2015-09-06
303
Документ (лат. доказ) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.
Такі документи в Україні відомі з часів формування державності (Київської Русі). Це літописи, актові книги, угоди та ін. Документи, що є сьогодні, - невід’ємний атрибут державного життя.
Адже, ми складаємо угоди з підприємством, контракти з фірмами, пишемо резюме про себе, ми учасники кредитно-розрахункових договорів між юридичними особами та банками, маємо документи: свідоцтво про народження, паспорт, читацький та студентський квиток, залікову книжку та ін.
Документ має правове й господарське значення, є писемним доказом, джерелом різних відомостей довідкового характеру.
Спільні риси документів:
1. Кожен документ укладається повноважним органом або особою відповідно до її компетенції. Занесення до документа відомостей, що виходять за коло повноважень відповідного органу, робить документ недійсним.
2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.
3. Документ повинен бути достовірним. Важливо, щоб інформація, вміщена в ньому, була повною й доцільною, а формулювання – лаконічними, але точними й такими, що не допускають різночитань. Основне завдання укладача – гранично чітко відбити відомості, які мають правову силу.
4. Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого обов’язкове для всіх.
5. Правильно складений є той діловий папір, який написаний мовою офіційно-ділового стилю.
Уніфікованість, стандартність ділових паперів закріплена не лише мовною традицією, а й законом - державним стандартом.
Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами.
Основними реквізитами документів є:
- зображення Герба України;
- емблема установи, підприємства тощо;
- зображення урядових нагород;
- коди;
- найменування міністерства (відомства);
- назва структурного підрозділу;
- адресат;
- резолюція;
- гриф затвердження;
- індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер телефону й факсу, номер рахунку в банку;
- назва виду документа;
- дата;
- індекс;
- посилання на дату та індекс вхідного документа;
- місце складання або видання;
- відмітка про контроль;
- заголовок до тексту;
- текст;
- відмітка про наявність додатків;
- підпис;
- гриф погодження;
- відмітка про завірення копії;
- візи;
- печатка;
- відмітка про виконання документа й відсилання його до справи;
- відмітка про надходження;
