Вимоги до тексту документа

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів

- Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…; інститут просить …

- Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази

- Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів

- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою

- Використовувати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що…; у порядку обміну досвідом…

- Дієприслівникові та дієприкметникові звороти вживати на початку речення: враховуючи,…, беручи до уваги…

- Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення – перед означуваним словом, додатки після опорного слова; вставні слова – на початку речення)

- Щоб не виявити гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції.

- Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує…

- Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…

- У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую…, пропоную

- Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., напр., км

- Займенник Ви, Вас, Вам у офіційно-діловому стилі пишеться з великої літери

- Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високоповажний і т.д.