2015-09-06
296
Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.
Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Види документів визначають за такими ознаками:
- найменуванням – заява, лист, довідка, інструкція, акт і т. д.
- походженням – службові (офіційні) й особисті
- місцем виникнення – внутрішні та зовнішні
- призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу
- напрямком – вхідні й вихідні
- формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)
- за строками виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові
- ступенем гласності – секретні й несекретні
|
|
|
- стадіями створення – оригінальні, копії й виписки, дублікат
- строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання
- технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом
- носієм інформації – оформлення на папері, диску, фотоплівці, перфострічці
- за структурними ознаками – стандартні й нестандартні
Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра–зразка.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр - зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає 31 реквізит (державний герб, емблема організації, зображення державних нагород, код установи і т. ін.)
Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.
Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів та ін.
Застосування бланків підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
