітництва на ринках СНД та Західної Європи до 20.01.2003 р. (відповідальний — Лівощенко І.К.).

СЛУХАЛИ: 2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчо­го директора СП «Будмен» Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ.

Лівощенко І.К.: Наконечний О.Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати також як виконав­чий директор СП.

Джон К. Лі.: Цілком,підтримую кандидатуру Наконечно­го О.Л. і сподіваюся на плідне співробітництво.

УХВАЛИЛИ:

Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директо­ром СП «Будмен» й укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки.

Голова (підпис) О. Я. Журавльов

Секретар (підпис) К. Г. Корженевська